워크플로위는 생각코딩도구다 - 최환진
워크플로위 사용자 인터뷰
워크플로위 사용자 매뉴얼 2번째 버전 인터뷰편에 공개한 내용이다. 첫 번째로 생각코딩도구로 사용하는 이그나잇스파크 최환진 대표다.
이그나잇스파크 대표, 1인기업협동조합 이사 - 현재 창업과 비즈니스 관련한 체험중심의 실전 교육과 멘토링, 그리고 창업 교육자들의 트레이너로 활약하고 있다. 평소 사고 프레임워크에 관심을 가지고 이를 다양한 교육 및 워크샵에 활용하여 높은 성과를 창출하고 있다. 많은 일의 시작을 할 일 목록으로 시작할 만큼 목록 중심의 생각정리를 일상에서 실천하고 있다.
Q. 워크플로위는 어떤 계기로 사용하게 되었는가?
A. 페이스북에서 생산성 툴 소개를 자주 받는다. 이중에 홍소장님 활용 사례를 보고 이거다 싶어 바로 사용했다. 워크플로위를 처음 사용하면서 가장 인상적인 점은 줌인-줌아웃(목록 펼치기/닫기)의 기능이다. 이런 점을 활용할 경우 전체 생각을 정리할 수 있어 매우 유용할 거라 생각했다.
Q. 워크플로위를 통해 자신만의 생각 정리하는 노하우 하나씩만 소개해 주었으면 한다
A. 목록사고 활용한다는 점에서 주제를 일단 정하면 관련 내용들을 틈틈이 추가하고 정리한다. 텍스트만 입력이 가능해서 빠르게 작성할 수 있고, 일단 어느 정도 내용이 입력되면 이후 구조화나 순서화, 체계화를 빠르게 진행을 도와준다. 강력한 탭 기능으로 목록 항목을 이동시키거나 상위/하위로 이동할 수 있어서 빠르게 구조화된 내용 구성이 가능하다. 이점에서는 정말 파워풀하다.
만약 이미지의 경우가 필요하면 Dropbox나 Google Drive에 저장하고, 공유 링크를 생성해서 워크플로위에 추가한다
Q. 워크플로위로 어떻게 활용하는지 소개 좀 해주세요?
A. 업무 전반에 걸쳐서 사용한다. 주로 신규 기획이나 교육 프로그램 구상에 많이 사용하며, 현재 운영하고 있는 강사 육성 프로그램에서 매우 큰 도움이 되고 있다. 강의할 구성안에 필요하면 워크플로위를 통해서 세부 목차까지 작성하고, 온라인 협업을 통해서 내용 부족한 것을 채워 나갈 수 있기에 다른 어떤 툴보다 완벽하게 작업할 수 있다.
워크플로위의 알람 기능(이메일 전달)은 공동 협업자가 신규로 작성하거나 수정한 내용 부분들에 대해서 메일(전날 작업한 요약본)을 통해 알려준다는 점에서 매우 유용하다. 협력자와 워크플로위에 작성한 task에 대한 내용들은 MeisterTask라는 업무협업 서비스를 이용해 등록하고 협의하여 진행한다.
Q. 워크플로위 사용 후 달라진 변화가 있는가? 기존에 어떤 도구로 작성을 했나?
A. 원래는 에버노트 사용하거나 Dropbox의 paper를 사용해서 업무 관련한 목록이나 글들을 작성했다. 현재에도 긴 글을 작성하거나 목록 정리에 경우에도 두 가지 애플리케이션을 많이 사용하고 있다.
기존과 달라진 점은 미리 선 기획(pre-planning)을 워크플로위에서 먼저 구성하고, 일정 부분 내용 구성이 마무리되면 에버노트나 Paper를 활용해서 전체 내용을 작성하는 업무상 과정 구분이 자연스럽게 생겼다는 점이다. 에버노트나 Paper가 문서를 작성하는 기능에 좀 더 초점을 맞추고 있다는 점에서 문서나 자료의 구조와 체계를 먼저 정하는 부분에서는 워크플로위가 한 수 위의 기능을 가졌다.
