어느날 대표님이 송년회를 기획하라고 했다
1인 피플매니저의 사내이벤트 기획법
안녕하세요, 팀스파르타 피플매니저 정유지입니다.
지난 2022년 12월 30일, 팀스파르타의 송년회 SPARTA RED CARPET NIGHT이 열렸습니다.
90여명 규모 회사의 1인 피플 매니저로서, 매번 이벤트 기획마다 많은 부담을 지고 있던 저에게 대표님이 다가오셨어요.
“유지님, 이제 슬슬 송년회 준비를 해볼까요?”
‘언젠가는 해야겠지’ 생각만 했던 송년회를 진짜로 해야 할 때가 되었습니다. 어떻게 하면 전사가 함께 한 해를 의미 있고 재미있게 마무리할 수 있을지를 고민하고 기획하며 송년회를 준비했고 준비과정에 많은 어려움이 있었지만 그 고민의 깊이만큼 뜻깊은 송년회가 탄생할 수 있었어요.
반복되는 출근이지만, 오늘은 회사에 어떤 이벤트가 있을까? 상상할 수 있는 것이 팀원들을 조금 더 즐겁고 행복하게 만들어준다고 생각하는데요. 팀스파르타에서는 늘 전사의 모든 팀원이 함께 어울리면서 즐겁게 보낼 수 있는 의미 있는 자리를 만들기 위해 노력하고 있습니다. 이번 송년회 역시 그러한 자리로 만들기 위해 제가 한 고민과 결정, 그리고 많은 준비 과정을 돌아보고 공유하면 좋을 것 같아 이 글을 쓰게 되었습니다.
[목차]
팀빌딩
킥오프
콘텐츠
인테리어
디테일
[팀빌딩]
피플매니저는 혼자지만, 이벤트 기획과 실행은 혼자 할 수 없죠. 팀스파르타는 모든 조직원이 문화와 이벤트에 진심인 곳이라 행사 TF를 구성하면 자발적인 신청이 많이 들어옵니다. 송년회를 함께 기획할 TF를 송년회 두 달 전, 사내 메신저 슬랙에서 모집했습니다.
그렇게 7명의 TF팀이 꾸려졌고 각자의 스케줄, 성향, 주특기를 고려 업무를 나누기로 했어요. PM, 개발자, 디자이너 등이 모여 각자의 업무 역량을 십분 발휘해주셨기에 기획 회의부터 각종 디자인, 개발, 포장, 인테리어까지 다방면으로 정말 든든했답니다.
[킥오프]
매주 수요일 오후 5시, 송년회까지 총 7번의 기획 회의가 있었습니다. 첫 회의 때는 아래와 같은 질문을 통해 우리가 할 행사에 대한 주제와 컨셉을 고민하는 시간을 가졌어요.
Q: 이 행사를 참석한 팀원분들이 어떤 경험/기분을 가져갔으면 하나요?
A: 열심히 달려온 1년이 의미 있고 뜻깊다고 생각하면 좋겠어요.
A: 최근 새로 오신 분들이 많아서 얼굴을 아직 잘 모르겠어요. 모르는 분들과 더 친해질 수 있는 시간이었으면 좋겠어요.
A: 다들 바쁘게 달려오느라 올해가 정말 빠르게 지나가고, 지금도 연말 느낌(?)을 잘 못 느끼고 있는데 2022년이 가고 2023년이 오는 새로운 기점이라는 것을 인식하는 시간이 되면 좋겠어요.
A: 송년회가 회사 내에서 진행되다 보니 자칫 일의 연장선으로 느껴지지 않도록 완전히 새로운 공간이라는 느낌을 주고 싶어요.
A: 우리 모두 좋은 팀원들과 지내며 잘 성장하고 있으니까, 팀스파르타에 오길 잘했다는 느낌을 주고 싶어요.
주고 싶은 경험이 정말 많았는데요, 이런 경험들을 가장 잘 녹여내려면 어떤 컨셉이 좋을지 열띤 토론이 이어졌습니다. 토론 결과는 아래의 표와 같이 정리할 수 있어요. 각 컨셉 별 기대되는 점과 걱정되는 점, 그리고 우리가 집중해야 할 경험이 무엇인지를 나열해가며 회의를 이어갔습니다
그렇게, 시상식으로 결정했습니다!
