에버노트, 눈앞에 정리뿐만 아니라 앞으로도 해결되어야?
자료문제관리연구소 노하우
한주에 2백개 이상의 노트가 쌓일 때가 있었다. 책 작업과 외부 원고, 프로젝트와 강의자료 모두 준비하다 보니 필요한 자료가 많았다. 이렇게 1~2주 정리하지 않으면 기본수집함(@inbox) 노트북에 400개 가까이 노트가 쌓였다. 이후 400개의 노트를 해당 노트북으로 분류 작업을 해주고 나서, 1~2주가 지나면 또다시 반복적인 작업을 해주어야만 노트가 정리된다. 이런 작업은 컴퓨터에서도 동일하게 폴더관리를 했던 것이라 어려움을 가지지 않았지만, 에버노트에서는 노트 수가 훨씬 더 많았기에 번거로움이 무척 컸다.
이에 대한 해결책은 찾은 것이 첫 번째는 태그이고, 두 번째는 노트제목, 세 번째는 검색방법이다. 이들의 조합을 확대하면서 각각의 단계에서 작업을 최소화하면서 연결성을 확대해서 검색폴더와 바로가기 작업이 분류방식과 작업환경을 구축하게 된다.
하지만, 우선 기본적인 기능은 숙지해야 하고, 어느 정도 노트 수가 있어야 하기에 지난 1월부터 에버노트 초급, 중급(2번진행), 고급 강좌를 순차적으로 진행했다. 에버노트를 왜? 무엇을? 어떻게? 시도하는지 순차적으로 경험할 수 있도록 준비했고 이번 시도 덕에 전체적 큰 틀을 정리했다. (2월은 17일부터 진행)
에버노틑 초급-중급-고급 정기강좌 소식 (에버노트 카페)
어제는 1차 고급과정을 진행했다. 참여하신 분 중에 1년 넘게 사용하면서 3천 개가 노트와 100개 넘는 노트북을 사용하는 분이 있었다. 물론 지금도 잘 사용하고 있지만 정리가 덜되어 활용도가 떨어진 부분을 해결책을 찾고자 오셨다. 예로 노트북을 계속 사용해야 하나, 아님 태그로 작업해야 하나 말이다. 작업환경을 보니 앞으로도 작업량이 꾸준하게 늘어나기에 노트 수와 노트북 증가는 피할 길이 없었다.
해결책으로 노트북 수를 줄이거나 태그를 적용하는 것보다는 우선, 자신의 (1)노트 분석해야 한다. 어느 정도의 웹클리핑 자료가 있고 작성을 하는지, 문서 파일, 명함이나 영수증, 서류 등의 속성을 분석해서 작업의 양을 이해야 한다. 이것을 토대로 새로운 (2)분류방법을 선택합니다. 이 말은 (1)번에 작업한 것을 토대로 마인드 맵이나 작업환경을 아래와 같이 나열한다.
위와 같은 다양한 분류 한 것을 토대로 노트 규칙을 작성한다. 전체적으로 다시 노트북과 태그, 또는 모든 것을 태그로 구성하거나, 필요한 것은 노트 제목을 작성한다. 노트 양에 따라 상당한 시간이 걸릴 수도 있다.
에버노트, 검색을 위해 노트제목 모두 바꾸어야 하나?
이후 관련해서 (3)작업환경 구축이다. 주로 쉽게 업무에 맞게 쉽게 접근해서 작업을 하도록 하는 건데, 기본적으로 제공하는 검색폴더와 바로가기가 이에 해당한다. 결국 이 작업으로 인해서 분류의 방법을 더 이상 하지 않게 되는 것이다.
위 작업이 주의할 것은?
(1)모든 노트에 제목을 달아서는 안된다.
(2)노트, 태그, 노트북 작업은 최소화다.
(3)검색 환경을 최대한 활용한다.
에버노트는 고급검색이 다양하게 제공한다. 때에 따라서는 우리가 분류작업 없이도 원하는 것을 손쉽게 분류가 가능한데, 해당 사항은 아주 쉽게 풀어갈 수 있으니 고급검색은 살펴보길 바란다.
2월에는 계속해서 오프라인 과정은 계속해서 진행된다.