Q. 다른 클라우드 도구는 어떤 것을 사용하고, 연계해서 사용하나?
A. Dropbox, Google Drive, Evernote를 사용하고 있다. 현재는 Droplr이라는 이미지 캡처 & 공유 서비스를 새롭게 사용해보고 있다. 워크플로위에 텍스트만 입력이 된다는 점에서, 이미지 등으로 간편하게 추가할 수 있는 기능이 필요했다.
Dropbox, Google Drive의 경우는 이미지 캡처 후 별도의 파일로 클라우드 드라이브에 저장하고, 공유 링크를 생성해야 하는 번거로움이 매우 크다. 이점에서 Droplr는 workflowy의 이미지 추가 기능 부재를 어느 정도 완화시켜주는데 많은 도움이 될 것으로 기대한다(Droplr는 무료로도 사용 가능하나, 월 10개의 이미지 저장만 가능하다. 그 이상 사용하는 경우에 Pro 계정으로 유료 업그레이드가 필요하다).
Q.워크플로위 두 가지 태그 유형이 있다 # 과 @ 이 있는데, 각각 어떤 용도로 사용하나?
A. 구분하여 사용하고 있다. @는 주로 대상(target/people), 장소(place), 시간(time)등을 표시하는 데 사용하고 있다. 예를 들어, @홍순성소장 , @2017-05-20, @online, @company, @창조허브 등이 있다.
#은 업무용도에 맞추어 사용한다. 예를 들어, #progress, #done, #with, #project, #task, #delegate 등이 가능하다.
@과 #는 필요시 결합되어 사용되며, 앞으로 #과 @태그는 늘어날 것 같다.
Q.워크플로위를 통해 가장 큰 도움이 되고 있는 것을 꼽으라면?
A. 편집 가능한 공유 기능을 통해서 협업하는 분들과 효율적인 업무 진행이 가능하다. 편집된 내용들의 e-mail기반의 알림 기능도 유용하게 사용하고 있다.
대-중-소분류의 단계적 목록 작성을 통해 내용 구조화 먼저 수행하고, 이후 문서작성이나 슬라이드의 작성을 빠르게 진행할 수 있기에 업무 효율이 몇 배나 높아졌다.
워크플로위로 가장 많이 사용하고 있는 것은 기획업무와 자료조사/리서치, 중/장기적 계획 수립에 많이 활용하고 있다. 업무관련하여 할일이나 중요한 일들을 틈틈이 생각날 때마다 적어두는 메모장으로도 사용하고 있다.
최근에 추진하고 있는 강사 육성과정의 진행 위해서 워크플로위를 활용하여 교육 콘텐츠 기획하고 개발하는 과정을 진행하면서 작성방법과 tag의 다양한 사용을 통해 빠르고 간편하게 교육 콘텐츠의 내용과 체계를 협업을 통해 만들어가는 과정에 직접 참여해보면서 교육 수강생이 무척이나 큰 인상받았다(18년 업무 경력을 완전히 뒤집는 획기적인 경험이었다고 말씀해 주었다^^). 워크플로위의 파워를 유감없이 소개한 멋진 시간이 되었다.
Q.워크플로위 시작할 때 어려운 점을 느끼는데, 어떻게 해결했나?
A. 사용에 어려움은 없었다. 보통 키보드 단축키를 익히면 좀 더 빨리 사용할 수 있다. 키보드 단축키가 항상 표시되어 보고 필요할 때 바로바로 사용할 수 있어서 좋았다.
기능상 사용이 어려운 부분은 노트를 작성하고, 빠져나오는 부분이다. shift-enter를 두 번 입력하면, 노트 작성에서 빠져나오는 것을 몰라서 커서 이동에 어려움이 있었다. 이제는 편하게 사용하고 있다.
아쉬운 점도 있다. Omnioutliner라는 애플리케이션의 경우, 스타일 기능이 지원된다. 글자크기와 색상 등의 변경이 가능한데, 워크플로위에는 이러한 기능이 없어, 내용 중에서 중요한 부분들을 하이라이트 하기가 어렵다. 기호 등(!!, ** 등)으로 말머리에 표시해두곤 하는데, 이 부분도 앞으로 지원되면 좋을 것 같다.
워크플로위 사용자 매뉴얼 - 인터뷰편 다운로드 링크
