컨설턴트의 자세
회의록은 업무의 기본이다
보통 신입사원이 부서에 들어오면, 회의록 작성 업무를 시킵니다.
신입사원 입장에서는 줄줄이 이어지는 쓸데없는 회의에, 알아듣지도 못하는 회의록이 잡무로 느껴질 겁니다. 그런데, 회의록 작성은 신입사원에게 있어서 자신의 부서 업무를 가장 빠르게 배울 수 있는 일이자, 중요한 것과 중요하지 않은 업무를 구분하는 데 최적인 활동입니다.
저도 신입사원 시절에는 회의록 작성이 잡무라고 생각했습니다. 그런데, 시간이 지날수록 회의록 작성이 중요하다는 생각이 들었죠. 왜일까요?
회의록을 작성하기 위해서는 회의 내용을 이해해야 하기 때문에 회의 전에 업무 관련된 공부를 해야 합니다. 즉, 미팅을 무의미하게 접하는 일을 줄여야 한다는 거죠. 원치 않은 회의를 시간 맞춰서 억지로 가지 않도록 회의를 준비해야 합니다. 게다가 자신이 발언하지 않을 경우 그냥 넘기기 쉬운 회의를 회의록 작성을 위해서라도 집중해야 한다. 그리고, 회의 시 모르는 용어나 내용은 회의록 작성을 위해서 찾아보고, 물어보고, 공부해야 합니다.
그렇기 때문에 회의록 작성이 중요한 것입니다.
하지만, 후배들에게 회의록 작성이 중요하다고 아무리 강조를 해도, 귀찮은 일로 여기고 대충 쓰는 경우가 적지 않습니다.
그래서, 저는 회의록 작성에 몇 가지 필요한 내용을 사전에 정해놓습니다. 회의 종류에 따라서 회의를 하는 목적은 정보 전달, 의사결정, 의견청취 등 다양하겠지만, 비중의 차이가 있을 뿐 기본적으로 아래 4가지는 포함해야 합니다.
1. 회의 기본 정보: 장소, 시간, 참석자, 회의 제목과 목적
회의록은 하나의 업무 기록입니다. 기본적으로 언제, 어디서, 누가 회의에 참석했는지는 적어두어야 하고, 회의 제목과 목적은 명확히 기록해두어야 합니다. 여기에 회의 아젠다까지 참석자에게 사전에 공유해야 합니다.
2. 회의 아젠다
회의 시작 전에 아젠다를 공유했을 텐데, 왜 아젠다를 회의록에 적느냐고 궁금해하는 사람이 있을 겁니다. 아젠다 대로 회의가 진행될 것이기 때문에 기본적인 회의록의 틀은 아젠다를 기초로 작성해야 합니다.
3. 회의 결과
개별 아젠다 별 결론, 의사결정 사항, 회의 후 요청사항을 적습니다. 회의는 목적을 가져야 하고, 어떤 식으로는 결론을 지어야 합니다. 이것인 회의록의 핵심이겠죠. 원하는 결과가 나오지 않았다면, 그것 또한 결론입니다.
4. 특이사항/이슈, 주요 Comment
회의 시에 도출되는 이슈나 특이사항은 반드시 적어두어야 합니다. 아젠다 대로 진행하지 못하는 상황 또한 회의록에 표현해야 하는 내용입니다. 그리고, 참석자들의 발언 중에서 회의와 관련된 내용은 최대한 작성하도록 합니다. 그런데, 오해를 하는 것이 속기록과 회의록은 구별해야 합니다. 속기록은 회의 시 논의한 거의 모든 내용을 담은 데이터입니다. 회의록은 그것은 기초로 구조화하고, 요약하여 핵심을 담은 결과물입니다.
위 4가지를 회의록에 포함하지 못한다면 잘못 작성하고 있는 건 아닌 지 고민해야 합니다.
