구글 검색하듯, 자료도
관리보다 검색이다
자료관리 어려움을 검색으로 해결하는 방법
자료관리 어려움은 누구나 동일하게 겪는다. 바쁘고 정신없을 때, 프로젝트가 늘어나면서 언제나 겪게 되는 것 중에 하나이기도 하다. 이럴 때면 항상 하는 것이 정리하는 시간을 늘리는데, 항상 해봐도 일시적이다.
자료관리 부분에 오랫동안 경험하고서 터득한 것중 하나가 정리시간을 늘리거나, 따로 정리 작업을 주기적으로 한다고 해서 해결이 되는 것은 아니라는 것이다. 해결책은 간단한데, 관리하지 않는거다. 달리말해 구글 검색하듯 자료도 관리보다 검색으로 찾을 수 있다면 모든 것이 해결된다.
관련해서 어떻게 하는지 자세히 이야기하고자 한다.
통상 자료관리 어려움을 갖는 이유?
(1)해당문서가 규칙적으로 정리가 되어 있지 않다
(2)어디에 문서가 저장되어 있는지 구분이 어렵다
(3)문서 유형이 다양하며, 한 곳에 저장이 어렵다
이런 유형에 문제 해결책으로 모든 자료는 한 곳에 저장하고 있으며, 규칙적인 문서 작성을 하고 있다. 단순하게 컴퓨터로 작업보다는 에버노트와 구글 드라이브라는 클라우드 툴을 사용하려 자료관리를 하고 있다.
클라우드 툴의 경우는 자료관리의 어려움을 해결해주고 있다. 데이터의 안정성이나 접근성이 좋다. 하지만 자료관리 영역에서는 일부 해결해주고 있으나, 데이터가 쌓이게 되면 동일 문제가 발생하기에 해결책은 별도로 찾아야만 한다.
관리 축소하고, 검색 확대한다
통상 우리는 구글을 통해 원하는 자료를 찾는다. 엄청난 데이터가 있더라도 몇 번의 검색을 통해 해당 문서를 쉽게 찾을 수 있는데, 내 컴퓨터 환경에서 동일한 것 검색해보면 어떨까 생각해봤다.
물론 처음부터 찾을 수 없을 거다.
만약, 블로그를 가지고 있고, 구글에서 블로그 검색 유입을 확대하려면 어떻게 하는가? 자신의 블로그에 검색엔진최적화(SEO) 작업을 통해 해결책을 찾듯이, 로컬문서(컴퓨터 환경)에 대해서 검색을 통해 찾고자 한다면 동일한 방식으로 좋은 결과를 얻을 수 있다.
내 문서에 대해 검색엔진최적화 작업은 어떻게 하는가?
만약 에버노트의 경우라면, 노트제목과 본문작성이다. 구글 드라이브의 경우는 문서제목 일거다.
에버노트의 노트제목 작업을 어떻게 작성할지 참고하려면 아래 내용 참조
이후부터는 사용하고 있는 클라우드에서 구글에서 검색하듯이 원하는 자료를 검색으로 찾아라. 꾸준하게 반복적으로 작업을 하다 보면, 최상의 결과 값을 얻을 수 있다. 이후부터는 정리 작업을 줄이고 활용을 확대하게 되리라 본다.
경험을 해보면, 시간관리에서 가장 중요한 것 중에 하나는 반복적인 시간을 줄이는 거다. 통상적으로 관리하는 시간과 찾는 시간을 줄일 수 있다면 업무에 상당 부준을 줄일 수 있다.
