위임만 잘해도 절반은 성공

일을 맡으면 셀프 업무분장을 해야 하는 이유

직장에서 발생하는 일들은 혼자 처리할 수 있는 일상적인 업무도 있지만, 타인의 도움을 받아야 하는 일 또한 그에 못지않게 많습니다. 일을 할 때 가장 먼저 파악해야 할 것이 무엇일까요? 당연히 업무의 목적과 목표, 그리고 최종 납기일 것입니다. 이 세 가지는 업무에 착수하기 전에 알아야 하는 가장 중요하고 기본적인 사항이므로 업무를 받을 때 비교적 잘 파악하는 편입니다. 하지만 ‘누가 자신의 일을 도와줘야 하는지’에 대한 고민은 간과하고 일을 할 때가 많습니다. 특히, 규모가 비교적 큰일이나 기획에서 운영까지 해야 하는 일은 대부분 혼자서 모든 일을 처리하기 어렵습니다. 이런 일은 주변의 많은 관계망을 통해서 협조를 받아야 성과를 제대로 낼 수 있습니다.

Amazon의 CEO 제프 베조스는 “일에 따라 역할은 변화해야 한다. 역할의 변화는 다른 말로 질문의 변화라고 할 수 있다”라고 하면서, 질문은 “How에서 What으로, 그리고 Who로 변해야 한다”라고 말했습니다. 즉, 처음 작은 일을 할 때에는 어떻게 해야 할지 고민하지만 그 후엔 무슨 일을 할지 찾아야 하고, 결국엔 누구에게 일을 맡겨야 할지를 고민해야 한다는 의미입니다. 세계 최고의 기업 CEO의 인터뷰에서 엿볼 수 있듯이 ‘누가 일의 적임자인지를 찾고 요청하는 일’은 경력이 변화함에 따라 상당히 중요한 것임을 알 수 있습니다. 물론 일의 경험과 노하우가 많은 베테랑들은 이런 부분에 대해 특별히 생각하지 않아도 자연스럽게 일의 흐름에 맞춰 협조를 구하는 일을 합니다. 직장에서 일을 잘한다는 말을 듣는 사람들의 특징입니다.

위임은 리더만의 전유물이 아닙니다. 맡은 업무에서 좋은 성과를 내기 위해서는 잘 위임할 수 있도록 스스로 업무분장을 하고 요청하는 일도 중요합니다. 이를 위해 아래와 같이 정리해보는 것은 어떨까요.

1. ‘내가 해야 하는 일’과 ‘남들이 해줘야 하는 일’을 구분합니다.

일을 도와줘야 하는 대상들은 주로 상사, 같은 부서 동료, 다른 부서 담당자, 외부 업체(파트너 업체)입니다. 상사에게는 일의 방향이나 의사결정을 요청하게 되고, 같은 혹은 다른 부서 담당자에게는 업무 프로세스의 처리, 정보나 자료를 요청하게 됩니다. 외부 업체에는 내부에서 처리하기 어렵거나 처리하지 않는 일을 주로 요청합니다.

2. 요청사항을 간결하고 명확하게 정리해봅니다.

 요청사항은 자신이 일을 받을 때와 마찬가지로 일의 목적과 요청 사유(why), 어떤 것이 필요한지(what), 도움받기 원하는 일정(when)을 정리합니다. 필요시에는 방법(how)에 대해서도 구체적으로 요청할 수도 있겠죠. 이렇게 간략하게 정리된 자료는 도움을 요청하는 상대에게 메일을 쓰거나 전화 혹은 구두 요청을 할 때 활용합니다. 대게 이런 일을 그저 머릿속으로 생각하기만 하지만 수기나 ‘워드 프로세서’를 통해 글로 쓰게 되면 생각지 못한 부분을 발견할 수 있고, 두서없이 메일을 쓰거나 커뮤니케이션 하는 일을 줄일 수 있습니다. 이런 절차를 습관화하다 보면 다른 사람들에게 꼼꼼하고 간결하다는 느낌을 주게 되고 일을 잘한다는 인식 또한 심어줄 수 있습니다.

3. 상대방의 일정을 배려하여 협조를 구합니다.

일을 요청할 때는 목적과 내용도 중요하지만 협조를 받아야 하는 일정, 즉 납기에 대해 좀 더 상대의 입장을 고려해볼 필요가 있습니다. 자신의 일정만 생각하고 정신없이 일하다 납기에 임박해 다른 사람에게 일을 요청하거나 재촉한다면 도움도 제대로 받지 못하고 개념 없는 사람으로 인식되기 십상입니다. 상사도 의사결정을 하기 위해서는 일정한 검토와 고민의 시간이 필요하고, 담당자도 자신의 일이 있기 때문에 남이 요청한 일을 최우선으로 처리하지 못할 때가 많습니다.(보통 이렇게 요청이 오면 ‘욱’이 차오르기 마련이죠.) 또한 외부 업체에게도 기본적으로 필요한 물리적 시간을 무시하고 빨리 해달라고 하는 것은 ‘갑질’로 인식될 수 있습니다. 자신이 업무 요청을 받는 입장이라고 생각하면 이해가 쉽게 됩니다. 그럼에도 불구하고 본의 아니게 급하게 요청을 해야 하는 경우가 생긴다면 최대한 자신의 입장에 대한 양해를 구하고 매너 있는 사정을 해야 합니다. 물론 이런 일이 많아진다면 양치기 소년으로 전락할 가능성이 많겠죠.

“일을 쳐내기도 바쁜데 언제 그런 것을 하고 있냐?”는 질문을 하실 수도 있습니다. 일을 배우는 경력 초기에 이런 습관을 배우면 형식과 프로세스가 머릿속에 내재화됩니다. 따라서 일의 경험이 쌓일수록 위에서 언급했던 베테랑처럼 자신만의 체계화된 프로세스에 의해 일을 하거나, 적어도 프로세스가 적힌 문서를 확인하는 정도만으로도 빠르게 업무를 구분하고 요청할 수 있습니다.

다른 사람의 일정과 시간은 자신의 것처럼 마음대로 조정할 수 없습니다. 그럼에도 직장에서는 무리하게 이렇게 일을 진행하려는 사람이 있습니다. 이런 사람들은 대부분 자신은 모르고 있지만 그의 주변 사람들에게 (위치에 따라) ‘꼰대’, ‘깡패’, ‘싸가지’, ‘갑질’로 인식되고 있을 가능성이 높습니다. 자신의 일을 처리하느라고 야근을 하는 것은 그렇다 치더라도 남들이 요청한 일로 워라밸을 위협받는 일은 누구도 원치 않을뿐더러 분노를 유발하기도 합니다. 일을 받으면 스스로 업무분장을 해보고 내가 해야 할 일과 다른 이들이 해줘야 할 일을 구분하고 간단명료하게 정리된 요청을 통해 사전에 부탁하는 습관은 일 잘하는 사람이 되기 위한 중요한 단계임을 잊지 마시기 바랍니다.