14주 차: 성과를 높이는 비즈니스 글쓰기와 대화법
말과 글로 신뢰를 쌓는 기술
비즈니스 예절 마스터하기: 커뮤니케이션 및 글쓰기 기술
이 보고서에는 즉시 실행할 수 있는 강력한 9가지 팁과 3가지 행동 지침이 포함되어 있습니다. 또한 추가 정보를 위한 추천 도서 목록도 포함되어 있습니다.
주요 팁
비즈니스 커뮤니케이션 완전 정복: 말과 글로 신뢰를 쌓는 기술
이 보고서는 전문적인 커뮤니케이션 및 글쓰기 기술을 다듬는 데 유용한 실행 가능한 팁을 제공하며, 직장 내 상호작용을 개선하고 신뢰도를 높이는 것을 목표로 합니다.
명확하게 메시지를 구성하고, 적절한 어조를 사용하며, 비즈니스 커뮤니케이션에서 흔히 발생하는 실수를 피하는 방법을 배워보세요.
이러한 지침은 이메일이나 대화를 통해 지속적인 인상을 남기는 데 도움이 됩니다.
1. 청중을 이해하라
어떤 형태의 커뮤니케이션을 시작하기 전에, 청중이 누구이며 그들의 요구가 무엇인지 파악하세요. 메시지를 그들에게 적합하게 조정하고, 불필요한 전문 용어나 과도하게 복잡한 언어는 피하세요. 청중을 이해하면 커뮤니케이션의 효율성이 높아지고 오해를 줄일 수 있습니다.
2. 전문적인 어조를 유지하라
비공식적인 상황에서도 항상 전문성과 존중을 반영하는 어조를 사용하세요. 너무 격식을 차리거나 지나치게 캐주얼한 표현은 청중을 멀어지게 할 수 있습니다. 적절한 균형을 유지하는 것이 메시지를 강화하고 전문적인 이미지를 개선합니다.
3. 명확하고 간결하게 전달하라
핵심으로 빠르게 접근하되, 메시지의 명확성을 유지하세요. 장황한 설명이나 불필요한 세부사항은 메시지의 목적을 흐릴 수 있습니다. 명확하고 간결한 메시지는 당신과 청중 모두의 시간을 절약해 줍니다.
4. 올바른 문법과 구두점을 사용하라
문법과 구두점 오류 없이 글을 작성하여 전문성을 나타내세요. 잘못 작성된 메시지는 독자를 혼란스럽게 만들 수 있을 뿐 아니라 신뢰성에도 손상을 줄 수 있습니다. 편집 도구를 사용하거나 발송 전에 교정을 하여 실수를 방지하세요.
5. 문화적 민감성을 고려하라
다양한 문화가 존재하는 직장에서 커뮤니케이션할 때는 언어 및 표현의 문화적 차이를 고려하세요. 문화에 따라 해석이 달라질 수 있는 관용구나 유머는 피하는 것이 좋습니다. 존중하는 커뮤니케이션은 더 강력하고 협력적인 관계를 형성합니다.
6. 능동태를 활용하라
능동태를 사용하면 커뮤니케이션이 더 생생하고 이해하기 쉬워집니다. 책임 소재가 명확해지고 모호함을 피할 수 있습니다. 능동태는 비즈니스 글쓰기에 필수적인 직접적이고 활기찬 어조를 제공합니다.
7. 감정적인 언어를 피하라
전문적인 커뮤니케이션에서는 감정적이거나 주관적인 표현을 피하세요. 비즈니스 글쓰기는 사실 기반이고 중립적이어야 신뢰성을 유지할 수 있습니다. 메시지가 진지하게 받아들여지고 객관성을 유지할 수 있도록 하세요.
8. 템플릿과 형식을 전략적으로 사용하라
템플릿은 시간을 절약할 수 있지만, 항상 메시지의 상황에 맞게 맞춤 설정하세요. 형식 역시 중요합니다. 일관된 구조는 가독성을 향상시킵니다. 템플릿을 유연하게 조정하고 다듬어 더 나은 활용성을 추구하세요.
9. 피드백과 지속적인 개선을 우선시하라
정기적으로 자신의 커뮤니케이션 스타일에 대한 피드백을 구하여 개선이 필요한 영역을 확인하세요. 건설적인 비평은 스스로 알아채기 어려운 미묘한 실수나 습관을 드러낼 수 있습니다. 피드백을 학습 기회로 활용하여 기술을 다듬고 청중의 선호에 적응하세요.
빠르게 실천할 수 있는 3가지 행동 지침
1. 매일 명확한 글쓰기 연습을 하라
매일 10분을 투자하여 명확하고 간결한 이메일이나 문단을 작성해 보세요. 연습은 불필요한 말들을 없애고 아이디어를 효과적으로 전달하는 능력을 키워줍니다. 일관성 있는 연습은 생산적인 커뮤니케이션 습관을 형성합니다.
2. 메시지를 발송하기 전 반드시 교정하라
전송하기 전에 모든 메시지를 다시 읽어 명확성과 전문성을 확인하세요. 오타, 문법 오류, 불필요한 복잡성을 점검하세요. 몇 분만 투자하면 신뢰성을 높이고 메시지가 의도대로 전달되도록 할 수 있습니다.
3. 개인 커뮤니케이션 체크리스트를 만들라
어조, 문법, 명확성, 청중 타깃 등을 포함하는 간단한 체크리스트를 만들어 어떤 커뮤니케이션을 시작하기 전에 활용하세요. 중요한 요소가 누락되지 않도록 도와줍니다. 일관적으로 사용하면 글쓰기와 말하기에서 높은 기준을 유지할 수 있습니다.
추가 추천 도서
『The Essentials of Business Etiquette』 – Barbara Pachter
『Say It Right the First Time』 – Loretta Malandro
『How to Win Friends and Influence People』 – Dale Carnegie
『Business Communication: Process and Product』 – Mary Ellen Guffey
『Crucial Conversations: Tools for Talking When Stakes Are High』 – Kerry Patterson 외
『On Writing Well』 – William Zinsser
『Words That Work』 – Dr. Frank Luntz
『The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking』 – Barbara Minto
『The Manager’s Communication Toolbox』 – Everett Chasen
『Influence: The Psychology of Persuasion』 – Robert B. Cialdini
