하이브리드 워크 시대, 우리는 전략적으로 일하고 있을까
지구의 역사를 보면 인간이 사용한 도구의 변화에 따라 시대가 구분됩니다. 그리고 시대에 따라 업무 환경과 방식도 변하고 있죠. 원격근무와 사무실 근무의 혼합 업무를 반영한 하이브리드 워크 시대인 지금. 우리는 적절한 협업 도구로 전략적으로 일하고 있을까요?
현재 우리가 일하는 방식
디지털 전환으로 일하는 방식은 지속적으로 재구성되고 있습니다. 1990년대 후반까지는 대면으로 하는 오프라인 소통이 주였습니다. 그 후 컴퓨터와 모바일 환경이 구축되었고, 이메일, 전자 결재, 실시간 형태 UC 메신저 그리고 모바일 메신저와 같이 디지털 도구를 활용한 소통 방식으로 변화되었습니다. 이후 커뮤니케이션 속도는 확실히 빨라졌습니다. 이는 대면 소통에 비해 효율적이지만 여전히 개선되어야 하는 부분이 있습니다.
Forbes에 따르면 직장인들은 하루 평균 2.5시간을 이메일 소통에 시간을 쓰고 있습니다. 업무 시간의 약 30%를 차지합니다. 여기서 끝이 아닙니다. 이메일 업무 후 다시 메인 업무에 집중하는데 16분이 걸립니다. 미팅 시간도 상당합니다. Atlassian(2020)에 따르면 한 달에 평균 60회 정도의 미팅이 있으며, 50%의 미팅 시간은 불필요하게 쓰여 한 달 업무 시간 중 대략 60시간 이상이 버려지고 있습니다. 빠른 소통을 위해 사용되고 있는 개인 메신저와 같은 플랫폼도 업무 효율을 방해하고 있습니다. 한 조사에 따르면, 원치 않은 다양한 플랫폼의 방해로 1주에 평균 8시간이 낭비된다고 합니다.
| 우리가 원하는 업무 환경
업무 시간의 60% 이하만 실제 업무에 사용된다.
위의 사실을 고려한다면 우리는 업무시간을 제대로 사용하지 못하고 있습니다. 게다가 지난 몇 년 간 전 세계적으로 물리적 제약을 준 코로나19로 전통적인 업무 방식의 문제점은 더욱 대두되었습니다. 새로운 업무 환경에 대한 니즈를 갖고 있는 MZ세대와 함께 근무 환경의 유연성을 반영한 하이브리드 워크 시대를 맞이하는 것도 더 이상 미룰 수 없습니다 (아래 Redefine Work 2021, 2022 참고). 그렇다면 경쟁력 있는 회사를 위한 관리자와 성장을 추구하는 구성원들이 존재하는 우리는 어떻게 일하고 싶을까요?
● 첫째, 불필요한 업무 프로세스를 개선하고 싶다.
● 둘째, 명확한 소통으로 업무 퀄리티를 올리고 싶다.
● 셋째, 업무 효율을 높일 수 있는 도구를 활용하고 싶다.
● 넷째, 언제 어디서나 일할 수 있는 환경을 원한다.
● 다섯째, 경쟁력 있는 조직에서 일하고 싶다.
| 업무 방식을 바꾸고자 하는 움직임
업무 효율을 높여 경쟁력 있는 조직으로 변화하기 위한 다양한 전략이 있습니다. 그중 최근 주목받고 있는 방법론이 있습니다. 애자일 방법론(Agile Project Management). 이는 IT업계에서 유례 되었으며, 신속한 반복 작업을 통해 실제 작동 가능한 소프트웨어를 개발하여 지속적으로 제공하기 위한 워터폴 방식을 대체한 새로운 소프트웨어 개발 방식입니다. 애자일 방법론의 이념은 이와 같습니다.
(1) 공정과 도구보다 개인과 상호작용을 (2) 계획을 실천하기보다 변화에 대응하기를 (3) 포괄적인 문서보다 작동하는 소프트웨어를 (4) 계약 협상보다 고객과의 협력을 추구한다.
Agile Project Management vs Waterfall동일한 시간 조건이라면 애자일 방식이 훨씬 프로젝트 퀄리티가 높을 것입니다. 이 방식으로 빠른 성장을 이끌어낸 팀이 조직 전체의 업무 환경 변화를 줄 수 있습니다. 그 예로 구글과 페이스북입니다.
맥킨지에서 발표한 애자일 조직의 특징을 간략히 정리하면 아래와 같습니다.
| 애자일 조직의 베네핏
애자일 조직은 명확성, 개방성, 유연성을 위해 업무 도구를 도입하며, 빠른 추진력으로 높은 성과를 달성한다.
애자일 방법론을 채택한 조직이 갖는 이점은 무엇일까요? 프로젝트에 필요한 (1) 소규모 조직을 구성해 협업의 효과를 높이고, (2) 빠른 의사 결정을 통해 패스트워크(Fastworks)를 지향할 수 있으며, (3) 업무 수행에 있어 권한과 위임을 부여하여 업무 퀄리티도 높일 수 있습니다.
