직장인에게 시간관리 해결책은 정보관리다

중소기업 클라우드 컨설팅

중소기업의 대표가(임원) 찾아와서 요청한 것이 시간관리다. 물론 저에게 시간관리를 해결해 달라는 이유는 정보와 자료관리의 문제를 풀고 싶어서다. 이 둘의 문제가 곧 시간관리를 어렵게 하기 때문이다.

에버노트로 기업 컨설팅 보고서 사례 정리
http://sshong.com/archives/20753

정보가 부족하다 보니 잦은 회의, 전체적으로 오류가 발생하며, 팩트 기반의 회의가 우선인데 그렇지 못하고 회의만 계속 진행한다. 직원은 자료를 전달했다 하고, 대표는 자료가 어디 있는지 모른다. 이메일과 메시징 기반으로 자료를 제공하다 보니 원활한 커뮤니케이션이 안되고 있어 발생하는 문제다. 어쩌면 직원과 팀장, 팀장과 대표 간에 자료들이 모든 직원들에게도 공통적으로 공유(협업)를 통해 작업할 수 있다면 크게 달라질 건데 현재로서는 그렇지 못하다. 또한 파일 기반으로 되어 있다 보니 모든 자료를 한 곳에 보관과 관리가 쉽지 않고, 검색도 어렵고 모바일 활용이 떨어진다. 특히 비 정형화된(종이, 사진, 동영상) 문서까지 연결은 더욱더 그렇다.

이건 대표 혼자만의 문제가 아니라 직원들과 원활한 커뮤니케이션이 안되고 있어 발생하는 문제이다. 이를  해결하기 위해서 클라우드 서비스를 제공해주는데, 크게 구글과 드롭박스, 에버노트다. 우선 에버노트 기반으로 전체 업무 문서, 업무일지, 회의록 기반의 내용을 정리하고, 모든 직원들에게 공유한다.  이후부터 문서를 찾는 것은 에버노트이고, 여기 없으면 정리가 안된 것이다. 다음으론 문서를 파일 기반으로 올려놓지 말고 전체 상황을 펼쳐서 볼 수 있도록 노트 작성을 고려한다. 텍스트와 표, 노트링크 기반을 이용해서 언제든지 연결해서 전체를 볼 수 있도록 기여한다. 이후 구글을 통한 이메일 시스템, 전체적인 기업의 파일 관리를 위한 드롭박스다.

회의를 하더라도 기존의 회의와 업무 문서를 바로바로 살펴볼 수 있고, 참석하지 못하더라도 회의록을 보고 이해할 수 있다.  이후부터는 직원들간의 커뮤니케이션도 달라지고, 대표도 직원들을 이해시키려고 오랜 시간을 커뮤니케이션을 할 필요가 줄어들게 된다. 위와 같이 컨설팅을 고려 후 달라진 것은 대표  개인뿐만 아니라 직원들도 조금씩 달라지고 있음을 볼 수 있었다.

만약에 큰 회사라면, 팀장의 역할이 무지 중요하며 비슷한 상황으로 답을 찾을 수 있다.