에버노트, 검색을 위해
노트제목 모두 바꾸어야 하나?
자료관리문제연구소 노하우
에버노트 사용을 보다 편리하게 사용하는 방법이 없을까 생각하던 중에 가장 기본이 되는 검색으로 에버노트를 사용할 수 있도록 제안을 했던 것이 '검색 기반의 에버노트 분류법'이다.
검색기반의 에버노트 분류법을 생각하게 된 발단은 이렇다.
컴퓨터 파일 관리 중에 가장 중요한 것 중에 하나가 파일 제목이다. 오피스 파일 작업 후 파일명을 어떻게 주었는지 여부인데, 대체적으로 폴더 위주로 작업 후 파일명은 제대로 넣지 않는다.(예로 회의록.doc 형태이고 어느 회의인지는 폴더명을 봐야 알 수 있다) 이렇기 때문에 폴더관리를 철저하게 할 수밖에 없다.
에버노트도 동일한 방법으로 노트북으로 작업하다 보니 검색보다는 폴더를 선택하고 파일 찾듯이 노트북 선택 후 노트를 찾는 순서가 되어버렸다. 이렇다 보니 노트 검색으로 원하는 것이 나올 수가 없게 된다.
이럴 때 좋은 방법은 노트 제목이며, 보다 철저하게 작성할 경우 해답을 찾을 수 있다.
필자의 노트는 7천 개가 넘는다. 그렇다면 모든 노트가 노트제목을 작성하고 있나?
그렇지 않다. 모든 노트에 노트제목을 작성하는 것은 무의미하다. 필요한 것 위주인데, 작성 기준은 '검색이 용이한 노트 제목 작성법'으로 구분을 해서 노트 제목을 작성한다.
예로 수집 노트(스크랩)의 경우는 따로 하지 않는다. 단지 주로 한글 검색 위주로 하다 보니, 영어로 된 것을 한글로 찾고자 하는 단어를 함께 넣어둔다. 그 밖에 명함의 경우는 이름과 회사명 정도가 전부다.
에버노트에 작성하고자 하는 노트는?
(1)아이디어 노트
(2)스크랩
(3)계획노트
(4)업무노트(문서관리, 회의록)
(5)할일노트
(6)프로젝트
(7)고객관리
(8)여행노트
(9)명함관리
(10)맛집, 영수증, 사진, 구매노트
여기서 관리가 직접적으로 필요한 것과 아닌 것으로 구분된다.
예로 프로젝트의 경우는 직접적으로 노트를 작성하고 해당 노트에는 부가적인 것이 연결될 수 있다. 명함이나 영수증, 아이디어, 회의록, 스크랩 등등 여러 개의 노트가 함께 구분 없이 사용해야 하는 경우가 있다.
또한 노트를 살펴보면 단일 노트로 사용되기도 하지만, 다른 노트와 연관되어서 작업을 해야 하는 경우가 있다. 이런 점을 명확하게 구분할 수 있어야 분류 작업에 혼동이 일어나지 않는데 이런 작업은 작성한 노트를 분석하고 사용을 고려해보는 것으로 답을 찾을 수 있다.
이처럼 연결성을 가진 노트로 인해 혼돈이 일어나고 이걸로 인해 여러 개의 노트북과 복잡한 태그 방식을 적용하려고 하는데, 이것을 해결하는 방법은 일하는 프로세스에서 해답을 찾을 수 있다. 자신의 업무환경을 분석해서 사용하는 노트에 적용해야 한다.
예로 명확한 것을 구분했다면, 여기서 주로 명확한 것은 프로젝트의 경우가 크다. 필자는 책 집필이나 외부 프로젝트, 아님 팟캐스트와 같은 것이 해당되며, 이후부터는 해당 부분의 노트를 최소화해서 노트 작성을 한다. 이때 노트제목은 철저히 하고, 하나의 노트에 쉽게 구분하고 볼 수 있도록 작업 상황 노트를 정리한다. 모든 것에서 스크랩은 필요하면 해당 태그로 정의를 내려서 작업의 방식을 달리한다.
또한, 반복적인 회의라면 하나의 회의노트로 작성해서 전체적인 내용을 볼 수 있게 하거나, 전체 작업 상황을 표로 작성해서 노트링크로 연결해서 볼 수 있도록 한다.
이렇게 작업해보니 달라진 것이, 과거에는 200개 정도 노트였다면 최근에는 30~40개 정도 노트로 축소했고, 컨퍼런스 행사의 경우도 이젠 5~7개 정도 노트 정도다. 최근 1인기업가다 팟캐스트 노트도 10개 이내로 쉽게 전체의 상황을 보면서 작업을 도와주게 된다.
여러 노트가 발생해서 찾아서 정리한다거나 노트와 노트를 연결하는 작업을 해야 하는 경우가 점점 줄어들었다.
이와 같이 노트 과부하 현상은 일어나지 않고, 상당한 노트제목을 작성하느냐 소비도 줄어들게 되면서 분류가 되어지는 것을 볼 수 있다.
다시 그럼, 모든 노트에 노트제목을 작성하냐?
개인적으로 프로젝트가 우선이다.
그밖에 직업군에 다르겠지만 고객관리노트, 일부 업무노트가 등이 될 것이다.
나머지 노트는 해당 노트에 연결되어지거나 첨부되어서 사용이 늘고, 태그 정도로 마무리 해도 충분하다.
참고로 "정기적으로 수요일, 토요일 에버노트 강좌 오픈"
