합리적인 업무의 열쇠, 협업툴을 써야 하는 이유
주 52시간 근무제와 코로나19로 인해 업무 환경이 한층 다양해지고 있습니다. 바뀐 환경에 대응하며 많은 기업들이 업종에 맞게 비대면 근무제도를 여러 형태로 시도하고 있고요.
성공적인 비대면 근무를 위해서는 무엇보다도 ‘일하는 방식’을 새롭게 바꿔야 합니다. 보다 효율적이고 더 나은 업무 성과를 창출할 수 있는 새로운 방법이 필요해진 것이죠. 특히 다양한 업무 툴, 화상회의 등 솔루션들은 무료 사용 용량이나 사용 기간을 제공하는 등 다양한 제안을 통해 기업의 성공적인 비대면 근무 환경 구축에 기여하고 있습니다.
이른바 언택트 시대, 개인용 메신저 등이 아닌 효율적인 업무를 위한 협업툴이 각광 받는 이유, 협업툴 사용이 필요하고 유용한 구체적인 이유는 무엇일까요?
스파크플러스의 파트너사, 프로 일잘러들의 업무 협업툴 잔디와 함께 알아보았습니다.
비대면 환경에서 성과를 창출하는 ‘일하는 방식’을 파악하기 위해 토스랩 잔디는 20~60대 직장인 남녀를 대상으로 비대면 환경에서의 개인과 기업의 대응현황, 협업툴 이용 현황 및 만족도 그리고 앞으로의 일하는 방식에 대한 설문 조사를 진행했습니다. 그 결과 약 1,780 여 명의 응답자에게 비대면 업무에 대한 다양한 경험과 견해를 확인할 수 있었습니다.
코로나19 시대, 여러분의 업무 방식은 어떻게 달라졌을까요
우리는 어떻게 내일을 준비하면 될까요? 우리는 개인용 메신저, 업무용 협업툴, 유용성, 지속 사용 의향에 대한 상관관계를 실증적으로 분석했습니다. 본 결과는 통계적으로 유의미한 분석 결과를 기반해 비대면 환경에서 협업툴 사용이 유용한 5가지 이유를 제시합니다.
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1. 업무공간과 사생활 공간의 분리
개인용 메신저가 업무공간과 사생활의 경계가 불분명하다고 공감한 사용자일수록 ‘협업툴이 업무공간과 사생활 공간을 분리한다’라는 가치에 강한 공감을 나타내는 편이라는 설문조사 결과가 있었습니다. 사적인 메시지와 업무 메시지가 혼재되어 있는 개인용 메신저의 문제점을 협업툴이 해결하고 있다는 것을 방증하죠.
특히 업무용 메신저를 사용하면 주제별 대화방을 통해 조직 구성과 업무 문화에 맞게 대화방을 개설해 효율적으로 소통할 수 있습니다. 메신저 내 대화방은 업무 주제별로 세분화되어 해당 주제에 맞는 메시지, 파일, 자료가 보관됩니다.
2. 업무자료 영구보존
개인용 메신저 내에서 프로젝트를 진행하다보면 체크해야 할 메시지와 파일이 혼재되기 쉬워 업무자료를 관리하기 어려울뿐만 아니라 파일 보관기간이 정해져 있어 자료를 자산화할 수 없습니다. 개인용 메신저의 이러한 한계를 몸소 느낀 직장인들은 이를 협업툴에서 해소할 수 있습니다.
업무용 툴에서 자체 제공하는 드라이브가 있다면 주요 문서와 파일을 안전하게 보관할 수 있습니다. 드라이브 내에 폴더를 만들어 파일을 체계적으로 관리할 수 있고 드라이브 내 자산화된 자료를 대화 방으로 손쉽게 공유가 가능합니다. 또한, 멤버·기간별 다운로드 기록을 확인하거나 다운로드 제한이 가능해 안전한 파일 관리도 가능합니다.
3. 필요한 정보 빠르게 검색
직장인이라면 업무를 진행하다 산재한 문서를 찾을 때 업무의 흐름이 끊기거나 불필요한 에너지를 낭비했던 경험이 누구나 있을 것입니다. 하지만 협업툴 도입 시 검색을 통해 필요한 파일, 메시지, 자료를 빠르게 검색하면서 업무를 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다.
스마트 검색 기능이 탑재되어 있다면 참여한 대화방별, 멤버별, 기간별로 세세한 설정이 가능해 필요한 자료를 쉽고 빠르게 검색할 수도 있고요.
4. 업무 히스토리 파악
내용이 흩어져 보관되어있는 개인용 메신저와는 달리, 협업툴에서는 하나의 주제에 대한 대화방 속에서 메시지와 파일을 공유하며 소통할 수 있습니다. 따라서 툴 내부의 업무 정보 그 자체가 업무 히스토리가 되기에 효율적으로 인수인계가 가능합니다.
잔디와 같은 협업툴에서 공유하는 모든 메시지와 파일은 암호화되어 서버에 저장되며, 직접 삭제하지 않는 한 영구적으로 보존됩니다. 영구보존된 메시지를 통해 이전 대화 내역을 볼 수 있어 업무 히스토리 파악과 인수인계가 쉬워집니다.
5. 이메일 대비 소통시간 절약
이메일은 양식을 작성하고 답변을 기다리는 시간이 필요해 실시간 커뮤니케이션이 어렵습니다. 또한, 받은 메일함으로 들어오는 스팸, 참조 메일과 같이 업무 관련성이 낮은 정보가 모두 한곳에 있기 때문에 중요도를 파악하기 어려워 소통을 비효율적으로 만듭니다.
보다 나은 사내 소통 및 협업을 위해 많은 기업이 주요 사내 소통채널로 협업툴을 채택하고 있습니다.
일상이 되어버린 비대면 근무를 대비해 기업은 구성원 간의 빠른 소통 채널 구축에 힘썼으며, 이에 협업툴은 비대면 근무의 핵심이 되었습니다. 개인적인 대화와 업무 대화가 혼재되어 있고 주요 문서 관리가 불가능한 개인용 메신저의 불편함을 협업툴이 해소한 격이죠.
특히 많은 기업에서 도입하고 있는 협업툴 잔디는 도입 후로부터 1주일이라는 짧은 기간내에 익숙하게 활용할 수 있으며, 다수의 직장인들은 이메일 사용 대비 일주일간 315분, 약 5시간 15분의 소통 시간을 절약할 수 있습니다. 포스트 코로나 국면에서도 93.4%의 직장인들은 지속적으로 협업툴을 사용할 의향이 있다고 답했는데요. 이는 하이브리드 워커, 즉 언제 어디서나 유연하게 근무하는 구성원이 개인의 업무 혁신을 위해 협업툴의 중요성을 인식하고 있다는 것으로 볼 수 있습니다.
코로나19 재확산으로 비대면 환경에서 일하는 것이 필수가 된 요즘, 우리 조직을 위한 업무용 협업툴 도입을 한번 고려해보면 어떨까요?
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