[스마트워크] 문서,메모 정리 <3STEP>-정리 편

사실 디지털 자료를 "정리" 한다라는 것은 방을 쓸고 닦는것과는 개념이 좀 다르다. 앞서 이야기 한 모으고 버리고 하는 것을 거치고 남은 "사용해야 하는 자료"들을 언제든지 "즉시 사용" 가능하게 만들어 놓아야 하기 때문이다. 디지털자료를 "정리" 할때 필자가 추천 하는 프로그램은 "에버노트" 와 "구글"이다. 워낙 에버노트와 구글에 대한 자료들과 강의들은 매우 많이 있기 때문에 이 정리편에서는 깊게 다루지는 않을 것이다. 추후 다양한 툴들을 오픈하는 과정중에 들어가리라 생각한다.

오늘 이 정리편에서는 "왜 정리 해야 하는가"에 대한 동기부여를 확실하게 해주는 것을 글쓰기에 대한 방향성으로 잡았다. 실제 사례들을 나누면 보다 확실한 동기 부여가 되리라 생각한다. 

현재 필자는 B2B사업팀 내에서 영업과 관리를 함께 겸하고 있다. 물론 사업적인 면도 함께 겸하고 있다. 이 일들을 해낼 때 관리를 해야 하는 사람들은 수천명에 달하기 때문에 일반적인 관리방법으로는 도저히 꼼꼼한 관리가 불가능 하다. 아니 가능하다라고 생각 자체를 하지 못한다. 하루에도 쏫아지는 고객사들의 요청들과 기타 업무들을 진행하려면 하루에 손이 열개라 하더라도 매우 힘들다. 그렇기 때문에 필자는 하루 업무를 시작하고 진행 할때 다음과 같은 절차를 거치게 된다. (참고로 필자가 업무를 진행할 때 사용하는 앱들과 프로그램을 통하여 진행되는 일들에 대한 팁들은 앞으로의 브런치 발행 시 미니 팁들로 빠르게 발행될 예정이다)

출근 즉시 PC를 켜고 "에버노트"와 "크롬브라우저"를 연다. 필자의 크롬브라우저의 상단 즐겨찾기 영역에는 "구글 스프래드시트" 중 각각의 업무 시트가 즐겨찾기화 되어 있다. 빠르게 시트들을 열고 업무를 진행해 나간다. 애버노트에 깔끔하게 표로 정리 되어 있는 "가망고객" 리스트를 보면서 전화 컨택이 시작 된다. 그 와중에 에버노트 알리미가 푸시 되었다. 바로 관련노트를 열고 고객사의 요구 사항을 처리하고 체크박스를 채운다. 업무중 고객사에서 견적서 요청을 받았다. 즉시 즐겨찾기를 해둔 견적 스프레드시트를 열고 미리 "자동 가격계산 및 입력 수식"을 해놓은 곳에 간단히 가격을 입력 하고 엔터를 누른다. 자동으로 견적서에 필요한 데이터들이 단 2초 만에 완성이 되어 있는 것을 그대로 "복사" 한 뒤 바로 "에버노트" 의 "견적서" 노트를 열고 단축키로 날짜입력 및 샘플 문서에 견적사항을 입력 한다. 그리고 나서 완성된 견적 파일은 고객사에 보내기 전 에버노트에 바로 동기화를 시켜 둔다. 저장할 때는 반드시 "엑셀"원본 파일과 "PDF"파일 두개를 함께 저장 해둔다.

생산시설에 볼일이 있어서 내려가는 길에 카카오톡으로 고객사에서 문의가 들어와서 간단히 처리한다. 그 와중에 모바일 네이트온을 통하여 동료에게 문의 및 자료 요청이 온다. 즉시 모바일 에버노트 앱을 열고 미리 "정리"해둔 고객사 정보 및 처리 방법에 대하여 20초만에 즉시 공유를 해주고 처리 완료 한다. 하루 업무 일지를 위하여 즉시 postever2 앱을 통해서 처리 결과를 입력 한다. 자리에 돌아오자마자 postever2 에서 입력했던 내용을 에버노트를 열고 일지 시트에 정리 한다. 정리 중에 고객사에서 세금계산서를 위한 사업자등록증이 이메일로 도착을 했다. 즉시 이메일 본문을 열고 크롬확장 프로그램에 등록해둔 에버노트 스크랩을 통하여 이메일 자체를 스크랩한다. 스크랩 완료 한 노트는 즉시 에버노트 내 "고객자료" 노트북으로 정리 한다. 이때 이미지 형식으로 도착 한것은 즉시 PDF 로 저장 후 함께 보관한다. 고객사에서 팩스로 자료를 보내주었다. 받은 즉시 office lens 앱을 통하여 디지털화 하고 문서를 분쇄한다. 

