직장에서 하는 일 중에는 당최 익숙해지지 않는 일이 있습니다. 저 같은 경우는 외화송금이나 교육 경비를 처리하는 업무가 그런 종류의 일입니다. 한 달에 한두 번씩, 아니면 두어 달에 한 번씩 하는 일이라서 익숙해질 수 있는 경험 주기도 아니고 시스템을 통한 처리 과정이 만만치 않기 때문입니다. 저에게는 예산과 경비 처리 업무이지만 다른 분들도 이런 종류의 업무들을 한두 가지씩 가지고 있을 것입니다.
이런 업무들은 다른 일에 비해 우선순위가 밀리기도 하고 쉽게 손이 가는 일도 아니기 때문에 거의 신경을 쓰지 않게 됩니다. 그러다 마감시한이 다가와 부랴부랴 처리를 하려고 하면 항상 새로운 시스템처럼 느껴집니다. 절대 외울 수 없는 작업 코드에 익숙하지 않은 용어들, 하나씩 버튼을 눌러 선택해야 하는 많은 항목들…매뉴얼 없이는 절대로 할 수가 없을 것 같습니다.
주관부서에서 배포한 매뉴얼을 폴더에서 찾아 참고하며 처리를 해봅니다. 그런데 주관부서는 매뉴얼을 많은 부서에 공통적으로 배포해야 하기 때문에 대게는 다소 일반적이고, 포괄적으로 작성합니다. 회사에서 사용하는 ‘SAP’이나 기타 다른 IT 시스템들은 처리 절차상 하나의 단계라도 잘못 입력하거나 오류가 생기면 에러가 발생하여 정상적으로 처리되지 않습니다. 만일 시스템에서 처리가 된다고 해도 잘못된 정보가 들어갈 가능성이 많기 때문에 나중에 바로잡는데 더 많은 시간과 노력이 필요할 수 있습니다.
우리의 발목을 잡는 부분은 일반적인 절차가 아니라 자신의 업무에 맞춰 수정해야 하는 계정이나 키워드, 버튼 같은 것입니다. 막상 그 부분을 참고하려고 매뉴얼을 찾아보면 그런 디테일은 찾을 수 없을뿐더러 더 헷갈리기 시작합니다. 이 단계부터 진도가 나가지 않습니다. 하는 수없이 부서에서 잘하는 선배에게 도움을 요청합니다. 이때 선배가 가르쳐주는 절차만 보면서 손을 놓고 있을 경우, 십중팔구 다음에도 같은 일로 선배에게 손을 벌릴 수밖에 없습니다.
같은 일을 반복해서 묻는 일은 성인군자도 다혈질의 헐크로 만들 수 있습니다. 특히, 다들 바쁘게 일을 하고 있는 상황이라면 묻는 자체가 눈치 보이고 고역일 수 있습니다. 선배가 처음 가르쳐줄 때 선배에게 양해를 구하고 나만의 업무 매뉴얼을 만들어 놓아야 합니다. 자신이 자주 쓰는 코드와 계정, 키워드 등을 꼼꼼하게 캡쳐하고 설명까지 곁들인 매뉴얼을 만들어 놓는다면 잊힐 만할 때 찾아온 업무에도 망설임 없이 대처할 수 있습니다.
처리 절차를 완벽하게 외울 수 있다면 가장 좋지만 위에서 언급한 대로 그러기엔 빈도가 약한 업무들도 꽤 있습니다. 직장인의 워라밸을 위협하는 일은 이렇게 부가적인 일을 효율적으로 처리하지 못할 때 생겨나는 경우가 많습니다. 이럴 때 자신에게 특화된 매뉴얼을 만들어 놓으면 자신의 업무 시간도 줄이고 또 새로운 후배가 오면 그 매뉴얼을 전수해주면서 일을 가르쳐줄 수 있습니다. 스마트워크가 따로 있는 것이 아닙니다. 워라밸은 이런 일로 자신의 시간을 허비하고 동료들의 시간을 뺏는 낭비를 없앨 때 실현 가능성이 높아질 수 있습니다.
