클라우드 전략, 수집에서 활용 단계까지 프로세스

자료관리문제해결연구소 노하우

스마트폰 환경이 되면서 디지로그 자료의 활용은 높아지고 있다. 개인적으로 생성되는 모든 자료를 언제부터인가 관리해야만 할 것 같아 하나둘씩 작업했던 것이 어느덧 6년이 넘어가면서 아래와 같은 워크플로우 환경으로 만들어지고 있다는 것을 알게 되었다.

통상 어떤 자료가 만들어 지나 나열해봤다.

(1)수첩메모

(2)서류(계약서)

(3)영수증

(4)명함

(5)오피스 파일

(6)동영상 파일

(7)디지털 자료 

(8)웹 스크랩

(9)이메일

(10)주소록

(11)캘린더

(12)사진 자료

이렇게 만들어진 자료가 어떤 식으로 저장과 활용되어지는 살펴보니 아래와 같았고, 이로서 각각 툴로서 활용성이 커지는 방향으로 정리해서 사용을 하고 있다는 것도 볼 수 있다.

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위 내용을 크게 5가지로 분류하면 아래와 같다.

(1)아날로그

(2)문서관리

(3)웹자료

(4)이메일

(5)사진관리

스마트폰 사용과 맞물려서 위 작업은 어디서나 함께 하려고 하며, 이에 따른 작업은 언제나 연동작업을 함께 해야 하기에 대부분 클라우드 서비스를 사용한다. 

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다양한 클라우드 툴을 사용하기 보다, 최소화와 꼭 필요한 것 위주로 운영중이다.

(1)에버노트

(2)구글앱스

(3)드롭박스

특히  지난해부터 사용량이 늘어난 '워크플로위(https://workflowy.com)' 툴은 이젠 '종합적 분석과 정리하는 도구'로서 역할을 제대로 풀어가고 있다. 이걸 통해 작업 속도와 전체적인 이해력이 늘어나면서 업무 생산성이 커지고 있다.