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by 임세민 방법론 Feb 27. 2020

우리 팀만 협업툴 도입을 실패하는 이유 1

생각보다 많은 팀들이 시행착오를 겪고 있습니다.

팀 또는 조직에서 관리자 역할이라면 '우리는 어떻게 협업할 것인가'에 대해서 고민해야 할 것입니다. 물론 관리자가 신경 써야 다른 항목도 많습니다. 하지만 아직까지도 '카톡'을 유일한 협업수단으로 사용하고 있는 팀들을 볼 때면 안타까울 뿐입니다. 물론 카톡으로 충분한 조직도 있겠습니다만은...

최근 많은 관리자와 리더들은 각종 협업툴을 살펴보고 도입하려 합니다. 그러나 말처럼 쉽지가 않습니다. 인터넷에는 성공적인 후기가 많은 반면에, 왜인지 우리 팀에서는 협업툴이 잘 작동하지 않는 것 같습니다. 심한 경우, 툴을 도입하기 전의 생산성이 더 높은 것으로 보이기도 합니다.

협업툴 도입에 실패하는 이유는 참 다양합니다. 모든 팀에 공통적으로 적용할만한 이유만 10가지가 넘습니다. 이 글을 시작으로, 각 협업툴 도입이 실패하는 이유를 3개씩 묶어서 소개하고자 합니다. 이번 편은 이해가 쉽도록 비유로 못과 망치를 들어 협업툴 도입의 실패 이유를 나열하겠습니다.

1. 목적 없이 협업툴만 찾아본다.

#자신이 어떤 못을 박아야 하는지도 모르는 경우

협업툴을 도입하는 계기는 여러 가지가 있습니다. 한 번 문제가 터져서... 향후 방지책으로 도입하거나, 팀 내부에서 비효율적인 업무에 대해 목소리가 나오는 경우, 혹은 순수하게 업무의 성과를 높히기 위해 고민하는 등 여러 케이스가 있습니다. 취지는 좋으나 항상 생각대로 협업툴이 도입되는 것은 아닙니다. 많은 경우, 계획이 명확하지 못한 것이 첫째 원인으로 파악할 수 있습니다.

계획이 명확하지 않음은, 막연함으로 가득하다는 것입니다. 즉 "협업툴을 도입하면 자연스럽게 성과가 높아지겠지?"라는 안일함입니다. 협업툴로 어떤 문제를 해결할 것인지, 무엇을 더 나은 상태로 개선할 것인지에 대한 구체적인 고민의 결과물이 없습니다. 머릿속에 생각하더라도 이를 글로 적지는 못합니다. 혹여나 "업무성과를 높인다."라는 목표를 적었다면 이는 너무나도 당연하기에 의미가 없습니다. 그 하위 항목이 필요합니다. "못을 박는다."라고 말을 했으면 적어도 어떤 형태의 못을 박아야 하는지, 그 못이 어디 있는지는 알아야 할 것입니다.

예를 들어 한 가상의 팀이 카톡을 유일한 협업수단으로 활용하고 있다면, 이 팀에는 다음과 같은 문제점이 발생할 가능성이 높습니다. "아이디어와 파일들이 축적되지 않는다."는 점입니다. 만약 이 문제의 중요도가 높다면, 우리는 이 문제를 집중적으로 고민하고 이를 해결할 방법을 찾아야 할 것입니다.

이 역시 말은 쉽지만, 문제를 정확하게 정의하기 위해서는 많은 것이 요구됩니다. 특히 그 업무와 팀에 대한 경험이 반드시 필요합니다. 공감해야 할 대상과 문제 해결의 답은 팀 내에 있습니다. 내용에 관한 전문가가 존재하면, 그다음은 이를 분석하고 핵심을 이끌어낼 방법에 관한 전문가가 필요합니다.

2. 도입하려는 협업툴이 무엇에 좋은지 모른다.

#못을 망치로 박아야 하는데, 다른 도구를 쓰는 경우

우리 팀의 협업에 대한 문제정의를 일정 수준 도출했다면, 어떤 상황에서 무엇을 개선할 것인지에 대해 갈피를 잡을 수 있을 것입니다. 다음으로, 문제를 해결할 솔루션을 찾는 단계입니다. 둘러보면 세상에는 여러 종류의 협업툴이 많지만, 자세히 살펴보면 모두가 "협업툴"이라는 하나의 태그로 묶이기에 그 종류와 성격이 너무나도 다양함을 알 수 있습니다.

즉, 어떤 특정 문제를 해결할 때는 그에 더 적합한 협업툴이 있다는 의미입니다. 예를 들면, 못을 박는 상황이라면 우리는 망치를 써야 할 것입니다. 그런데 다른 도구를 사용한다면 어떨까요? 톱이나 드라이버로도 어떻게든 못은 박을 수 있겠습니다. 아마 맨손보다는 효과적일 수 있습니다. 하지만 이 방법이 최선은 아닙니다. 오히려 이상하게 도구를 사용하다 손을 다치는 등 다른 부작용이 생길 수 있습니다.

3. 학습곡선을 고려하지 않고 도입한다.

#망치를 처음 잡았는데 당연히 익숙할 것이라 생각하는 경우

새로운 것을 사용할 때는 먼저 그것에 익숙해야 할 시간이 필요합니다. 오히려 익숙해질 때까지는 평소보다 업무성과가 낮아질 수도 있습니다. 예를 들어 오랫동안 맨손으로 못을 박아온 사람에게 생애 처음 망치가 주어졌다면, 그 사람은 다만 얼마 동안 망치보다 맨손이 더 편하다고 이야기할 수 있습니다. 오랫동안 맨손으로 못을 박아 온 그 노하우는 여전히 남아있으니까요. 하지만 우리는 장기적으로 손보다는 망치가 못을 박을 때 더 높은 성과를 낼 것이라 기대합니다.

하지만 우리 팀에서 협업툴을 도입할 때는 미래를 기다리지 못하는 경우가 많습니다. 초반 협업툴에 익숙해지는 기간 동안 업무성과가 낮아지면 관리자는 "왜 성과가 높아지지 않나" 초조해하며, 실무자는 "괜히 복잡하고 어렵다"며 반발심이 생깁니다. 자연스러운 현상이지만 이 과정이 오히려 협업툴 도입의 실패를 부르기도 합니다. 따라서 협업툴 도입 계획에는 반드시 학습곡선이 반영되어야 합니다.

새로운 협업툴을 도입하는 것에 대하여, 위와 같이 성과와 시간을 각 축으로 삼는 그래프로 표현할 수 있습니다.

협업툴을 도입할 때는 이 학습곡선에 대해 항상 유의해야 합니다. 학습에 대한 부담이 커지면(변화저항이 크면) 협업툴 도입이 실패할 가능성이 높아집니다. (변화저항에 대해서는 이후에 더 자세히 이야기를 풀어나갈 예정입니다.) 이 '변화저항'의 면적을 줄이는 것이 중요한데, 이를 위해서는 적절한 교육과 가이드가 필수적입니다.

다음 글에서 이어집니다.

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