잘 쓰는 영어 이메일 3가지 포인트
이 세가지만 지켜도 월급 받을 만큼 일은 진행이 된다.
하는 업무나 조직에 따라 많이 쓰는 용어가 있기 마련이다. 두세 군데 다른 팀에 여러 가지 프로젝트들을
전전해본 결과 커뮤니케이션을 담당하는 팀에서 주로 쓰는 용어를 발견했다. 그것은 바로 tl;dr이다. 이 말의 뜻은 too long; did't read. 보통 tl;dr을 쓰고 본론이 나오기 전에 1 문장/ 단락 정도의 매우 간략한 요약이 들어간다. 즉, 내용이 장황하니 바쁘면 이 요약 버전을 보세요.라는 것이다. 다른 말로 하면 "Here's the TL;DR version."이다. 비즈니스에서는 쓰지 않는 용어라고 하는데 나는 회사에서 중요하고 포멀 한 공지에도 사용되는 것을 자주 본다.
세일즈 같은 경우는 처음부터 내 의도를 바로 표명하기보다는 이야기를 풀어나가는 커뮤니케이션 형식이 맞고 많은 자료나 복잡한 내용을 수백, 수천 명의 독자에게 커뮤니케이션하는 팀이라면 모든 내용이 동일한 수준으로 모든 이에게 연관이 있을 수는 없으니 tl;dr을 읽고 더 읽을지 말지를 판단하게 해주는 구조라고 할 수 있다.
그러나 각각 다른 팀의 일과 목표를 떠나서 근본적으로 제일 중요한 것, 가장 좋은 이메일은 바로 "짧게 쓴"이메일이다. 그렇다면 어떻게 짧고 명료하게 커뮤니케이션할 수 있을까?
첫 째, 제목 선정의 중요성
예시만 보아도 무슨 이야기인 줄 알 것이다. 회사원이란 시간에 쫓겨서 일하기 마련이고 일을 잘하는 사람이란 우선순위 선정을 잘하는 사람이라는 뜻도 된다. 이메일의 subject에서 그것을 명백하게 보여주면 읽는 사람에게 도움이 된다.
좋은 예)
[Nov 21' X-MAS pre-promotion] Review on PR report
[Spring back to school Report] Feedback required by 21 Mar (DFS Network)
[Tara Coffee Market Expansion] Reminder - Q3 consolidated report on performance
Unique Reach Audience - Report - Collateral is ready for your review
나쁜 예)
Performance report Thursday, Dec 31, 2020 (14 cases)
[5-090`10311111378]- Support- Query
Issue 176 as2794: Escalation for 7-360 asdasd31
두 번째, Proofread
성격 급한 나도 잘 못하거나 안 하기는 하는데 급할 때는 그렇더라도 예민한 이메일이나 복잡한 사안일수록 오전에 썼으면 그대로 두었다가 한두 시간 뒤에 다시 읽고 정리한다. 이메일을 보내고 답장이 올 것이 걱정된다던가 밤에 잠을 잘 못 잘 것 같다 그러면 이메일 쓰지 마라. 그럴 때는 대면 미팅하거나 통화하는 것이 낫다. proofreading의 제일 좋은 방법은 소리 내서 읽는 것이다. 소리 내서 읽으면 들으면서도 리뷰가 되는 거라 이중 체크가 돼서 빠르고 확실하게 오류나 흐름이 이상하거나 논리가 안 맞는 것을 효율적으로 잡아낼 수 있다. 이렇게 함으로써 이메일이 여러 번 back & forth 하는 것을 방지할 수 있고 상대도 이메일을 빠르게 읽고 답장도 빠르게 준다.
세 번째, bullet point를 잘 활용하라.
어차피 우리는 네이티브가 아니다. 나는 아직도 영어를 공부하고 있고 오늘도 미팅을 하면서 "아 제발 하루에 30분이라도 영어책 좀 읽자" 하고 자책한다. 한국어로 쓴 것도 나중에 보면 수정할 것이 나오는데 영어는 오죽하랴. 나는 쓰고 나서 나중에 다시 보고 밤에 이불 킥할 이메일들이 이불 덮고 자도 될 만큼 있다. 그러니 우리의 능력을 과신해서 영어로 이야기/ 소설을 쓰지 말고 뭘 할지 딱 짧은 문장으로 포인트 by 포인트로 쓰자.
예를 들면
In order to save up the cost of abc, we need to create the abc. Can you help me answer these questions?
● Do you want me to use abc that you shared this morning? doc name: adfad.pdf
● Can you please share the abc codes they would like to target?
아직도 나는 그런 생각을 한다. 아 진짜 영어만 잘하면 소원이 없겠네! 그러니 정말 능력으로 승부하게 되더라. 그렇지만 그것도 나쁘지는 않은 것 같다. 어차피 장기전이니 우리 모두 즐기면서 영어실력을 키우자!