구글, 페이스북, 마이크로소프트, 아마존, 애플과 같은 글로벌 IT기업이 애자일 조직 문화를 운영하고 있으며, 국내에는 SK그룹, GS그룹, 삼성SDS, 쿠팡에서도 이 같은 조직문화를 운영하고 있습니다. 대기업의 움직임에 잇따라 스타트업부터 중·소기업까지 이 방법론을 조직 내에 도입하는 추세입니다. 그렇다면 애자일 조직 형태로 변모하기 위해 우리가 가장 먼저 생각해야 되는 것은 무엇일까요?
| 기존 협업 방식 vs 애자일 조직 문화
어떤 도구를 쓰느냐에 따라 시대가 구분됩니다. 철기 시대에 구석기 시대 도구를 사용하면 뒤쳐지겠죠. 하이브리드 워크 시대와 새로운 MZ세대 그리고 빠른 성장을 위한 방법론, 이 모든 것에 준비된 업무 도구를 사용하는 것이 가장 빠른 해결책이라 생각됩니다. 그렇다면 기존 업무 도구의 문제점과 애자일 조직의 특징을 비교한다면 새로운 도구의 방향성이 그려지지 않을까요?
E-mail vs Agile
이메일에는 복잡한 절차가 필요합니다. [받는 이] → [참조] → [인사] → [자기소개] → [본문 작성] → [인사] → [주석]과 같은 기본 뼈대를 지켜야만 예의 바른 사람으로 평가될 수 있죠. 하지만 [참조] 또는 [본문 작성]에 빠진 내용이 있다면 다시 그 절차를 밟아야 하죠. 회신이 오고 또 답장을 하다 보면 상당한 쓰레드(Threads)가 쌓입니다. 메일을 주고받는 동안 시간차가 있다면 메시지 의도를 다시 파악하기 위해 엄청난 쓰레드를 펼쳐야만 할 때도 잦습니다. 이러한 시간들이 결국 앞서 이야기했던 평균 2.5시간을 소모하게 되는 것이죠. 이메일이 과연 애자일 조직의 특징의 ‘명확성’과 ‘빠른 추진력’을 위한 적합한 도구일까요?
그룹웨어 vs Agile
그룹웨어(groupware)는 다수 사용자가 통합된 하나의 프로젝트를 동시에 수행할 수 있도록 만들어 주는 소프트웨어입니다. 큰 조직에서 구성원을 하나의 시스템 안에서 협업하기 위해 자체 개발되어 게시판, 이메일, 사내 메신저 등 협업하기 위해 기능으로 구축됩니다. 하지만 외부 소통을 위해 결국 다른 도구를 사용해야 하고, 내부적으로 그룹웨어 사용성이 미미할 경우 다른 플랫폼을 활용하기도 합니다. 또한 조직 문화가 변화될 때마다 그룹웨어는 새롭게 업그레이드되어야 하죠. 그룹웨어는 ‘결속력’을 위한 소프트웨어이지만 결국은 ‘결속력’을 망칠 수도 있습니다. 그리고 ‘유연성’과 ‘발전하는 도구’에 대한 특성도 결여되어 있죠.
개인 메신저 vs Agile
다수의 조직에서 소통 도구로 개인 메신저를 사용합니다. 이메일보다는 확실히 빠른 소통이 가능하지만 감안해야 하는 단점이 많습니다. 회사 생활과 개인 사생활의 명확한 구분이 불가능한 것이 가장 불편한 부분입니다. 이에 업무 집중도가 떨어지며, 파일 관리에 어려움도 겪습니다. 메시징 실수도 있게 되며 업무 시간과 그 외 시간의 구분도 되지 않습니다. 감안해야 하는 단점이 상당하지만 무료라는 큰 장점이 있습니다. 하지만 업무 효율 저하를 돈으로 환산한다면 과연 장점이 단점을 이길 수 있을까요?
| 협업툴 도입을 위한 5가지 고려사항
애자일 조직과 같이 높은 성공률과 빠른 성장을 원한다면 기존의 협업 도구는 이제 청산해야 합니다. 그렇다면 새로운 협업툴을 도입하기에 앞서 체크해야 할 사항들은 무엇일까요? 애자일 방법론의 특성을 협업툴 도입에 고려해야 하는 사항을 나열해보았습니다.
더 구체적인 이해를 위해 협업 도구 잔디의 주요 기능을 위의 사항에 적용해보았습니다 .
이 외 잔디의 다양한 기능 활용한다면 불필요한 소통 시간과 번잡한 업무 프로세스 과정을 줄일 수 있으며, 조직 외 협력체와 소통도 편리해질 수 있습니다. 그리고 하이브리드 워크 시대에 맞게 시간과 장소에 구애받지 않고 협업이 가능합니다. 스마트한 협업 도구 하나만 잘 사용하더라도 전통적인 협업 도구의 불편함이 해소될 수 있습니다.
| 우리 회사도 가능할까?
