온라인회의를 진행할 때 관리자가 고민해야 할 것들
처음 시작하는 재택근무를 위하여!
최근 재택근무에 대한 관심이 많아지고 있습니다. 갑자기 재택근무를 시작하면 업무에 불편함과 커뮤니케이션 미스가 발생하기 쉽습니다. 혼자서 하는 일이라면 괜찮을지라도 특히 여럿이서 의논해야 하는 일들이 문제입니다. 당장 회의를 어떤 방식으로 진행해야 할지 관리자급은 고민이 많아질 수밖에 없습니다.
개인적으로도 질문이 와서 간단하게나마 글로 정리하였습니다. 다음은 온라인회의를 진행할 때 관리자가 고민하고 주의해야 할 것들입니다.
0.
먼저 어떤 회의를 진행하는지 확인한다.
조직마다 똑같이 "회의"라는 타이틀을 달고는 있지만 실제로는 발언자가 1명인... 통보 내지는 보고 형태로 진행하는 경우도 있습니다. 참석자들은 "네" 내지는 짧은 의견만 내는 수준입니다. 1명만 말하는 회의와 모든 사람이 참여하여 논의하는 회의는 아무래도 조금 다를 수 밖에 없습니다.
만약 발언자가 1명으로 충분한 경우에는, 아래 내용이 그다지 필요 없을 수도 있습니다. 간단하게는 카카오톡 라이브챗 또는 그룹 보이스챗, 심지어 딜레이가 있지만 유튜브 라이브 스트림을 사용할 수도 있습니다. 회의 참가자는 댓글만 남겨도 충분합니다.
모두가 일정 부분 발언해야 한다면, 아래 내용을 계속 참고해주세요.
1.
절대 채팅만으로 회의하지 않습니다.
2가지 이유가 있습니다. 먼저 채팅방 회의가 딴짓하기 좋은 환경을 조성하기 때문입니다. 톡과 톡이 올라오는 그 사이 시간은 참 지루합니다. 집중력이 흐려지거나, 다른 업무를 잠깐 살펴보게 됩니다. 조금 자리를 비운다 하더라도 위에 오간 톡을 훑어보면 괜찮을 테니까요.
두 번째 이유는 많은 정보가 누락되기 때문입니다. 먼저 타자는 말보다 느리기 때문에, 내용상 말로 하는 것보다 적게 적을 수밖에 없습니다. 또한 말의 억양이나 표정 등이 빠짐으로써 혹시나 같은 문장을 다른 분위기로 해석하는 경우가 발생할 수도 있습니다.
즉, 온라인에서 제대로 회의를 하려면 적어도 말하는 회의를 해야 합니다.
2.
갑자기 온라인회의를 도입하는 상황이라면, 회의 참여자가 편한 솔루션을 사용합니다.
찾아보면 여러 가지 방법으로 온라인회의를 진행할 수 있습니다. 여기서 중요한 점은 일하기 바쁜 사람들을 귀찮게 만들어선 안된다는 점입니다. 괜한 부정적인 경험이 회의에 영향을 미칩니다. 물론 관리자 입장에서도 사람들이 능숙하게 회의에 참여하는 것이 관리적으로도 편합니다. 기존에 사용하는 어떤 업무툴이 있다면 그것을 먼저 활용하는 것이 좋겠습니다. 카톡방으로도 충분히 가능할 수도 있습니다. 어쩌면 팀에서 사용하고 있는 업무용 메신저가 화상회의를 지원할 수도 있습니다.
만약 익숙하지 않은 툴을 사용할 경우, 회원가입과 친구추가의 벽이 불편함을 가져옵니다. 반드시 한 명은 "저 안 되는데요"하고 질문 들어옵니다. 개인적으로 가장 무난하고 빠르게 적용할 수 있는 것은 구글의 행아웃( https://hangouts.google.com/ )이고, 좀 더 회의를 위한 여러 고급기능을 활용하겠다면 zoom( https://zoom.us/ )입니다. 멀리 갈 필요 없습니다.
구글의 행아웃을 사용하려면 당연히 구글계정이 필요합니다. ( G Suite 이용자의 경우, 혹여나 admin단에서 행아웃을 제한시켜놓았을 수도 있습니다. ) 행아웃을 브라우저에서 실행하거나 모바일일 경우 앱이 필요합니다. 대화는 링크로 초대할 수 있으니 친구추가는 필요 없습니다. 기능도 기본에 충실합니다. 화상회의, 화면 공유 모두 가능합니다.