미팅을 나갈 때 고객에게 보여주고 상담할 자료를 구글 드라이브와 에버노트에 정리 후 이메일의 "미리 준비된 답변" 템플릿을 이용하여 빠르게 고객사 이메일로 자료를 보낸다. 미팅 시에 고객이 상품에 대하여 궁금해 할 시 미리 에버노트에 차곡 차곡 잘 정리되어 있는 자료를 보여주면서 영업을 진행한다. 고객의 요청사항이나 기타 내용은 즉시 에버노트 내의 고객사 노트에 자료들을 정리한다. 성공적인 미팅을 진행완료 후 고객사에서 받은 명함은 고객사 정문을 나오자마자 즉시 "리멤버" 앱을 통하여 명함을 촬영한다. 회사 복귀후 리멤버 PC사이트를 오픈하고 완성되어 있는 명함 자료에 추가 내용을 기록한다. 동시에 구글 주소록에 미팅 내용을 간략히 정리 후 다음 미팅 일정과 완료된 내용들을 타임라인 기록 후 완료 시킨다.

완료된 시점에 미리 에버노트에 알리미처리를 해둔내용이 필자의 페블워치로 푸시가 왔다. 즉시 처리를 진행하였으나 일정이 연기되어 다시 알리미를 기간 설정하였다. 즉시 필자의 스마트폰에 고객 전화가 왔다. 처리를 완료 하면서 고객이 요청한 내용이 있었다. 문자메시지앱을 열고 메모위젯 앱에 미리 기록해둔 내용을 "원터치"로 복사 후 즉시 문자 내용에 붙여넣은 후 발송 하였다. 통화 중 클레임 관련 이미지를 문자로 고객이 보내주었기 때문에 이것을 고객센터에 협조요청하기 위하여 즉시 스마트폰에서는 "sendanywhere"앱을 열고 사진을 선택 후 전송하고 PC에선 크롬브라우저 확장으로 추가 해둔 "sendanywhere" 를 통하여서 사진을 PC로 전송 받는다. 이것을 이메일로 바로 전송 후 스마트폰의 문자 메시지를 통해서는 기타=>체크박스=>보내기 설정 후 에버노트의 고유 이메일 주소로 문자 내용을 이미지와 함께 동시 백업을 한다. 이 자료는 보고서를 작성 시 유용하게 사용한다,

하루동안 전화 하고 업무 진행하고 사용한 파일들은 "파일명" 설정 후 에버노트에 삽입 하고 에버노트 노트 내용들을 보면서 자료들을 정리 후 하루 업무를 마무리 한다.

상기 과정은 하루동안 필자가 일하고 진행하는 것중 "일부"를 극화 한 것이다. 하루동안의 업무 내용중 활용하는 소프트웨어와 앱들은 더 많다.  필자는 이런 절차들을 진행 할 때 단 몇초도 고민하지 않는다. 왜냐하면 "가장 최적화 된 방법"으로 업무 로드맵을 철저히 만들어 두었기 때문이다. 이제 "엉덩이"로 일하는 시대는 갔다. 누가 더 빠르게 움직이면서 일할 수 있느냐에 따라 매우 결과가 달라진다. 이 모든 로드맵의 중심에는 "정리"가 선행되어야 한다.

다음 브런치 내용부터는 보다 세부적으로 "앱"활용법과 "팁"들을 작성하고 발행 할 예정이다.

때로는 하나의 앱 활용에 몇번의 내용을 통하여서 발행을 하는 것도 염두에 두고 있다.

앞으로의 글 방향성 중에는 동영상 강의도 계획되어 있다.

누구나 쉽게 자신만의 로드맵을 그리게 할 수 있도록 최선을 다하여 작성 할 예정이니 앞으로도 많은 관심과 구독 부탁 드린다.

오프라인 교육을 진행 합니다.

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본인의 능력에 따라 차등교육을 해드리니 맘편히 연락 주시고 전화 상담은 무료 입니다.

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