협업 도구 잔디를 도입한 조직은 현재까지 30만 팀이 넘으며 산업군도 다양합니다. IT, 에이전시, 비영리, 유통·커머스, 제조, F&B, 교육, 미디어, 공공기관, 금융 등 폭넓게 사용되고 있죠. 다른 협업툴과 차별점은 (1) 아시아 문화 기반으로 디자인이 되었으며 (2) 플랫폼 형태로써 (3) 지속적으로 새로운 기술을 반영하여 (4) 업데이트가 반영되고 있습니다. 플랫폼 자체가 애자일 방식을 반영하고 있죠. 그리고 다양한 협업 도구를 (5) 커넥트 할 수 있어 조직의 니즈에 맞춰 사용성을 높일 수가 있습니다. 즉, 하나의 플랫폼 안에서 복잡한 커뮤니케이션과 업무 절차를 배제함으로써 효율성 높은 협업을 할 수 있습니다.
잔디 도입 후, 더 경쟁력 있는 회사로 성장하는 고객사는 이렇게 말했습니다.
씨넷 (제조)
“씨넷은 프로젝트 단위 업무가 많은 회사입니다. 프로젝트가 시작되면 회사 내 임직원뿐만 아니라 전문 엔지니어와 협력사 직원 등을 잔디로 초대해 빠르게 의견을 공유하고 피드백을 반영해 고객의 만족도를 높입니다”
똑닥 (IT)
“잔디 커넥트를 활용하면 많은 개발 리소스를 들이지 않고 서버단에서의 간단한 개발만으로 정보를 한눈에 파악할 수 있게 세팅할 수 있어 개발 리소스를 절약하는 데도 큰 도움이 됩니다.”
카이스트 (교육)
“주제별 토픽방 개설로 대화 채널을 구분해 빠르게 프로젝트를 실행할 수 있습니다. 프로젝트에 따라 참여 인원 구성이 유동적으로 바뀌는 경우, 중간에 프로젝트에 투입되더라도 이전 기록을 확인할 수 있어 추가 설명 필요 없이 연구 맥락을 파악할 수 있습니다.”
하남돼지 (F&B)
“잔디를 통한 지속적인 소통은 구성원들에게 책임감을 심어줍니다. 잔디에서 이루어지는 수많은 가맹점 및 구성원과의 소통이 약속과 다를 바 없는 무게감으로 다가옵니다. 잔디란 단순히 협업툴 그 이상의 존재입니다.”
트라이본즈 (패션)
“협업툴 도입은 일하는 방법을 바꾸는 기회! 일하는 방법이 바뀌면서 속도가 빨라진 게 최대 장점입니다. 모든 사람이 잔디만으로 소통할 수 있고, 결과까지 공유할 수 있습니다. 특히 우리는 잔디 기능에 포함된 화상회의 기능으로 더욱 긴밀하게 협력하고 있어요.”
현명한 업무 도구 선택은 스마트한 조직을 만들 수 있습니다. 스마트한 업무 도구를 사용하면 조직은 현명하게 업무 처리를 할 수 있습니다. 하이브리드 워크 시대, 여러분이 속해 있는 조직이 보다 전략적으로 성장할 준비가 되어 있으신가요?
지금까지 토스랩 잔디의 <하이브리드 워크 시대, 우리는 전략적으로 일하고 있을까> 어떠셨나요?
명확한 업무 피드백과 사무실 근무 및 비대면 근무가 모두 가능한 하이브리드 워크 환경이 익숙해진 요즘.
현명한 업무 도구 선택을 통해 보다 정확하고 빠르게 의견을 공유하고 피드백을 반영하여 업무의 만족도를 높이고 모두가 효율성 높은 협업을 이루어 나갈 수 있습니다.
스파크플러스 또한 협업툴을 도입하여 사용하는 기업 중 하나인데요.
실제로 협업 툴, '잔디'를 통해 좀 더 효율적인 소통과 피드백, 지원 등 다양한 업무를 진행하고 있습니다. 이로 인해 업무 누락이 줄어들고 쉽게 자료를 탐색할 수 있으며, 히스토리 파악과 자료를 체계적으로 관리하는 것이 수월하여 사용하는 것에 대한 만족도가 높은 편이죠.
스파크플러스와 파트너사가 함께 만드는 콜라보 콘텐츠, <스마트 워크 트렌드 시리즈>
콜라보 콘텐츠인 <스마트 워크 트렌드 시리즈>는
스파크플러스 삼성2호점 입주사이자 파트너사인 ‘토스랩-잔디'와 함께합니다.
앞으로도 더 유익하고 알찬 콘텐츠로 찾아오겠습니다.
▼ 스타트업부터 대기업까지 함께하는 스파크플러스 더 알아보기 ▼
