기업이 위기다, 직원은 자료와 함께 사라진다

이런 상황은 기업에서 오랫동안 생겨나고 있는 현실이다.

지난 연말에는 국내 50년 된 회사 담당자가 찾아왔다.(전략기획실 담당자)

50년이 넘은 회사지만 50년간의 자료가 제대로 정리가 되어있지 않고, 그냥 역사만 있다는 거다. 이런 사실은 외부에 알려지면 회사에는 큰 손해가 발생할 것 같아, 앞으로는 관련해서 대책을 세워보고자 한다고....

기술력은 없는 것은 아니다. 작업했던 개개인의 문서가 퇴사와 함께 사라지고 일부의 자료만 남는다. 매번 프로젝트를  진행할 때 선배가 시도했던 수 많은 자료는 후배가 다시 시도해야 얻다 보니 회사는  그만큼 손실이 크다. 특히, 신입사원이 와서 교육을 실시하지만, 50년간의 노하우가 아니라 3~4년 차 선배로부터 받는 것이 전부다. 10년도 안된 회사와 다른 차별성을 제공해야 하는데 많이 부족해서다.

직원은 나가고 회사만 남는다. 컴퓨터 환경에서 작업은 이럴 수밖에 없다. 작업을 하고, 폴더에 저장하고, 이메일에 보관하고, 이렇게 작업한 결과물은 보고서가 전부다. 프로젝트를 하더라도 전체적 상황 정리보다, 개인이 어떠한 작업을 했는지 정리한 문서다. 대표적으로 업무일지 방식은 지금 상황에서 이해할 수 있지만 지나고 나서 얻는 것은 극히 일부다. 문서가 자기 기준으로 작성하고, 관련 문서를  인수인계하더라도 재활용은 크지 않다.

프로젝트 작업을 하면서, 공동문서 기반으로 작성을 했다면 달라진다. 누구나 공동문서를 보더라도 이해할 수 있으며,  프로젝트뿐만 아니라 모든 진행하는 업무적으로도 사용하게 된다면 어떨까? 직원은 나가도 회사에 자료가 남는다.

클라우드 써야 답이다. 일부는 맞고, 일부는 틀리다. 클라우드를 통해 공유 노트북을 작업하더라도, 각자의 문서 작성만 해서는 안된다. 공동문서 작업을 하도록 팀장이나 리더 차원에서 한번 더 커뮤니케이션이 필요하다. 아닐경우 공유 노트북에는 수많은 문서 뒤엉켜 쌓일 뿐이다. 팀원들의 문서가 서로 연결을 통해 블록처럼 만들어질 수 있도록 협업이 필요하다. 이와 같은 꾸준한 작업 시도를 통한 해결책이 필요하다.

클라우드는 보안에 취약하다. 보안이란 이슈로 배제하고 있지만, 길게 바라보면 무엇이 옳고 그른지 알게 된다. 모바일은 우리 일상에서 컴퓨터 환경을 대체하게 된다. 앞으로 50년 된 회사가 어떻게 선택할지 모르겠지만 지금의 문제점을 해결해야 하는 여러 방안을 시도해야 할 때는 맞다.