인사담당자가 알아야 할 개인정보보호법 개정 가이드라인
HR 인사이트
2023년 1월, 고용노동부에서 새롭게 개정한 ‘개인정보보호법 개정 가이드라인'을 발행했습니다. 기본적인 개인정보보호 원칙과 인사·노무 단계에서 개인정보를 어떻게 처리해야 하는지에 관한 가이드라인이 담겨있었습니다.
HR 인사담당자는 업무 특성상 임직원과 지원자의 개인정보를 다루는 상황이 많기 때문에, 개인정보를 적절하게 다루는 범위를 항상 신경 써야 합니다.
이번 ‘개인정보보호법 개정 가이드라인’을 통해, 2023년부터 인사·노무 업무에서 개인정보를 어떻게 다뤄야 하는지 알아보도록 하겠습니다.
목차
1. 개인정보보호법 가이드라인이 개정된 배경
2. 인사·노무 업무 단계별 개인정보 처리 방법
3. 디지털 시대에 맞는 근로자 권익 보호 조치가 필요
1. 개인정보보호법 가이드라인이 개정된 배경
2023년 고용노동부 개인정보보호법 개정 가이드라인 알아보기개인정보보호법 가이드라인이 이번에 새롭게 개정된 데에는 크게 3가지 요인이 있습니다.
채용절차법과 근로기준법, 개인정보보호법 등 인사·노무 단계별로 준수해야 할 개인정보보호 관련 법령과 개인정보 처리 기준, 유의사항 안내
AI와 각종 디지털 기술(영상, 생체정보, 위치정보 등) 운영에 맞는 개인정보 처리·보호방법·절차를 제시하고, 특히 재택근무 시 정보유출 방지를 위한 개인정보 준수사항을 안내
근로자의 개인정보 침해사고에 대한 예방 방안을 제시하고, 침해사고 발생 시 침해신고, 분쟁해결, 손해배상 등 정보주체 권리보장 내용 안내
근로자의 개인정보보호에 관한 기본적인 정보들을 다루고 있습니다. 하지만 최근 많은 근로자가 개인정보 이슈에 민감하게 반응하고 있고, 재택근무를 위해 다양한 디지털 기술이 도입되고 있어서 개인정보 침해를 예방하고자 가이드라인을 발행한 것으로 보입니다.
2. 인사·노무 업무 단계별 개인정보 처리 방법
2023년 고용노동부 개인정보보호법 개정 가이드라인 알아보기개인정보보호법 가이드라인에서는 인사·노무 업무 단계를 총 4단계(채용준비, 채용결정, 고용유지, 고용종료) 나눴습니다. 각 단계 핵심 정보만 간단하게 파악해 보도록 하겠습니다.
채용준비
채용준비 단계에서 가장 신경 써야 하는 부분은 바로 ‘채용에 필요한 개인정보 수집’입니다. [채용절차법 제4조의 3]에 근거하여, 기업은 채용 과정에서 최소한의 개인정보만 수집해야 하며, 이를 채용 공고를 통해 지원자에게 공지해야 합니다.
외모, 키, 출신 지역, 재산, 가족관계 등 채용에 불필요한 정보나 민감한 정보는 수집해서는 안 됩니다. 채용 대행사를 이용하는 경우에는, [개인정보보호법 제26조]에 따라 해당 업체에 대한 교육과 관리가 필요합니다.
또한 채용 과정에서 지원자의 개인정보 유출 방지에 필요한 기술적·물리적 조치를 취해야 하며, 채용서류 반환 요청이나 개인정보 열람 요구 등 지원자의 권익 보장에도 힘써야 합니다.
채용결정
채용결정 단계에서는 입사자 개인정보 수집 사항을 점검하셔야 합니다. 임금대장이나 근로자 명부 등 근로기준법 등 법령 준수를 위해 필요한 경우 해당 법령을 근로자에게 안내하고 개인정보를 수집할 수 있습니다.
그리고 근로계약이나 연봉계약, 인사발령, 교육훈련, 복리후생 등 근로계약 체결과 이행을 위해 필요한 경우에 한해서는 최소한으로 개인정보를 수집해야 합니다.
고용관계가 종료되면 기업은 퇴사자의 불필요한 정보를 모두 파기해야 합니다. 단, 경력증명과 인사정책 수립 목적으로 현직 근로자와 분리하여 보관할 수 있으며, 근로기준법이나 퇴직급여법 등에서 규정한 보관기간을 준수하시기를 바랍니다.
고용유지
고용유지 단계에서도 인력관리(인력배치, 인사평가, 영업양도 등)를 위한 개인정보 수집 및 처리, 근로자 권익보장 등을 신경 써야 합니다
특히 전보나 승진과 같이 근로자의 개인정보를 공개해야 하는 경우와 인수합병으로 개인정보 관리가 이전되는 경우에는 근로자의 동의가 필요하며, 동의하지 않을 시 조치 방법을 근로자에게 알려야 합니다.
또한 디지털 장치 도입에도 유의할 점이 있습니다. CCTV와 같은 영상정보처리기기, 차량에 설치된 위치정보 처리장치, 근태관리를 위한 생체정보 처리장치 등 다양한 디지털 장치를 활용하고 있죠. 디지털 장치를 도입하는 경우 근로자의 의견 청취와 노사 간 협의(근로자참여법 제20조 제1항 제14호)를 우선해야 합니다.
또한 디지털 장치 도입 시 개인정보의 수집·이용 목적, 수집 항목 등을 사전에 알리고 동의를 받아야 하며, 생체인식정보는 원칙적으로는 수집할 수 없지만 예외적으로 필요한 경우 정보 주체인 근로자로부터 별도의 동의를 받아 수집할 수 있습니다.
고용종료
마지막으로 요즘 레퍼런스 체크(평판조회)를 진행하는 기업이 많죠. 기업이 퇴사자의 개인정보를 제공하려는 경우에는 정보주체의 동의 필요합니다. 잘못하면 개인정보보호법을 위반하게 되니 꼭 참고해주시기를 바랍니다.
3. 디지털 시대에 맞는 근로자 권익 보호 조치가 필요
2023년 고용노동부 개인정보보호법 개정 가이드라인 알아보기이번 2023년판 ‘개인정보보호법 개정 가이드라인'에서는 적법한 개인정보 수집 방법과 처리 방침, 관리 방법과 예시 사항, 개인정보 침해 시 피해 구제 방법까지 자세하게 나와 있었습니다.
무엇보다 많은 기업에서 재택근무와 원격근무를 도입하고 있고 근태관리를 위해 다양한 디지털 기기를 활용하는 만큼, 디지털 장치를 활용한 위치정보와 생체인식 정보, 근태관리 정보 수집에 노사 간의 진지한 협의가 필요할 것으로 보입니다.
아직 ‘개인정보보호법 개정 가이드라인'을 확인하지 못한 HR 인사담당자분들은, 고용노동부 홈페이지에서 다운받아 보시고 자사 인사·노무 업무 프로세스에 적극 반영하시기를 바랍니다.
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