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by 손창덕 Oct 01. 2016

[스마트워크] 문서,메모 정리 <3STEP>-지우기 편

최근 필자는 "무조건 버리기"를 실천 하고 있다. 물론, 보관을 해야 할건 빼고 말이다. 또 한가지 실천하고 있는건 새로운 물건들이나 기존에 있는 물건 들이나 볼때마다 고민하고 버릴 수 있다라면 과감히 버린다. 이유는 간단하다. " 내가 가지고 있는 것"이 너무나 많기 때문이며 삶을 답답하고 힘들게 만들기 때문이다.

이글은 스마트워크에 대한 글이다. 당연히 디지털 자료들도 버리는게 필요하다. 그런데 이 디지털자료와 실물과는 버리는 기준과 방법이 좀 다르다. 오늘 이 2편, 지우기 편을 통하여 디지털 자료를 똑똑하게 버리는 방법을 알려주고자 한다.

* 생성 하는 순간부터 버리는 것을 생각하고 모두 비워야 한다.

보통 스마트워크를 생각하는 분들과 대화를 나누거나 하다보면 다음과 같은 고민은 필수로 가지고 있다. "너무 복잡하고 많다" 라는 점이다. 복잡한 이유를 좀 살펴보자.

필자의 경우 다음과 같은 절차를 거친다.

pc의 바탕화면에는 반드시 모든 바로가기와 폴더 등등을 단 하나라도 모아두지 않는다. 이유는 다음과 같다. "한번 모아두면" 반드시 방치되고 더 쌓이게 되기 때문이다. 하루 업무가 마무리 되면 약 10분간 정리 과정을 거치고 반드시 바탕화면은 텅텅 비운 상태로 퇴근한다. 이 과정을 하단에 바로 공개 하겠다.

[일단 한 폴더에 담아라...무!조!건!]

폴더 옵션을 통해서 먼저 파일 보기 방식을 리스트 방식으로 바꾸길 바란다. 이유는 일반적인 보기 방식은 파일명을 일일히 다 클릭해서 봐야 하기 때문이다. 폴더 하나에 모두 담는 이유는 심플하다. "바로 바로 정리" 가 가능하기 때문이다. 지금 당장 당신의 컴퓨터 폴더를 열어라. 아마 파일들이 가득 가득 할것이다. 물론 아주 깔끔하게 정리한 사람들도 많을 것이다. 재밌는 사실은 언제든지 깔끔하게 찾아서 사용할 수 있도록 정리해놓은 사람은 찾기가 힘들다란 사실이다. 그래서 무조건 " 하나의 폴더 " 에 마구 담아 놓은 후 "정리" 폴더 하나를 더 만든다. 그리고는 다음의 과정을 반드시 "매일" 퇴근전 하기 바란다.

이제 본격적으로 시작해보자. 폴더를 열고 나면 온갖 서류들과 이미지 등등이 모조리 보일 것이다. 무조건 하나씩 다 열어서 보고 빠르게 훓어라. 그리고 다음 두가지중 하나의 액션을 취한다. 필요 없으면 삭제(휴지통에 넣는다) , 필요한 것이면 정리 폴더로 넣는다.

이과정을 마쳤으면 장담컨데 절반 이상이 지워진다. 그러면 이제 정리 폴더를 보고 다음의 액션을 취한다. "하나의 문서"로 모을 수 있다면 데이터를 합쳐서 최대한 줄인다. 이 과정을 거치고 나면 전체 문서가 100이라면 30정도로 줄어든다.

이제 마지막으로 자신이 즐겨 사용하는 방법으로 정리 하되 파일명은 반드시 다음의 이름으로 변경하라.

"문서내용_작성날짜"

날짜를 기록하는 방법은 되도록이면 2016-10-01 이와 같이 정확한 연도와 날짜를 적기를 바란다. 이유는 이 형식이 각종 앱과 소프트웨어에서 공통적으로 가장 많이 사용하는 형식이기 때문이다.(모든 것을 범용화 시켜서 정리 하는 것이 포인트다)

이렇게 정리가 된 파일문서는 앞으로 필자가 소개할 앱들이나 소프트웨어를 통하여 반드시 "클라우드" 를 통하여 정리 하기 바란다. PC는 언제든지 자료 유실에 대하여 걱정하고 그 PC를 통해서만 관리가 가능하지만 클라우드화를 하면 그때부터는 모든 곳이 나의 "자료공간"이 되는 것이다.

다음 글은 3STEP 의 마지막 편인 "정리"편이다.

다음 "정리"편을 마치고 나면 그때부터는 장문의 글이 아닌 매일 매일 짧게 "소개"를 하고 "즉시 실천"이 가능한 방법에 대하여 다루려 한다.

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