업무 생산성을 높이는 효과적인 회의실 대여 필요한 이유
회의 목적에 맞는 회의실 선택하기
어떤 회의가 일의 생산성을 높일까?
주 52시간 시대! 직장인 하루 평균 회의 1.4회, 주 8시간 회의 참여하고 있는 만큼 '회의'가 업무 비중에서 차지하는 비율이 큰대요. 일을 오래 하는 것이 아닌 제대로 하기 위해 회의를 효과적으로 하는 것만으로도 일의 생산성을 높일 수 있습니다.
아이디어 회의, 기획 회의, 전략 회의, 의사결정 회의, 정보 공유 등 다양한 목적을 가지고 회의를 하는데요. 주 40시간 중 8시간이 회의를 하고 있다는 건, 5일 중 하루는 8시간 내내 회의를 한다고 해도 과언이 아닐 정도로 회의가 많은 것 같습니다.
업무 중 갑작스럽게 회의에 참여하거나, 회의 시간이 길거나, 결론이 없는 회의를 하게 되면 회의하는 것이 비효율적이고 무의미하게 느껴집니다. 회의를 제대로 하지 않으면 비생산적으로 일하고 있다는 느낌이 드는 거죠.
반대로 회의가 생산적이라고 느껴질 때는 다양한 의견으로 자유롭게 의사소통이 진행되고, 꼭 필요한 안건에 대해서 회의를 진행했거나, 정해진 시간 내에 원하는 결과물을 얻었을 때 생산성 높은 회의를 진행했다는 기분이 듭니다.
효과적인 회의를 진행하기 위해서는 어떻게 진행해야 할까요?
효과적인 회의하는 방법
52시간 근무제 도입 이후 회의도 짧은 시간 안에 효과적으로 하길 원합니다.
대한상공회의소 4천명 대상 '국내 기업의 업무 방식'에 대한 주제로 설문조사 결과 '효율적인 업무 방식에 대한 갈증' 중 회의를 진행하면서 소득 없이 길게 하는 회의에 대한 비효율적인 문제를 꼽았는데요.
효과적인 회의를 하기 위해서는
1) 꼭 필요할 때회의를 진행하며
2) 업무 시간을 침해받지 않으며
3) 확실한 결론이 있는 회의를 원하며
4) 업무 활용에 도움이 되는 회의를 하는 것, 입니다.
'회의'의 사전적 정의는 이렇습니다. 회의(會議): 여럿이 모여 논의함.
여러 사람이 한자리에 모여 진행하는 회의!
좀 더 구체적인 방법으로 참석자의 이해도를 높여 적극적으로 참여할 수 있는 '효과적인 회의하는 방법' 소개해 보겠습니다.
1) 회의 목적 사전 공지
안건에 대해 사전 조사가 진행되었을 때, 구체적인 방법으로 집중도 높은 회의를 진행할 수 있습니다. 이때 참석자는 안건에 대해서 다양하게, 구체적으로 깊이 있는 조사를 하는 것이 중요합니다.
2) 정해진 시간 내 회의하기
회의가 비효율적이라고 느껴질 때는 특별한 소득 없이 논의한 주제에 대해 많은 시간이 소요되었을 때라고 생각합니다.
사전 공지 시 안건에 대한 주제는 5개 미만으로 정하며, 참고 레퍼런스 자료를 전달하면 내용에 대한 이해도를 높여 참여도를 유도시키는 것도 회의 시간을 줄일 수 있는 방법입니다.
회의를 정해진 시간 내에 끝내기 위한 방법으로는 회의 시작과 종료 시간을 명확히 하는 게 중요합니다.
시간이 정해지지 않은 회의는 회의 주제와 관계없는 이야기도 생기며, 끝내려는 의지가 적어지기 때문에 회의 시간이 더 길어지게 만드는 원인이죠.
회의를 진행할 장소를 예약하고 1시간 이내로 진행하는 걸 추천합니다. 가능한 정해진 시간 내에 회의실 이용 끝내려고 노력하고 그러면서 회의 생산성이 높아지기 때문입니다.
3) 필요하지 않은 회의하지 말기 & 회의 기록 남기기
팀 회의, 프로젝트 회의, 주간 회의, 월간 회의 등 특정 주제를 가지고 진행하는 회의가 아니라 정기적으로 보고 형식으로 진행되는 회의는 진행하지 않는 편이 좋습니다. 진행되는 회의에 대해서 '특별한 이슈'가 있을 때만사전 논의 하에 회의 진행이 필요할 경우에만 회의를 진행하는 것이 좋습니다. 회의만 줄여도 하루 2~3시간은 더 집중해서 근무할 수 있습니다.
회의를 진행하는 동안 회의록을 작성하는 것도 중요한대요. 회의가 끝난 후에는 명확하게 작성하기 어렵고, 회의 종료 직전에 논의되었던 내용에 대해서 다시 한번 확인하면서 정리를 하고 끝내는 것이 효과적입니다. 또한 참석하지 못한 사람들이 열람할 수 있도록 공유 폴더에 저장해 내용을 공유하는 것 나중에 업무 히스토리를 이해하기 좋습니다.
