나만의 매뉴얼을 만들어야 하는 진짜 이유!
매뉴얼이라고 하는 단어를 보면 어떤 생각이 들 수 있을지 생각은 늘 해본다. 단순히 생각하면 "한 제품" 에 대한 상세 사용법을 기술 해놓은 책, 이게 전부 아닐까? 그렇다면 나만의 매뉴얼은 무엇을 말하는 것일까? 바로 똑같은 내용을 "내가 빠르게 접목 할 수 있도록 정리" 해놓은 문서를 말한다. 문서에는 동영상도 포함이 된다.
쉬운 예를들어 보자. 직장인은 하루에도 "똑같은 패턴"에 해당하는 일을 매우 반복적을 하는 경우가 많다. 이때 매뉴얼에 해당하는 "자동화 탬플릿"을 만들어 둔다면 어떨까? 매번 발행해야 하는 견적서를 위해서는 단가부터 공급가 부가세를 모조리 계산해야 하고 각 상품이 어떤 단가를 가지고 있는지 모조리 기록하고 알아내야 한다. 만일 이것을 "패턴화"&"자동화 탬플릿으로 작성 해두면 어떨까? 이렇게 되면 상담을 하는 도중에 이미 상품에 대한 단가 계산이 끝나고 견적서에 필요한 내용들이 모조리 정리가 된다. 전화가 종료 되면 이미 자동화를 맞춰 놓은 견적서에 항목만 기입하면 끝난다. 이 견적서의 자동화는 무엇일지 궁금해 할 분들을 위해서 간단히 소개 하자면 다음과 같다.
필자가 작성해 둔 견적서를 열면 바로 자동으로 "견적일자"가 "입력 당일"의 날짜로 되어 있다. 상품명 사이즈 스펙 그리고 단가를 적으면 자동으로 공급가와 부가세가 입력되고 최종 가격과 한글로도 최종가가 입력된다.
이와같이 해두면 작성하는 시간이 매우 짧아 질뿐 아니라 "정확성"에서도 좋다. 보통 이런 문서들은 어느 회사나 기본 틀을 마련해두는데 필자는 이것을 좀더 편리하게 자동화를 시켜 둔 것이다. 이글을 작성하고 나면 이제 더 편리하게 하기 위해서 어떻게 할지 고민할 예정이다. 이 모든 것은 아날로그가 아닌 반드시 "디지털"의 힘을 빌려야 한다. 사실상 스마트워크의 가장 기본은 "자동화"에 있다고 해도 과언이 아니다. "자동화"란, 내가 일일히 다 고민하지 않아도 "포맷화" 된 것을 통하여 최대한 빠르면서도 정확하게 일처리를 하는 것을 말한다.
매뉴얼화 하는 것에는 단순히 문서작성 뿐만 아니라 "일"을 하는 방법에도 필요하다. 직장인이든 주부든 학생이든 다 포함이 된다. 쉬운예로 설거지를 보자. 설거지를 하려면 일반적으로 다음과 같은 절차를 거친다.
"세제를 수세미에 묻힌 후 그릇을 닦고 물로 행군다". 너무나 당연한 순서이지만 이것을 좀더 비틀어서 생각해보면 다음과 같이 된다.
"설거지를 해야 할 그릇들을 물에 담구어 놓고 실제 설거지를 하기 전에 미리 애벌 설거지를 진행한다"(철수세미&약간 딱딱한 수세미로 문질러서 딱딱해진 이물질들을 제거하고 맨질맨질하게 하는 과정). 이렇게 하게 되면
굳이 세제를 많이 할 필요도 없으며 힘도 덜 들이게 되고 물도 절약하게 된다. 이게 바로 "나만의 매뉴얼"이 되는 것이다.
이 매뉴얼화를 하는 것은 보통은 "몸이 기억"을 하고 자동으로 하고 있지만 "매뉴얼화"를 하기 시작하면 보다 "좋은 결과"를 도출해내고 적용 해볼 수 있게 된다.
하루동안 내가 하는 일들에 대하여 가만히 적어 보면 중간 중간 "이런 부분"은 이렇게 바꾸면 좋겠다 라고 생각하게 되는 부분이 생긴다. 그런 부분들을 사소하다고 생각하지 말고 매뉴얼화를 해보길 바란다. 이 매뉴얼들은 나만 쓰기 위하여 만드는 것이 대부분 이지만 결국 누군가에게도 필요하기 때문에 공유도 하고 서로 좋은 정보들을 나눌 수 있게 된다. 사실 필자가 발행하고 있는 이 포스팅들도 마찬가지이다.
자, 지금 당장 쉬운 것부터 해보자.
가방을 열어서 모두 꺼내고 매일 챙겨야 하는 것과 버려야 하는 것들을 정리하자.
그리고 매일 매일 꼭 필요하고 챙겨야 하는 것들을 리스트화 하고 넣는 방법까지 매뉴얼을 작성하자.
이게 시작이다.
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