Zoom은 정말 온라인 화상회의를 위한 솔루션입니다. 호스트(진행자)를 위한 여러 기능이 많습니다. 기능은 호스트가 조금 익힐 필요는 있습니다. 회의를 여는 호스트만 가입하면 되고, 나머지는 링크를 클릭하면 (빠른 프로그램 설치 후) 쉽게 회의에 참가할 수 있습니다. 2명끼리의 회의는 무제한이지만, 3명 이상이 40분 이상 회의를 진행하려면 비용이 발생합니다.
스카이프는 개인적으로 별로 좋아하지 않습니다.
3.
회의 시작 전, 기술적으로 문제가 없는지 체크합니다.
꼭 회의 참여가 안된다거나, 마이크가 안된다거나 하는 사람이 꼭 있습니다. 회의 30분 내지는 1시간 전에 체크하는 것이 정신건강에 이롭습니다. 대체로 컴퓨터가 이상한 경우 스마트폰으로 안내하면 대부분 해결됩니다.
4.
발언 시간을 조절해야 합니다.
이는 진행자가 숙지하고 있어야 할 내용입니다. 오프라인으로 회의할 때보다 특히 자신의 발언시간을 신경쓸 수 있도록 참여자들에게 사전에 공지해야합니다. 팀만의 화상회의 규칙을 정하는 것도 좋습니다. 발언 시간을 조절해야하는 여러 이유가 있습니다.
먼저 발언권을 얻으려는 과정에서 어색한 상황이 많이 연출될 수 있습니다. 오프라인에서는 눈치껏 "아 저 사람이 말하고 싶어 하구나"를 알 수 있지만 온라인에서는 해당 정보를 얻기 어렵습니다. 또 동시에 여러 사람이 말하면 소리가 겹쳐 들리지도 않습니다. 혼란스럽습니다. 더군다나 누군가 길게 발언하면 딴짓하고 싶은 마음이 생겨나기 마련이며, 길어지는 회의는 기계음을 계속 듣는 귀를 피로하게 만듭니다.
5.
음소거 기능에 대해 미리 안내합니다.
대부분의 화상채팅 앱에서는 마이크의 소리를 어느 정도 필터링해서 깔끔하게 상대방에게 전달합니다(잡음제거). 하지만 그럼에도 불구하고 꼭 잡음이 들려오는 사람이 존재합니다. 또 고의는 아니더라도 기타 생활 잡음이 마이크에 잡히기도 합니다. 다른 발언자의 말을 충분히 끊을 수 있습니다.
처음 온라인회의를 진행한다면, 시작할 때 '음소거 기능'에 대해 안내하는 것이 필요합니다. 자신이 발언할 때가 아니면 음소거를 해두는 습관이 필요합니다.
6.
(심화) 화면공유를 활용하여 기록합니다.
회의록의 중요성은 비단 온라인회의뿐만 아니라 모든 회의에 해당합니다. 사용하는 툴이 '화면공유'를 지원한다면, 1명의 서기를 정하여 회의록을 작성하고 그 화면을 공유하는 것이 좋습니다. 여러 장점이 있는데 대표적으론 발언자도 회의록을 의식하여 말하므로, 이야기가 삼천포로 빠지는 것을 방지합니다. 또한 긴 이야기가 회의록에 압축되는 과정 속에서 화자는 자신의 이야기가 잘 전달되는지, 청자는 내용의 핵심이 무엇인지 파악하는데 도움을 받아, 미스커뮤니케이션을 줄여줍니다.
7. (기본) 조용하고 통신이 원활한 곳에서 화상회의에 참여합니다.
기본이라 생각했는데 필요할 것 같아 추가합니다. 흔히 "카페에서 해도 괜찮겠지"라고 생각하는데, 카페가 의외로 좋지 못한 장소입니다. 사람이 많을 경우 와이파이가 느려질 수 있으며, 카페 내 배경음악과 주변 소음이 항상 다른 참여자의 귀를 자극합니다.
이상으로, 온라인회의를 진행할 때 관리자가 고민하고 주의해야 할 것들을 정리해 보았습니다. 물론 재택근무라는 어떤 변환점에서 온라인회의만 신경 쓸 것은 아니지만 (가령 이슈트래커에 대한 부분...) 대체로 모든 팀과 조직에 해당되며, 상대적으로 쉽게 도입할 수 있기에 작성하였습니다. 도움이 되었기를 바랍니다.
