생산성 향상을 위한 자료관리 구축
일을 효율적으로 도 와주는 스마트워킹 툴
세상은 빠르게 바뀌고 수많은 정보들이 쏟아진다. 하지만 수많은 자료가 모두 유익한 정보가 되는 것은 아니다. 하지만 자료를 잘 관리할 수 있다면 업무 생산성은 올라간다. 스마트폰과 클라우드 환경이 되면서 자료관리는 더 중요해지고 방법도 발전하고 있다. '일을 효율적으로 도 와주는 스마트워킹 툴'에 이어 이번에는 자료관리 시스템을 어떻게 구축하는지 알아보자.
자료관리 시스템 구축을 통해 얻어지는 것
현재 나는 매주 팟캐스트, 매거진, 책 집필, 강의 자료준비, 강의 진행 등을 업무로 하고 있다. 준비하고 실행하는 것으로 일주일이 부족해 일에 소비되는 시간 자체를 줄이 는 것이 최우선이다. 업무에 필요한 정보와 자료, 이것을 토대로 결정할 수 있는 시간까지 고려해야 한다. 1인기업에게 언제나 부족한 부분이기도 하다. 작업환경에 맞춰 평소에 꾸준하게 하는 것이 자료관리다. 자료관리 시스템을 만들면 시간을 관리할 수 있고, 정보를 지식화 하는 작업을 통해 트렌드를 이해하게 되고, 올바른 판단을 할 수 있게 된다.
자료관리 구축으로 얻어지는 것?
첫째, 시간관리
둘째, 트렌드 이해
셋째, 올바른 판단력
생산성을 위한 자료관리
자료 관리 시스템은 컴퓨터와 모바일에서 손쉽게 접근할 수 있는 클라우드 기반으로 만들면 좋다. 수집하는 자료는 통상 정보, 파일, 생각 등 3가지로 구분할 수 있다. 클 라우드에서는 수집과 작업 유형으로 구분해 자료를 수집한다. 예를 들어 에버노트는 노트에 첨부파일로 관리할 수 있지만, 첨부 파일 편집은 구글 드라이브가 더 편하다. 아 이디어 수집은 에버노트가 편리하지만, 아이디어를 찾아 서 정리 작업을 하기에는 워크플로위가 좋다. 수집과 작 업 모두를 간편하게 할 수 있도록 구분하니 오히려 활용도가 높아지고 있다. 자료관리 시스템 구축은 초반에 힘들더라도 장기적으로 보고 안정화하면 더 단순하게 활용할 수 있을 것이다.
자료관리 할 때 지켜야 할 원칙
관리는 축소하고, 검색과 공유는 확대해야 한다. 관리가 어려우면 지속성이 떨어진다. 중요한 것은 수집보다 활용을 확대하는 것이다. 자료관리도 스마트폰으로 접근성이 좋고 가벼운 환경으로 할 수 있다. 외부와 협업이 늘면서 공유가 중요해지는데 공유문서는 되도록 간편한 것이 좋다. 관리는 최소화하고 활용은 극대화하는 방식에 초점을 맞추는 것이다.
1인기업 매거진에 기고한 내용이다.
http://www.podbbang.com/ch/10819
