에버노트는 워크스페이스다(WorkSpace) - 김영일
프로들의 에버노트 인터뷰
이번 "프로들의 에버노트" 책에는 11명의 사용자 인터뷰를 제공했다. 이중에 김영일(크리에이티브 디렉터)님의 업무노트와 프로젝트 관리를 어떻게 에버노트에서 활용하는지 소개했다.
Q. 에버노트를 사용한 후 전체적으로 일하는 방식이 어떻게 개선되었나요?
A. 에버노트 안에서 일하는 빈도가 높다. 대부분의 자료들이 에버노트에 담겨 있으니 당연한 결과일 거다. 하지만 일의 마무리, 예를 들어 문서화시키는 작업은 에버노트 이외의 툴에서 작업한다. 그래도 결국 중요한 내용은 에버노트를 통해서 거의 완성한다.
에버노트에서 필요한 자료를 수월하게 뽑아낼 수 있어 일 진행이 빨라졌다. 또한 에버노트 내에서 기획을 위한 수집이나 아이데이션을 진화시켜 가며 내용을 만들어 가기에 일하는 동선도 간결해졌다. 워크스페이스(WorkSpace)랄까? 결국 생산성이 좋아졌다. 이번 인터뷰 역시 에버노트 안에 있는 자료들을 찾아 보면서 특정 태그를 달아 인터뷰 자료만 쉽게 검색할 수 있도록 했다. 이렇게 에버노트를 사용하다 보면 원스탑(One stop) 서비스를 받고 있다는 느낌을 제공한다.
Q 노트를 태그 방식으로 분류하고 있다고 하셨는데 어떻게 하고 있는지 소개해 주세요?
A 먼저, 필수 태그와 옵션 태그로 나눈다. 필수 태그는 해당 노트의 소속을 명확히 알려주므로 반드시 붙인다. 부연 설명을 해드리자면 우선 해당 프로젝트의 주체, 그러니까 클라이언트나 회사의 특정 조직이 된다. 클라이언트를 태그로 분류한다. 다음에는 프로젝트를 분류한다. 이후 각 노트에 할 일임을 구분하는 태그를 넣는다. 할 일 태그가 붙어 있는 경우 노트에 적힌 업무를 완료했다면 할 일의 완료 여부를 태그로 구분한다. 옵션 태그는 필요에 따라서만 활용한다. 해당 노트에 관련된 주요 인물을 태그 하거나, 해당 프로젝트에 대한 전체 현황이나 흐름을 일목요연하게 파악하는 경우엔 전광판 태그를, 해당 노트의 목적이나 용도에 대한 표현이 부가적으로 필요한 경우에는 메타 태그를 넣는다. 또한 나만의 라이브러리 태그로 관리한다. 분류를 목적으로 태그를 사용하며 간단하게 태그 명으로 검색해 쉽게 자료를 찾고 있다.
Q. 에버노트로 할 일을 관리하고 있는 방법을 알려주세요?
A. 기본적으로 할 일은 태그로 관리한다. %기호로 시작하는 할 일 태그를 만들어 활용하고 있다. 노트를 생성하고 할 일이 있는 노트에는 %기호로 시작하는 태그를 넣는다. 검색 폴더에 %기호가 검색되도록 조건을 만들어 바로가기에 넣어 두고 편리하게 사용하고 있다. 완료한 경우는 &기호로 시작하는 완료 태그를 붙인다. %기호와 &기호에 대한 조건을 설정하여 검색 폴더를 만들어 미완료 즉, &태그가 붙지 않은 노트만 소팅하여 할일을 처리한다.
또 하나의 관리 방법은 알리미(리마인드) 기능을 사용한다. 알리미 일정을 선택한 후 몇 가지 검색 조건을 만든다. 금일을 기준으로 일주일 이내에 해야 할 일, 한 달 이내에 해야 할 일 등으로 조건을 검색 수식에 넣는다. 금일을 기준으로 완료하지 못한 채 버려진 할 일들도 검색될 수 있도록 설정해 놓는다. 물론 일자가 지정되어 있는 경우는 선라이즈 일정 앱으로 연동해서 작업한다. 사소한 할 일들은 캘린더 노트를 하나 만들어 체크박스와 함께 활용한다.
<프로들의 에버노트>는 에버노트 세 번째 책이다. 활용 노하우 위주로 작업한 책으로서, 기능보다 어떻게 사용하는지 관점으로 작업했기에, 활용사례와 인터뷰, 동영상이 함께 제공한다. 이번 책은 일 잘하는 사용자를 위한 에버노트 노하우 제공되었다.
