연차휴가 사용촉진 쉽게 하는 방법은?
어느새 상반기가 훌쩍 지나고 7월이 되었습니다. 뜨거운 여름이 오는 시기라고 생각할 수 있지만, 인사담당자에게는 그보다 더 뜨거운 이슈가 있습니다.
바로 연차휴가 사용촉진 제도인데요. 구성원의 자유로운 휴가 사용을 장려할 수 있고, 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무가 사라진다는 장점이 있습니다.
연차휴가 사용촉진 제도는 사용 기간이 만료되기 6개월 전에 구성원에게 서면으로 미사용 연차를 사용하도록 요청하는 제도입니다. 회계 연도(1월 1일) 기준으로 연차를 부여하는 회사는 7월 1일~7월 10일 안에 연차 사용 계획 작성을 구성원에게 요청해야 하고요. 구성원이 제출하지 않을 경우 회사가 사용 시기를 지정해줘야 합니다.
인사담당자에게도, 조직 구성원들에게도 꼭 필요한 정보인 연차휴가 사용촉진을 잘 실행하는 법,
스파크플러스 강남4호점 입주사이자 파트너사인 HR 플랫폼, flex와 함께 알아보겠습니다.
연차휴가 사용촉진, 어려운 이유
첫 번째 어려움. 복잡한 절차
표로 정리한 이미지를 봐도 여전히 복잡해 보입니다. 하나하나 살펴볼까요?
1. 연차가 소멸되기 6개월 전인 7월 1일부터 10일까지 회사는 구성원에게 연차 사용 계획을 제출하도록 촉구해야 합니다.
2. 7월 10일 이후부터 20일까지 구성원은 회사에 연차 사용 계획을 제출해야 합니다.
3. 7월 20일 이후부터 연말까지 연차 사용 계획을 제출한 구성원은 잔여 휴가를 사용합니다.
4. 연차 사용 계획을 제출하지 않은 구성원에게는 7월 20일 이후부터 연차가 소멸되기 2개월 전인 10월 31일까지 회사가 연차 사용 시기를 지정해 통보해야 합니다.
회사 구성원 수, 구성원이 얼마나 협조적인지에 따라 체감하는 업무 강도가 달라지긴 하지만, 그럼에도 단계가 많습니다. 심지어 이 과정에서 실수로 절차를 빠뜨리거나 하면 법에 맞게 연차 사용촉진을 하지 않은 것으로 간주됩니다.
두 번째 어려움. 연차 부여 기준이 입사일이면?
위에서 설명한 절차와 이미지는 1월 1일 회계일 기준으로 연차를 부여하는 경우입니다. 만약 연차를 입사일 기준으로 부여하고 있다면 난이도가 높아지겠죠.
각 절차의 시기는 연차 소멸 시점에 맞춰져 있는데, 구성원의 입사일 기준에 따라 연차 소멸 시점도 제각각이기 때문입니다. 입사일이 다른 모든 구성원의 연차 소멸 6개월 전, 2개월 전 시점에 맞춰 제도를 시행하고 그 사이에 실제 연차 사용촉진 활동까지 진행해야 합니다.
세 번째 어려움. 입사 1년 미만 구성원은?
신규 입사가 잦은 회사라면 더한 어려움이 있습니다. 입사 1년 미만 구성원은 기준이 다르기 때문이죠. 입사 1년 미만 구성원에게는 연차 소멸 3개월 전과 1개월 전 시점에 각각 연차 사용 계획 작성을 요청해야 합니다.
많은 인사담당자들이 쉽게 놓치는 부분이기도 하고, 때로는 1년 이상 재직자와 동일한 일정으로 처리하는 경우도 많습니다. 그렇게 하면 역시 법에 맞게 연차 사용촉진을 하지 않은 경우가 되는 것이니 주의해야 할 듯 하네요.
연차휴가 사용촉진, 자동화할 수 있다면?
위의 절차 외에도 구성원이 휴가 사용 시기를 지정하고도 출근한 경우, 회사가 구성원의 노동을 거부하는 노무 수령 거부 의사를 명확하게 표시해야 하는 등 디테일이 참 많습니다.
여기서 잠깐 상상해볼까요? 연차휴가 사용촉진의 복잡하고 지난한 모든 과정을 모두 자동화할 수 있다면 어떨까요. 입사일 기준이든, 회계일 기준이든, 입사 1년 미만 구성원이든 각자의 연차 소멸 시점에 맞춰서 시기에 맞게 필요한 업무가 자동으로 진행되는 거죠.
flex의 스마트 연차 촉진은 간단한 설정만으로 내용 자동화가 가능합니다. 화면 하나에 모두 정리되어 있고, 구성원 별 현황 또한 한눈에 확인할 수 있어요. 해당 화면에서 작성을 바로 요청하거나 기한 내에 제출하지 못한 구성원의 내용을 대신 작성할 수도 있죠.
구성원 또한 연차휴가 사용 계획을 손쉽게 작성할 수 있습니다. 본인의 잔여 연차를 한눈에 확인하고, 일정을 캘린더에서 선택하고 제출하면 끝입니다.
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오늘은 flex와 함께 연차휴가 사용촉진에 대해 알아보았습니다.
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강남4호점 입주사이기도 한 ‘flex’와 함께 합니다.
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앞으로도 복잡한 인사 관리에 관련된 유익한 상식을 꾸준히 알려드릴 예정이니 기대해 주세요.
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