1. 1년 동안 함께해준 팀원들에게 감사의 마음을 담은 상을 드리는 시간
2. 팀원들이 시상식의 톤에 맞는 옷을 입고 오며 한 번 더 행사에 몰입할 수 있도록
3. 시상식은 연말에 많이 열리니 2022의 마지막과 2023의 시작을 느낄 수 있게
4. 사무실 내에서 인테리어를 했을 때 가장 반전되는 느낌을 기대
타이틀은 SPARTA RED CARPET NIGHT으로 정했는데요. 후보 중에는 스파르타 어워즈, 2022 스파르타 시상식도 있었지만 아무래도 너무 평범했어요. 상을 드리는 것 뿐 아니라 레드카펫 위에서 사진도 찍고 주인공이 되는 경험을 모두가 하면 좋겠다는 생각과 ‘팀스파르타’의 아이덴티티 컬러가 붉은색이니 ‘스파르타 레드’라는 단어가 들어가면 재밌겠다.라는 생각에 SPARTA RED CARPET NIGHT으로결정되었습니다.
[콘텐츠]
팀원분들이 영상이나 글로 참여할 수 있는 시간을 많이 만들어 함께 만든 송년회라는 느낌과 모두가 주인공이라는 느낌을 드리고 싶었습니다. 더불어, 지루하지 않도록 중간에 축하공연을 넣는다거나 짧은 호흡의 콘텐츠를 긴 호흡의 콘텐츠 앞뒤에 배치한다거나 하는 방식으로 조절했습니다.
팀원들의 영상
“2022년은 어땠어?”라는 질문에, 팀원 한 분 한 분의 짧은 소감을 모두 영상에 담아 보는 시간을 가졌습니다. 85명의 팀원분을 모두 담다 보니 영상의 길이가 길어지지 않을까, 영상이 지루하지 않을까 걱정했는데요. 사전 가이드에 잘 따라준 팀원분들의 협조와 재미있게 영상 편집해주신 능력자 팀원 덕분에 시간 가는 줄 모르게 재밌는 8분 30초의 영상이 만들어질 수 있었습니다.
영상의 시작과 끝에는 팀스파르타에서 인기 스타인 르탄이도 등장했습니다. ‘2022년은 어땠어?’라는 질문에 팀원분들이 르탄이에게 이야기하듯, 경직되지 않고 편안한 영상이 만들어질 수 있었어요. 덕분에 화면에 뜨는 서로의 얼굴을 보며 뭉클하고 웃기도 하는 재미있는 시간이었습니다.
아쉬웠던 점은, 많은 인원이 함께하다 보니 뒤에 계신 분들은 영상 아래에 배치된 자막을 보기 불편해하셨다는 점인데요. 다음번에는 시야를 조금 더 고려해서 콘텐츠를 만들면 좋겠다고 생각했어요.
시상식
송년회 전에 미리 수상 이벤트를 열어서, 팀원분들이 서로가 서로에게 상을 드릴 수 있도록 기획했었는데요. 미리 협의된 바가 없었는데도 각 팀원분께 드리고 싶은 상 이름이 많이 겹친 것도 재미있는 포인트였어요. 예를 들면 평소 스윗한 면모를 많이 보여준 분께는 많은 분이 이가 썩을 것 같다며 ‘세균맨 상’을, 자녀를 키우시는 아버지에게는 ‘간바레오또상’이 돌아갔답니다.
시상식에서 가장 중요하게 생각한 것은 모두가 동일한 수상 경험을 하면서도, 85명의 수상 시간이 지루하지 않도록 설계하는 것이었어요. 그래서 미리 테이블에 앉은 조 순서대로 8개 조가 단체 수상을 하고, 수상자의 이름과 상 이름을 불러드리는 방식으로 진행했답니다. 워낙 유쾌하고 흥미로운 상 이름이 많다 보니, 팀원들의 추천을 받아 일부 상은 본문을 읽고 소감을 발표하기도 했어요.
서로에게 준 상인 만큼 받았을 때 더 뜻깊었는데요. 재치 있는 상 이름들 덕에 시상하는 시간마저 서로의 웃음과 박수로 가득했습니다.
