탬플릿으로 시간벌기

오래간만에 글을 써본다.

필자는 연휴 기간 내 업무에 대한 탬플릿 화를 진행하고 최적화 시켰다.

물론 지금 이글을 쓰기 직전에도 탬플릿화 시킬 수 있는 것들은 작업을 하고 있었다.

사실 귀찮고 시간도 오래 걸리는 이 탬플릿 작업... 그렇다면 탬플릿이란 무엇일까?

일종의 '틀'을 만드는 과정이다.

예를들어보자.

1.이메일 작성 시 

- 아웃룩 사용자: 특정 내용과 특정 사용자들에게 계속 보내야 하며 내용이 조금만 바뀌는 경우 

= 간단히 틀 작성 후 임시저장 > 마우스로 드래그앤 드롭 - 작성이 필요할 경우 바탕화면에 저장해 놓은 탬플릿 더블클릭 하여 메일 작성 > 모든과정 1분 내 처리 가능(숙달될 경우 하나의 메일 처리 시 20초 내외 걸림)

- 지메일 사용자: 환경설정> 실험실> 미리 준비된 답변(CR) 사용하기 체크>메일 본문 작성 후 미리 준비된 답변에 추가>추후 메일 작성 시 이곳에서 본문내용 불러와서 작성 

2. 미팅일지 작성 시

- 보고 시 사용하는 탬플릿 형태로 미리 작성 하여 일지 문서 출력 > 미팅 시 탬플릿에 맞춰서 작성 > 회사 복귀 후 그대로 타이핑 하여 작성 완료

3.아르바이트 생 교육 문서 작성 시

- 평소 사용하는 탬플릿 내에 내용만 간단히 첨가 > 시간 흐름 순서대로 배열해놓고 수시로 추가되는 내용만 추가하기

4.미팅 나가기 전

- 반드시 챙겨가야 할 것들을 미팅 나가기 1시간 전에 체크리스트로 확인 할 수 있도록 체크리스트 만들고 스마트폰 일정에 알림 맞춰 두기

이외에도 아주 소소한 것 조차도 탬플릿화 해두면 다음과 같은 장점이 있다.

1.큰 사고를 막는다.

- 다음의 내용이 발생할 수 있으며 처리 할 수 있다.

     1)메일 본문 내용에 맞춤법 오류와 띄어쓰기, 오타가 생겨서 상대방에게 이미지를 좋지 않게 할 수 있다.

    2)미팅  시 반드시 가져거야 하는 명함을 놓고 간다던지 제안서를 안가져 간다던지 하는 문제가 생긴다.

     3)포맷화가 되어 있으므로 후임이나 아르바이트생이 잘못을 하여도 바로 고쳐줄 수 있다.

2.시간이 대폭 줄어 든다.

- 하루에도 수도없이 쏫아지는 메일에 매우 심플하게 답변 할 수 있으며 상대방에게도 빠른 피드백 경험을 주기    때문에 계약 성사 확률이 더욱 높아진다.

- 허둥지둥 하지 않아도 되니 남은 시간에 한번 더 복기 할 수 있고 Plan 에 대하여 재 점검할 수 있는 여유가 생    긴다.

비단 오늘 글은 직장인 뿐만 아니라 모든 사람에게 해당하는 글이다.

지금 당장 시작해 보자.

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