[스마트워크] A4용지 1장의 기록&디지털화 방법

필자는 필기류나 노트 등을 사실상 거의 구입하지 않는다. 회사에서도 항상 필자의 책상을 보면 누구나 이런 생각이 들것이다. "이자리는 사람이 없는자리" , 그만큼 말그대로 "아무것도 없는 상태"로 업무를 진행한다. 하루동안의 기록은 어떻게 할까? 딱 3가지만 준비 한다.

1.포스트잇

2.A4용지 1장

3.멀티펜1개

이게 끝이다.

물론 pc는 기본이니 적지 않았다.

사실 포스트잇도 필요 없지만 이것을 준비 하는 이유는 타 팀과의 협업 때문에 필요하다. 필자가 관리하는 사람들에게서 온 건의사항과 수정사항들을 기본적으로는 이메일로 요청을 하지만 급한 경우 포스잇에 빠르게 적어서 개발자분들과 관계자분들에게 가져가 전달한다.

실질적으로는 펜 하나와 A4용지 한장이 끝이다.

A4용지의 경우 세로 가로 세로로 3번을 접거나 때로는 4번을 접어서 작은 상태로 만들어 사용한다. 이유는 언제 어디서든지 "기록"을 하기 위해서 이다. 또한가지 이유는 하루의 업무를 마감할 때 보고 디지털화 하기 좋기 때문이다.

이와같이 한손안에 들어 온다

디지털화의 방법은 다음과 같다.

먼저 원본A4용지를 camscanner 앱이나 office lens앱으로 촬영한다. sendanywhere앱으로 pc로 이미지를 옮긴다. 모니터 한쪽에는 스캔한 이미지를 놓고 한쪽에는 에버노트와 구글캘린더를 오픈 해놓는다. 기록을 각각 해나가가기 시작한다. 업무중에 관련 이미지가 있다면 반드시 함께 기록하되 특별한 경우 외에는 이미지와 pdf를 함께 보관하여 작성한다. 일정등록 후에는 에버노트 알리미에 알리미 등록을 해두고 관련 노트링크를 모조리 모아서 기록한다. 참고로 기록을 보관 시 이미지와 pdf를 동시에 보관하는 이유는 pdf의 경우 원본을 그대로 보관하기 위함이며 이미지의 경우는 필요시 이미지 잘라내기를 통하여 빠르게 공유할 수 있기 때문이다.

에버노트에는 고객한명 당 하나의 노트를 작성한다. 또한 번거롭더라도 반드시 2가지가 추가 된다. "타임" & "체크박스" 이다. 보통 체크박스의 경우 "Todo"에 사용들을 하지만 필자의 경우에는 어떤 기록이든 무조건 체크박스를 필수로 넣는다. 이유는 다음과 같다.

" 한 사람 "에 대한 기록을 한 후 추후 특정 일자에 확인을 해야 하거나 특정 액션을 취해야 할 경우 단지 내용만 있으면 혼돈이 올 수 있다. 그렇기 때문에 예를들어 에버노트든 원노트, 솜클라우드 그 어떤 것이든지 "알림"을 통해서 특정 내용을 확인 시 간단히 "체크박스"만 없는 내용을 바로 확인 하고 처리 하면 되니 혼돈이 될 이유가 없다. 물론 그 체크박스 부터 시작하는 내용에는 체크해야 하는 날짜를 기록하면 더욱 좋다.

이와같이 모든 기록이 끝나면 이제 해야 할것은 기록한 내용을 보면서 혹시 지우거나 세부분류하여 별도로 기록해야 하는 내용이 있지 않나 반드시 확인 하고 정리 하는 과정을 거쳐야 한다.

모든 과정이 끝났다면 과감히 A4용지는 분쇄기로 분쇄하여 폐기한다.

이과정은 결코 긴시간이 필요치 않다. 단지 하루일을 마무리 하기 전 딱 15분만 투자하면 된다. 나중에 한다고 생각하지 마라. 장담컨대 절대하지 않는다. 습관이 되면 속도는 더욱 빨라질 것이고 하루 하루가 굉장히 깔끔해짐을 느끼게 될 것이다.

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