보고서 잘쓰는 방법
1장짜리 보고서/기획서로 일 잘하기
[ 보고서 잘 쓰는 법 ]
요즘따라 1장짜리 보고서/기획서 때문에 계속 책도 읽고
어떻게 하면 잘쓸 수 있을까해서 고민하게 되었는데
보고서 쓰는 방법에 대해서 공유드릴려고 합니다!
[PPT 보고서]
이전 직장 컨설팅펌에서 수백장에 이르는 기술 문서들을 일일히 읽고
제안서나 보고서를 작성하다보니 마우스없이 치트키로만 ppt달인이 되더라구요 (alt+jd+..)
[ppt문서] 일반 문서 장표
[ppt문서] 인포그래픽 요소가 가미된 장표
[ppt문서] 트렌드 리포트 이런 문서일수록 스토리에 따라 보는 사람이 이해하기 쉽도록 ‘임팩트’ 있게 만들었기 때문에
비쥬얼적인 부분이 굉장히 가미가 많이 요구되었어요. 보는 사람의 두뇌속에 선명한 ‘이미지’를 그려주는 일이였으니까요
복잡한 데이터를 단순화 시키고
인포그래픽으로 정보를 시각화하고
어떻게 하면 짧은시간안에 보더라도 임팩트있게 보일 수 있고
이해 시키기 쉬울지에 초점이 되어있었죠
그런데 지금 회사에서는
ppt로 된 문서보다 1장 짜리로 보고서(One page report)를 선호해서
글로만 적어야 하다보니 비쥬얼적인 요소를 가미할 수 가 없어서
한계점에 다다르게 되더라구요
(예) 금융위원회 1장짜리 보고서 [1장짜리 보고서]
오직 언어로만 보는 사람의 두뇌에 ‘어떤 이미지’를 그려줘야 했기 때문에
문장 한마디 용어 한 단어 하나하나에 따라 달라려서 단어 선택을 하는 게 신중해야되고,
하위 각 제목에 따라 내용이 논리적으로 정확히 표현이 되어야 합니다.
예전에 샀던 보고서 관련 책들을 보면서 정리한 것들이 있어서 공유하고 싶네요.
#키워드, #목차, #읽는입장
[1 - 생각하기]
‘왜’ 이 보고서를 작성해야 하는지 스스로에게 물어보기
어떤 보고서든 당위성이란게 존재하는데, 어떤 목적을 갖고서 작성할 것인지
어떤 것을 임팩트로 줄것인지 생각해보세요.
항상 왜?라는 생각을 가져야 해요.
5 whys 기법이라고 해서 어떤 문제가 있을 때 5번의 왜?를 하면 근본적인 문제에 대해서
알수 있다고 하는것처럼 ‘왜?’라는 질문을 스스로에게 계속해서 던져보는 노력이 필요해요.
이를 통해 원인 이 파악되면 그 원인에 맞는 쉽고 명확한 대안도 도출할 수 있어요
현상 ▶ 원인▶대안으로 생각해보기.
[2- 프레임 설정하기]
스토리를 기반으로 보고서 틀을 만들기
먼저 key question작성 후, 질문에 대한 답을 써내려가면 좀 더 쉬워요
[3- 작성하기]
‘핵심 메세지’를 중심으로 보고서를 가시화 하기
보고서는 누군가에게 읽히기 위한 것이니, 빠르게 핵심이 파악될 수 있도록 ‘목적’을 보여주어야 해요
모호한 표현, 불필요한 형용사/부사 의 사용을 자제하고
문장은 짧고 명확하게 작성해야 해요.
[4- 전달하기]
‘상사가 듣고 싶어하는 것을 중점으로'
보고서 읽는 사람의 입장을 고려하는 것이 중요하죠.
어떻게 하면 상대가 쉽게 이해할지를 고민해야해요
언제 어디서든 상대의 입장을 헤아리는 습관을 가지면 좋을 것 같아요.
현장에서 만나는 모든 사람들과 입장을 바꿔 생각해보는 훈련을 지속적으로 해보는 거죠.
‘내가 ~~라면 어떨까?’라구요
상황을 다각화해보는 것도 좋아요. ‘누구’ ‘원하는 것’ ‘두려워하는 것’ ‘처한 사항’ 종합’ 이런 스탠스로
처음에는 표로 작성을 해보고 나중에는 머릿속으로 자연스럽게 분석이 가능하게 해볼 수 있어요
[꿀팁]
01 용어
긍정, 부정으로 어휘를 나누고 용어집을 만드세요
예) 긍정: 효율성 증가,친숙,익숙, 범용성 확보,호응 등 부정:부족, 결함, 대비 필요, 일제히 하락 등
02 시각화
[들여쓰기] 들여쓰기를 사용해서 각 항목의 단계와 수준이 표시되도록 바른 들여쓰기를 사용 (주로 -, ㅇ 사용)
[서체] 서체를 지정할때는 내용의 우선순위를 파악할 수 있도록 다른 서체 크기 지정
[줄 간격 지정] 각 항목이 구분되어 보이도록 항목 간 간격을 더 넓게 지정
마지막으로 수치/단위/오탈자 등을 마무리전에 수시로 확인하고
예상질문 리스트를 만들어서 어떻게 보고할 것인지 고려해보세요.
