기록변태의 효율적인 업무 메모법
할 일부터 회의록까지 한 큐 정리법
나는 뭐든 잘 까먹는데, 기획일 특성상 멀티플레이가 필요해 할일이나 업무기록은 필수적이다. 몇 년 전부터 나만의 완벽한 메모 시스템을 찾기 위해 이런저런 시도를 했다. Evernote에 폴더링을 여러 개로 분류해서 써보기도 했고, 업무 메신저에 나와의 채팅으로 그날그날의 할 일을 정리하기도 했고, TickTick으로 일정과 메모를 한 방에 관리하기도 했다.
그동안 거쳐온 툴은 이렇게나 많다.
Notion, Evernote, Ticktick, Bear, Google Keep, Upnote 등등...
많은 툴을 거쳐오면서 내린 결론은 이거다.
모든 것을 완벽하게 분류하고 정리하는 대법칙은 없다!ㅋㅋ
아래와 같은 상황을 겪은 후에 느낀 점이다.
1. 노션이나 에버노트 같은 툴을 오래 쓰면서 나타났던 문제
> 메모가 늘어나면 늘어날수록 매우.. 느리다.
2. 폴더링에 집착하고 완벽하게 분류하려고 할 때 나타났던 문제
> 메모 자체보다 '이건 어디에 분류하지?'를 고민하는 시간이 비효율적이다.
3. 하나의 메모툴에 모든 종류의 기록을 다 통합하려고 할 때 나타났던 문제
> 퀵하게 기록해야 할 순간에도 헤비한 메모툴에 접속해야 한다.
이런 문제를 겪고 이제 이렇게 정착했는데, 주로 애플 메모장만 쓴다.
- 애플 메모장 : 인스턴트 메모 (ex. 매주 할일, 회의록, 빠르게 찾아봐야 할 링크모음 등)
- 노션 : 어쩌다 한 번씩 찾는 중장기 기록 (ex.1년마다 목표성과/결과 회고 등)
결국 돌고 돈 끝에 Simple is the best라는 결론을 내렸다. 급박하고 빠르게 업무하는 환경에서 메모를 보기 좋게 꾸미고 할 시간이 없다. 단순하게 텍스트만 좌르륵 빠르게 써서 틈틈이 확인하는 말 그대로 도구가 필요할 뿐이다. 기능 많은 툴 다 써봤지만, 결국 나에게 필요한 건 기본 메모장이었다. (근데 동기화가 되는)
그리하여 소개하는 할 일부터 회의록 한큐 정리법! 바로..
주간 메모법
(내 맘대로 이름 붙였다.)
3개월 정도 정착한 애플 메모장과 주간메모법이다. 사실 사용법이랄 게 없다. (초단순주의)
1. 이번주 메모장을 만들고 '2024년 5월 2주차'라고 네이밍한다.
2. 위쪽에는 이번주의 투두를 쓰고, 아래쪽에는 요일마다 생긴 메모거리를 기록한다(주로 회의록)
이게 끝이다. 정말 단순한 사용법인데, 아주 효율적이다. 한 때는 매일 생기는 회의록 같은 메모를 메모장 1개 1개 생성해서 작성할 때가 있었다. 그러면 메모장 목록만 여러 개 쌓이고 이번주에 연속적으로 업무처리하는 게 어려웠다. 매번 아 그 내용 뭐였지! 하고 메모장 구석구석 다시 찾아야 하기 때문이다.
그런데 주간메모법을 사용하면 지난 이슈를 찾아보는 일도 간편하다. 주차별로 정리해 뒀기 때문에 '아 그 이슈는 지난주쯤 일어났던 일이야'라는 대략의 시간 힌트만 스스로 알고 있다면 빠르게 원하는 내용을 찾을 수 있다.
한 주의 메모를 1개의 메모장에 모두 정리하는 주간메모법은, 일주일 단위로 숨 가쁘게 처리할 업무가 많은 사람에게 적합하다. 이번주에 어떤 이슈들을 내가 처리하고 있는지 연속적으로 확인이 가능하고, 할 일 관리를 함께 할 수 있어 따로 To-do 앱 창을 띄워놓고 왔다 갔다 하지 않아도 된다.
그럼, 이번주가 끝나고 반복적으로 계속 필요한 메모는 어떻게 할까?
나는 총 3개의 메모장을 고정메모로 해둔다. 주간메모 말고도 2개의 자주 쓰는 메모 공간이 있는 셈이다.
1. 이번주의 메모장 (ex. 2024년 5월 2주차, 매주 다시 설정함)
2. 아이디어 (문득 생각나는 업무 아이디어 기록, 여기에는 나~중에 써먹을 아이디어를 기록하고, 짧게 써먹을 아이디어는 그냥 1.이번주의 메모장에 기록한다)
3. 고정메모 (계속 필요한 링크, 외부사이트 팀 공용 아이디/패스워드 등)
이렇게 하면 일상의 웬만한 업무는 위 3개의 고정메모 만으로 충족된다. 여기저기 클릭하고 페이지 넘기는 시간이 아까워서 따로 폴더링하지는 않고, '업무메모' 폴더 하나에서 모든 업무 기록을 다 작성한다.
이렇게 일을 했다면, 이제 회고할 차례다.
금요일이 되면 이번주의 메모장 가장 위에 회고를 적곤 했는데... 이게 단점이 있다. 협업을 하다 보면 동료들 앞에서 메모장을 뒤적거리며 히스토리를 찾는 경우가 생긴다. 이때 솔직하게 적은 회고까지 남들한테 노출된다. 그래서 회고는 나만의 공간에 따로 기록한다.
똑같은 메모 어플에 다른 폴더 분류를 해놔도 되고, 다른 어플을 써도 되고 자유일 테지만 요즘은 내가 만든 기록툴을 사용한다! 일반 메모어플에 쓰는 건 동기부여가 잘 안 되는데 브릭로그는 내가 회고한 날 브릭이 채워져서 보람이 느껴진다. 이번달은 10개 이상 채워보려고 한다.
모든 걸 하나의 툴에 꽉꽉 눌러 담으려고 할 때보다 생산성 효율이 높아졌다. 용도에 맞게 툴은 분리하되, 가장 많이 쓰는 툴은 빠르고 심플한 어플에 최소한의 규칙으로 사용하는 걸 추천한다.