레크레이션
레크레이션은 조별 협동 게임과 개인 순발력 게임으로 준비했습니다. 인원이 많다 보니 안전을 위해 몸을 많이 움직여야 하는 게임은 제외했고, 모두가 함께하기 위해 조 내에서 대표가 나와 무언가를 하는 것보다는 자리에서 다 같이 협동할 수 있도록 했는데요.
게임도 시상식 컨셉에 맞춰 조금 고급스럽게 마련했습니다. 예를 들면 클래식 맞추기, 절대음감, 상식ox 퀴즈 등이 그렇죠. 그리고 새로 오신 팀원분들을 적극적으로 알아가자는 의미에서, 팀원 한 분 한 분의 얼굴을 띄우거나 목소리를 들려주고 누군지 맞추는 인물 퀴즈를 진행했습니다. 정말 박빙의 승부가 펼쳐졌는데요. 중간중간 점수를 딴 팀은 물론 잃은 팀도 다 같이 일어나 축하와 응원의 건배를 하곤 했습니다. 팀원분들이 적극적으로 참여해주셔서 더욱 즐겁고 왁자지껄한 레크레이션 시간을 보낼 수 있었습니다.
선물 나눔
팀원 한 분당 법인카드 2만원 한도로 선물을 가져와서 크리스마스트리 옆에 쌓아 달라고 미리 요청했어요. 그리고 레크레이션 1등 팀부터 순서대로 선물을 골라가실 수 있도록 자리를 마련했습니다.
송년회는 딱 하루였지만, 그 전부터 미리 송년회에 가져갈 선물을 고르고 손수 포장하면서 송년회를 향한 기대감에 설레고 행복할 시간이 길어질 수 있어 좋았어요. 예쁘게 포장된 선물을 트리 밑에 놓으니 인테리어 효과도 톡톡했습니다. 직접 준비한 선물이 어느 분에게 갔는지 궁금해하기도 하고, 포장을 뜯기 전까지 어떤 선물이 들어있는지 두근두근 하는 즐거운 시간이었습니다.
아, 그리고 혹시나 선물을 깜빡하는 팀원분이 계실까봐 송년회 TF에서도 선물을 추가로 더 준비했고 요긴하게 사용되었어요.
[인테리어]
SPARTA RED CARPET NIGHT이 열릴 장소는 스파르타 본진의 거실이었습니다. 아침, 점심, 저녁을 가리지 않고 많은 팀원 분들이 식사를 하고 커피를 마시고 잡담을 하는, 말 그대로 ‘생활 공간’이에요. 그렇다 보니, 송년회 날 하루만큼은 최대한 변화를 주고 싶었습니다. 그래서 “사무실 같지 않게”가 인테리어의 목표였어요. 그런 목표를 위해서 인테리어는 7명의 TF분들로는 부족해, 당일 일정이 되는 많은 팀원분의 도움으로 함께 완성이 되었습니다.
컨셉에 진심을, 거실 전체
일단, 벽에 붙어있던 포스터나 거실의 테이블과 책 선반, 캔틴의 각종 집기류를 모두 정리했어요. 평소 식빵을 구워 먹거나 간식을 나눠 먹는 용도로 사용되는 스탠딩 테이블은 고정되어있어서 치울 수가 없었는데요. 이 역시 평소 거실과 다른 느낌을 주기 위해서 큰 테이블보로 덮기로 했습니다. 높이만 1M에 달하는 큰 사이즈이다보니 꼭 맞는 테이블 보를 구할 수가 없어서, 궁리 끝에 4인용 소파커버 3장으로 꼭 맞게 꾸몄답니다.
평소 보던 거실이 아닌, 블랙 앤 레드 컨셉을 확실히 하기 위해서는 눈에 보이는 모든 “면”을 덮을 필요가 있었어요. 나무 바닥을 검은 카펫으로 모두 덮고, 시상식에 빠질 수 없는 레드카펫을 더했습니다. 거실 전체에 카펫을 깔기 위해 길이 재단부터, 테이핑 작업과 세밀한 위치 조정까지, 모든 인테리어 과정 중 가장 힘들고 공수가 많이 든 부분이었습니다. 어렸을 때 엄마에게 혼나며 손을 머리 위로 들 때 느꼈던 팔 저림을, 성인 되고 처음 느꼈을 만큼 오랫동안 손을 들고 작업했습니다. 하지만 그만큼 분위기 반전에 가장 큰 도움을 준 작업이라 뿌듯했어요.
