Q.에버노트, 검색으로 찾아봐도
찾는 것은 어렵다.
자료관리문제연구소 노하우
에버노트 검색은 훌륭하다. 이것 때문에 에버노트 선택하는 사용자가 상당수가 될 정도이고, 실질적으로 업무 활용도가 매우 높은 것 중에 하나다
에버노트 아시아 총괄대표인 트로이 말론은 언론 인터뷰에서, '에버노트는 강력한 검색 기능을 제공한다. 제목이나 키워드는 물론 이미지 속 텍스트, 첨부파일 속 텍스트까지 검색할 수 있다. 또 굳이 검색하지 않더라도 연관된 노트를 보여주는 '연관 콘텐츠' 기능도 있기 때문에, 이전에 작업했던 노트를 쉽게 찾을 수 있다"며 기본 제공하는 3단 검색에 대해 언급했다. 이는 바쁜 직장인이나 협업자들에게 커다란 도움이 된다.
(참조 - http://it.donga.com/22306/)
하지만, 아무리 좋은 것도 무조건적으로 쌓거나 자료가 많아지면 쉽지 않게 된다. 개인적으로 7천 개가 넘은 노트를 가지고 있지만 문제없이 사용할 수도 있고, 1천 개 되더라도 너무 많은 검색으로 인해 어려움을 가질 수도 있다. 그렇다면, 어떻게 해결할 수 있는지 하나씩 살펴보자.
Q.나의 에버노트에 분류하지 않는 노트가 3천개다
위 질문은 이메일로 받은 내용을 정리했다.
에버노트에는 7천 개의 노트가 있고, 분류는 거의 하지 않는다. 이젠 분류 보다는 검색으로 원하는 노트를 찾는다. 이렇게 하더라도 불편하기 보다, 노트를 생성하고 분류작업을 하지 않아서 편리하다.
또한, 분류로 구성된 1차적 검색이 아니라 검색기반의 2차적 검색으로 확대해서 작성하는 노트가 자동적으로 분류가 되어진다. 일명 컴퓨터 바탕화면에서 바로가기 클릭하면 원하는 자료가 모두 제공되는 것과 같으며, 작성하는 노트는 원하는 위치로 자동 배열하게 한다.
이런 방법이 어려운 것은 아니라, 그동안 폴더 기반으로 모든 자료를 관리하려는 생각에서 벗어나면 해결할 수 있다. (참조 - 폴더관리에서 벗어나면, 에버노트가 제대로 보인다)
(1) 노트 제목 작성을 고민해야 한다.
컴퓨터 파일 관리 중에 가장 중요한 것 중에 하나가 파일 제목이다. 오피스 파일 작업 후 파일명을 어떻게 주었는지 여부인데, 대체적으로 폴더 위주로 작업 후 파일명은 제대로 넣지 않는다.(예로 회의록.doc 형태이고 어느 회의인지는 폴더명을 봐야 알 수 있다) 이렇기 때문에 폴더관리를 철저하게 할 수밖에 없다.
에버노트도 동일한 방법으로 노트북으로 작업하다 보니 검색보다는 폴더를 찾아서 파일을 찾듯이 노트북을 찾아서 노트를 찾는 순서가 되어버린다. 그렇기에 노트 검색을 해서 찾는 것은 항상 원하는 것이 나올 수가 없게 된다.
이럴 때 좋은 방법은 노트 제목을 좀 더 철저하게 작성하는 거다.
물론 처음부터 쉽지는 않겠지만 나만의 노트 규칙을 작성해서 꾸준하게 전체 노트수를 정리하다 보면 앞으로는 검색이 좋아지게 된다.
개인적으로 아래와 같은 방식으로 노트 규칙을 작성해서 운영 중이다.
(2) 자주 검색하는 것은 검색폴더를 만들어 바로가기에 넣어둔다
일반적으로 단순 키워드 검색만으로는 한계가 발생한다. 노트북과 태그, 또는 태그 기반으로 큰 단계로 1차적 분류를 해둔다. 초기에는 노트북 5개 정도, 태그도 10개 이내로 시작해서 운영하고 장기적으로도 분류는 크게 늘리지 않는다. (참조 - 에버노트 검색 폴더 만드는 방법)
통상 노트북과 태그를 아래와 같이 설명하는데, 가로는 노트북 개념, 세로는 태그 개념이다. 특정 주제로 노트를 찾아야 할 때는 역시 태그가 편리하기 때문이다.
(3)노트 수 최소화 작업한다
동일 주제의 내용을 서로 다른 여러 개의 노트로 만들어서 관리는 오히려 관리만 늘어난다. 이런 점을 줄이려면 가능하면 최소한의 노트 작업을 고려한다. 예로 A업체 고객관리를 할 때는 만날 때마다, 요청하는 자료마다 새로운 노트로 작업보다, 하나의 노트로 업데이트해서 작성한다. 이럴 경우 기존에 무엇을 요구했는지도 찾아볼 수 있고 관리적 어려움도 줄어든다.
점점, 새로운 노트 작성보다 업데이트 노트가 늘어나는 현상을 보는데, 이러면서 제대로 된 정보가 쌓이는 것도 느낄 수 있다.
위 두 가지 방식을 반복적으로 진행하다 보면, 바로가기 메뉴에는 기존에 노트북 환경처럼 내가 필요한 작업환경들이 나타나게 된다. 이제 부터는 좌측 메뉴는 새로운 프로젝트가 나올 때 추가 하지만, 기존의 노트 작성 시에는 자동으로 분류와 검색을 할 수 있어 노트 작성 시 노트 제목과 큰 분류의 태그만 넣어주면 모든 것이 해결된다.
초기에는 노트북 분류가 늘어나겠지만 이것도 위와 같은 방식을 이해하게 된다면 이후부터는 최소한의 태그와 노트 제목으로 모든 것을 검색하게 된다.
참고로 "정기적으로 수요일, 토요일 에버노트 강좌 오픈" 합니다.