효과적인 회의 방법과 더불어 회의 목적에 따라 최적화된 공간에서 회의를 하는 것도 중요합니다.
회의 목적, 인원수, 위치, 필요 기기에 따라 회의 공간을 선택 혹은 대여해서 진행하는 것을 추천합니다.
회의 목적에 맞는 회의실 선택하기
어떤 공간의 회의실을 선택해서 회의하는 것이 좋은지 4가지 목적별로 정리해 보았습니다.
1) 아이디어 회의 : 밝고 경쾌한 열린 공간
다양한 아이디어는 즐거운 분위기에서 나온다고 합니다. 창의적인 생각은 자유로운 분위기 속에서 유연하고 다양하게 떠오릅니다. 캐주얼한 분위기의 라운지, 오픈 테이블, 오픈 부스 등 다양하게 이용할 수 있는 공간을 선호합니다.
브레인스토밍이 필요할 때는 화이트보드를 활용해 떠오르는 아이디어를 적어보고 정리할 수도 있습니다.
2) 문제 해결 회의 : 몰입할 수 있는 닫힌 공간
전략 회의, 실무 회의 등 회사의 기밀 사항에 대해서 논의할 때는 열린 공간보다는 닫힌 공간에서 회의를 진행하는 것이 좋습니다. 소음을 최소화하기 위해 흡음 보드가 설치된 회의실, 프라이버시를 위해 유리 시트지를 부착한 회의실 등 넓은 테이블과 모니터가 설치된 회의실을 추천합니다.
3) 정보 공유 회의 : 다양한 인원수를 수용할 수 있는 탄력적인 공간
참여형 회의를 진행할 때 10인 이상 다양한 인원수로 진행되기 때문에 넓은 공간이 필요합니다. 폴딩도어가 있는 세미나 룸의 경우는 조금 더 프라이빗하게 진행할 수 있으며, 인원이 많은 참여형 세미나의 경우는 오픈해서 넓게 사용할 수 있도록 '폴딩도어'로 인원수를 조절하여 사용할 수 있게 하는 게 좋습니다.
특히 스크린이 필요한 경우에는 스크린이 어디에 몇 개 설치가 되어 있는지 확인하는 것이 중요하며, 이동이 편리한 탁자와 의자가 있는지도 확인하는 게 좋습니다.
4) 화상 회의 : 화상회의를 위한 시설이 설치되어 있는 공간
원격과 재택근무의 비율이 늘어나게 되면서 비대면 회의 '화상 회의' 사용 빈도수가 늘고 있습니다. 담당자가 한곳에 모여 진행할 수 있는 컨퍼런스 캠이 설치된 TV 스크린이 있는 회의실이 필수인데요.
이때 인터넷 속도, 노트북과 TV 연결 장치가 있는지도 미리 확인해 보는 게 좋습니다.
스파크플러스의 회의실은?
스파크플러스의 회의실은 사용 인원에 따라 6인실부터 12인실까지 각 지점별로 여유롭게 이용할 수 있도록 마련되어 있습니다. 기본적으로 TV, HDMI 케이블, 화이트보드가 갖춰져 있으며 개별 냉난방도 가능해 쾌적하게 회의를 진행할 수 있습니다.
회의실 이용은 스파크플러스 전용 앱에서 실시간으로 예약 현황을 확인하고, 최소 30분 단위로 최대 2시간까지 예약할 수 있습니다. 스파크플러스 멤버라면 전 14개 지점의 회의실, 세미나룸, 이벤트홀을 예약 후 이용할 수 있습니다.
지난달 오픈한 강남2호점에는 처음으로 화상회의가 가능한 전용 회의실이 마련되었는데요. 비대면으로 원격근무와 재택근무 비중이 늘어나며, 화상회의 빈도수가 증가하는 추세를 반영해 전용 회의실을 만들었습니다.
실제로 화상회의를 강남2호점에서 진행해 봤는데요. 여러 명의 담당자가 함께 앉은 자리에서 편하게 이야기하듯이 회의가 가능해 편리했습니다.
회의를 진행할 인원수가 10인 이상 진행될 때 세미나룸 또는 이벤트홀도 대관해 이용할 수도 있습니다. 각 지점별로 특색 있는 세미나룸과 이벤트홀로 최대 80인까지 수용 가능합니다.
회의를 효과적으로 하는 것만으로도 일의 생산성을 높일 수 있습니다.
스파크플러스의 회의실에서 효율적인 회의를 진행하며 업무 생산성을 높여보는 건 어떨까요?
스파크플러스 멤버라면 전 지점 회의실, 세미나룸, 이벤트홀 예약 문의 후 이용 가능합니다.
아직 멤버가 아니시라면, 홈페이지와 대표전화로 상담 진행 후 직접 경험해 보는 건 어떨까요?
※ 현재 외부 대관은 코로나19 이슈로 인해 운영하고 있지 않습니다.
상황에 따라 운영이 재게 될 예정이며, 관련 문의는 대표전화 혹은 아래 링크를 통해서 부탁드립니다.
대표전화 : 02-555-3477
상담 시간 : 평일 10:00 ~ 18:00
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