천장도 빨간색과 흰색 천을 달아 평소 보던 거실이 아닌 연회장 느낌을 더해주었어요. 밝은 거실 조명을 대체하기 위한 방울 전구도 천장에 매달았지만, 넓은 공간에 비해 밝기가 약했습니다. 그래서 결국 거실 조명의 절반은 켠 채 행사를 진행했어요. 행사 분위기에는 무리 없이 대처했지만 다음에 행사를 진행하게 된다면 넓은 공간을 더 분위기 있게 밝힐 수 있도록 조명을 더 사거나 큰 조명을 알아봐야겠습니다.
디테일 끝판왕, 커튼
업무 공간과 송년회 공간을 분리하고 반전을 주고 싶었기 때문에 사무공간에서 거실로 오는 길목에 커튼을 설치했습니다. 역시 컨셉에 충실하게 고급스러운 벨벳 커튼으로 설치했는데요. 아쉽게도 벨벳 커튼이 단면이라서 뒷면의 바느질 자국과 덧댄 천이 보였습니다. 어느 방향으로 앞면을 둘지 고민하다 사무공간이라는 대기실에서 커튼을 열고 송년회라는 무대에 등장하는 느낌을 드리기 위해 앞면을 거실 방향으로, 뒷면을 사무공간 방향으로 배치했습니다.
대접받는 느낌, 테이블
레크레이션 게임을 고려했을 때 최대 8개의 조로 85명의 팀원분을 배치해야 했습니다. 이를 위해 한 테이블에 10~11명씩 앉을 수 있도록 8개의 테이블이 필요했는데요. 처음에는 원형 테이블을 알아보았는데, 공간이 넓지 않다 보니 사각 테이블로 선회하기로 했어요. 그래서 많은 인원을 앉히면서도 고급스러운 느낌을 줄 수 있도록 테이블보가 있는 직사각형의 테이블을 대여했습니다. 위에는 각 팀원 분의 이름표와 꽃병, 샴페인 잔, 식기, 간단한 다과를 세팅하고, 2022년을 함께해주신 감사의 마음을 담아 팀스파르타 굿즈 선물을 전달해 드렸습니다.
모두 멋있는 복장을 갖춘 데다 인테리어까지 연회장 분위기 물씬이라, 다들 감탄하며 “여기서 오늘 누구 결혼해도 되겠다”며 들떠 하셨어요. 하루 종일 인테리어 한 보람이 가득 느껴졌습니다.
[디테일]
콘텐츠와 인테리어 이외에도 팀원분들이 송년회의 시작부터 마무리까지 놓치지 않고 즐거운 시간을 보내실 수 있도록 다양한 디테일 들을 신경 썼습니다.
드레스 코드
자율 복장으로 평소 캐쥬얼하게 입고 왔던 사무실에 드레스와 양복을 입고 오면서 설렘과 기대감을 더했습니다. 서로의 새로운 모습을 보는 것도 색다른 느낌을 더해주었어요. 준비한 나비넥타이, 꽃 브로치, 티아라 등 다양한 소품들도 적극적으로 활용하면서 송년회 시작 전부터 들뜬 마음이 사무실에 가득했습니다.
웨이터
시상식이라는 컨셉에 맞춰 웰컴드링크로 샴페인을 따라주는 웨이터분들도 계셨습니다. 바로 대표님과 팀장님들인데요, 리본 넥타이에 손에 린넨 천을 걸치고 평소 업무를 할 때와는 사뭇 다른 모습으로 샴페인을 따라주셨습니다. 팀원들이 자리에 앉고 송년회의 시작을 기다리는 동안 리더분들과 더 친근감을 느끼며 색다른 재미를 더해주는 시간이었어요.
대화 카드
송년회 콘텐츠가 마무리된 뒤 자유로운 식사 자리에서 조금 더 편히 대화하시라고 다양한 주제의 대화 코드들을 프린트해서 쪽지로 접어 나누어드렸는데요, 밸런스 게임부터 한 해를 돌아보는 알찬 질문까지 가득한 대화카드 덕분에 팀원들 서로의 이야기가 오고 가며 송년회의 밤이 길어질 수 있었습니다.
