이사회, 주주총회 절차

우리회사가 구멍가게가 아니라는 증거입니다.

회사 법무담당자들이 알아야 할 주주총회, 이사회 절차

  

상장기업처럼 규모가 큰 회사에서는 주주총회나 이사회 등 운영 절차에 대해 잘 알고 있는 데 소규모 회사가 성장해 가는 과정에서 법무팀이 없다거나 막상 법무팀 담당자조차도 회사 운영 절차를 알지 못하는 경우가 많다. 

  

특히 스타트업과 같은 소규모로 시작한 회사들은 회사의 정관내용이 무엇인지 회사를 운영할 때 어떤 과정을 거쳐야 하는지 모르는 경우가 많고 회사 자료를 보관하지 않아 어려움을 겪는 경우들이 있다. 고객들이 많이 하는 질문 중 하나가 어떨 때 의사록을 공증해야하는 지 어떨 때 등기를 해야 하는 지에 대한 문제인데 해답을 알면 시간과 비용을 절약할 수 있다.참고로, 실제로 상법에 따라 주주총회와 의사록 절차를 잘 수행하는 스타트업도 많다.

의사록을 필수적으로 공증해야 하는 경우는 법인의 중요사항이 변경되어 등기를 할 때 공증된 의사록을 첨부해야 하기 때문이다. 그 외에는 공증까지는 하지 않고 회사에 회의자료를 보관하여도 무방하다. 꼭 등기사항은 아니어도 중요사항이라고 생각될 경우 공증해서 보관하는 것이 좋다. 분실하더라도 공증사무소에 1부가 보관되어 있기 때문이다. 

  

그렇다면 어떤 경우 등기를 해야 하는 지 의문이 생기는 데 크게 회사의 등기사항전부증명서(구 등기부등본)이 변경되는 경우에는 등기부를 변경해주어야 제3자가 알 수 있으므로 등기를 해야 한다. 등기를 기간안에 하지 않으면 과태료가 나오므로 실무자들이 체크해야할 중요 내용이다.

  

이때 회의진행 절차를 알아야 하는 데 맨 처음 해야 할 일은 해당 회사의 정관을 확인하는 일이다.

  

보통 회사의 운영 절차에 따르면 아래의 순서로 진행하면 문제가 없을 것이다. 

  

아래 순서를 따로 정리해두고 해당 회사 정관의 내용을 확인하여 일정대로 진행하면 문제없는 진행이 될 것이다. 괄호 안 기간은 회사마다 조금씩 다르기 때문에 해당 회사에 맞게 적용하면 된다. 

  

이사회 소집통지( )일전 이사 및 감사에게 발송 -> 해당일자에 이사회 -> 이사회에서 결정된 내용을 토대로 주주들에게 주주소집통지서( )일전 발송 : 주주총회참석장, 위임장 첨부 -> 주주총회 -> 공증 -> 등기(등기사항인 경우) 

  

* 자본금이 10억원 미만인 회사는 3인 이상의 이사를 두어야함에도 불구하고 1~2인 이사의 특례를 인정하고 있어 이사회가 생략 되거나 이사결정서를 첨부해야 하는 경우가 있으니 정관규정, 상법규정을 확인한 후 진행하면 된다.