[사내 행사를 기획, 운영하면서 유의하는 점]
아무리 열심히 준비해도 당일이 되면 아차 싶은 것들이 나오기 마련입니다. 그래서 행사 전 몇 번이고 참여자의 입장에서 시뮬레이션을 많이 합니다. 어떤 즐길 거리를 드려야 시간이 붕 뜨지 않고 계속해서 새롭게 즐거울 수 있을지, 어떤 아이템이 있어야 ‘괜찮은’ 행사가 아니라 ‘너무 좋아서 또 하고 싶고 기억에 많이 남는’ 행사로 느낄지 많이 고민하며 준비합니다. 입장했을 때, 자리에 앉았을 때, 준비한 콘텐츠들이 시작했을 때, 마쳤을 때, 같이 앉은 사람들과 이야기를 나눌 때 모두를 머리에 떠올리며 놓친 것은 없는지 계속 살폈습니다.
+) 큰 기획 외에도 이런 디테일을 고민을 합니다.
앞접시의 크기는 몇cm가 적당할까? 숟가락과 젓가락보다 포크를 놓는 것이 조금 더 고급스러운 파티 분위기에 알맞지 않을까? 하지만, 준비할 다과는 포크로 먹기에는 어려운 것들인데 젓가락을 드리는 것이 식사하실 때 편하지 않을까? 그럼 예쁜 젓가락을 찾아봐야 하는데 젓가락은 일회용은 대부분 나무젓가락뿐이고, 플라스틱 젓가락은 다회용으로 사내에 두기 어려운데. 그럼, 숟가락과 젓가락이 함께 비닐 포장된 것으로 조금 더 신경쓴 느낌을 드리자.
마지막으로, 기획했기 때문에 그대로 하는 것은 없습니다. 행사 당일의 반응과 분위기를 살펴 모든 것들은 바뀔 수 있다고 생각하고 임합니다. 중간에 원래 없던 쉬는 시간이 생기기도 하고, 테이블 위치를 옮길 수도 있고, 콘텐츠의 순서나 길이가 바뀔 수 있습니다. 중요한 것은 기획한 것 그대로를 실행하는 것이 아니라 현장에 계신 분들이 만족스러운 시간을 보낼 수 있는 것이니까요.
[마무리하며…]
두 달간의 대장정을 한 송년회를 회고하는 글이다 보니 많이 길어졌습니다. 이 글이 스스로의 회고이면서, 팀스파르타의 색깔이 묻어나는 이벤트의 면모를 보여주는 글이면서, 동시에 적은 인원으로 이벤트를 기획해야 하는 많은 분께 도움이되는 글이었으면 하는 바람을 가지고 적었습니다. 이벤트 기획과 준비 과정은 항상 고민도 많고 힘든 일이지만, 그럼에도 팀원분들이 잘 즐기고 웃고 너무 재밌었다며 이야기를 전해주실 때마다 팀원분들의 회사 생활에 한순간의 즐거움이 되어주었다는 생각에 다음 이벤트를 준비할 힘이 생기곤 합니다. 업무가 바쁜 와중에도 저와 함께 송년회TF로서 최선을 다해준 멤버들과, 이번 송년회를 적극적으로 즐겨준 팀스파르타의 모든 팀원에게도 감사를 전합니다.
2022년의 팀스파르타에는 송년회 같은 큰 연례행사 말고도 여러 이벤트가 있었는데요. 일하는 워크샵 대신 열심히 놀고만 왔던 플레이샵, 복날을 맞아 역삼동의 모든 치킨집에서 주문한 치킨을 전부 맛볼 수 있었던 스치다(스파르타에 치킨 다모였다) 이벤트, 오피스를 개방해서 저희 회사에 관심 있는 분들을 초대했던 오픈오피스데이, 다양한 백그라운드와 경험을 가진 팀원들이 서로의 경험을 나누며 뜻깊은 울림을 공유했던 스바시(스파르타를 바꾼 시간) 이벤트까지. 팀스파르타에는 다음에 또 어떤 이벤트가 열릴지 기대되지 않나요?
매일 하는 출근이, 이런 기대감으로 가득하기를 바랍니다.
모든 경험을 발판 삼아 다음에 더욱더 재미있는 이벤트로 돌아오겠습니다.
