문화자원 아카이브 조직과 전략!
5. 지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼
1. 아카이브 업무
아카이브의 주요 업무는 기록물 보존과 활용일 것이다. 기록물 보존업무로는 수집, 평가, 정리, 보존업무 등이 있고, 기록물 활용업무로는 기록물 열람, 전시, 교육 등이 있다.
그런데 지역문화원의 주요 수집대상인 민간기록물의 경우 개인과 단체에 흩어져 있으며, 기록물을 직접 생산해야 하는 경우도 발생한다.
따라서 기록물을 수집하기 위한 기획 및 사전 조사 업무가 먼저 수행되어야 하며, 이후 기록물의 생산, 수집, 관리, 활용이 이루어진다. 여기기에 아카이브 전반의 업무가 원활하게 운영될 수 있도록 운영계획, 행정지원, 시스템 관리 등의 조직 운영업무가 뒷밭 침 되어야 한다.
2. 아카이브 업무과 기능
조직운영 및 계획_ 아카이브가 원활하게 운영될 수 있게 정책, 행정적으로 보조하는 업무
운영계획: 아카이브 운영에 관한 종합계획 수립, 총괄, 조정, 관리 전문인력 양성 및 전문성강화 교육 계획
행정지원: 인사, 서무, 예산, 회계, 보안, 성과관리 등 행정지원, 자산, 물품, 차량관리, 시설 및 보안업무 등
시스템 관리: 시스템 구축 및 관리, DB의 백업과 보안, 관리 등
조사, 기획_ 효과적인 기록물 수집을 위한 조사 및 수집계획을 수립하는 업무
사전조사: 문화원의 내, 외부 기록물 현황파악, 기록물 분석을 통한 지역문화자원 정리
기획: 기록물 현황분석을 통한 수집대상의 범위 및 우선순위 결정
생산수집_ 수립한 수집전략에 따라 실질적으로 기록물을 생산, 수입하는 업무
생산: 사진 촬영, 발간물 행 등을 통해 기록물을 생산
수집: 수집계획에 따라 실제 기록물 수집 실행 및 저작권 관리, 보유자료 분석, 부족자원 보완 수집
관리_ 수집 자원을 이용자가 활용할 수 있는 상태로 유지하는 업무
등록: 누락, 손상된 기록물 여부 검수, 관리번호 부여, 라벨링 작업, 임시수장고 배치, 관리우선순위 결정
평가: 기록물 가치 재확인, 중요기록물 선별, 원본기록물 보존가치, 기록물 공개, 비공개 여부 판단
기술: 기록물 명칭, 형태 등 단순 식별사항뿐만 아니라 기록물 매락, 체계 등 종합적인 정보를 작성
보존: 기록물의 장기보존과 활용이 가능한 환경 구축 및 보존처리 이행
폐기: 인전, 물적 자원 낭비 방지를 위해 기록물의 규모 평가를 통해 기록물을 재생할 수 없도록 처리하는 업무
활용_ 지식정보로 기록물을 대중과 공유하고 후대에 계승하는 업무
열람: 기록물 열람 및 사본, 복제물 교부 신청 관리 업무
전시: 기록물을 활용한 전시기획과 운영, 전시에 필요한 시설 및 장비 검수와 인력 관련 업무
교육: 이용자의 요구를 분석해 교육프로그램 발굴, 개발 및 개발된 교육프로그램 제공 평가, 보완
3. 인력구성
아카이브를 운영하기 위해서는 기록물의 영구적이고 인전 한 보존을 위해 기록물관리 전문가(아키비스트)의 확보가 우선시된다. 기록물관리 전문가의 업무에 따라, 기록연구, 학예연구, 보존처리업무, 전산관리 업무 등으로 세분화할 수 있다.
아지만 지역문화원장 인건비를 받는 인력이 평균 3.7명인 상황에서 위와 같은 업무를 수행할 수 있는 인력을 모두 갖추기에는 현실적으로 어렵다. 따라서 업무에 필요한 인력을 파악하여 기록물 관리 업무를 수행할 방법에 대해 알아보고자 한다.
조직운영 및 계획
기획: 아카이브 전반의 운영 기획, 기록물 수집 및 관리에 대한 중장기적 로드맵 구축_ 1명
행정: 인사, 서무, 예산, 회계, 보안, 성과관리 등 아카이브 운영에 따른 제반 행정지원_1명
관리: 기록물 DB 시스템 구축 및 관리, 관리시스템의 관리 및 운영_ 외부업체 활용 및 고용 선택
조사 연구 생산 수집
기획: 기록물 수집의 방향성 제시, 전략 기획 수집
조사연구: 수집대상의 범위 설정, 수집대상 조사를 통한 우선순위 결정
생산, 수집, 실행: 수집 계획에 따른 기록물의 생산 및 수집 실행
기록관리
관리기획: 기록물의 분류체계, 관리 기준 수립
등록, 정리, 기술: 생산, 수집된 기록물 정리 및 내용 기술, 분류, 기술 대상 선정 및 작업 수행, 검수, 분류체계 및 메타데이터 관리
보존, 폐기: 기록물 장기보존과 활용이 가능하도록 기록 매체별 보존 환경을 구축하고 보존 처리 이행, 폐기 대상 기록물의 선별 및 폐기 절차 이행
기획 매체 변환: 비전자기혹물의 디지털화 수행
기록 활용, 서비스
서비스 기획: 이용자의 요구 분석을 통한 서비스 총괄 기획
열람, 대출: 기록물의 열람 공개 신청자의 접근 권한 검토 및 열람 서비스에 필요한 시설, 장비 관리
전시: 지역문화자원을 활용한 상설전시, 기획전시, 체험형 전시 등을 기획하고 운영
교육: 이용자별 다양한 문화, 교육 프로그램의 개발, 전문인력 인프라 형성
4. 아카이브의 공간 구성
기록물관리기관은 기록물의 체계적인 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위해 일정한 수준 시설과 장비를 갖춰야 한다. 공간구성은 아카이브를 운영하는 지역문화원의 운영상 체계상의 특성과 여건에 따라 일부 변경이 가능하다.
사무, 연구 및 시설관리
사무영역: 일반행정, 회계업무, 계획수립 업무, 홍보업무 등 시설의 유지관리에 있어 전반적인 행정지원 업무가 수행되는 공간
시설관리: 사용자 및 기록물의 안전을 위해 시설전체를 감시, 통제하고 유사시 이에 대한 신속한 대응 업무를 주관하는 공간
설비영역: 기계실, 전기실 및 중앙감시실, UPS 실, 통신실 등 시설의 실내 환경 및 서고의 보존환경 유지를 위한 공간
기록관리, 보존
인수, 수집공간: 하역, 인수, 검수, 등록, 정리 등 최초 보존초리 업무가 수행되는 공간으로 하차작업을 돕는 시설과 기록물 정리를 위한 분진시설, 전산 시설 등이 필요
보존처리공간: 기록물 소독, 훼손정도를 파악하여 복원처리, 탈산처리, 매체이전, 편철, 제본 등의 보존처리 전반에 대한 핵심적인 업무가 수행되는 공간
수장고영역: 다양한 매체의 자원을 장기보존하는 기록물관리기관의 핵심공간으로 자료분실방지기, 보존용 상자, 항온항습기, 공기정화시스템, 자외선차단시설, 방충시설, 소화설비와 화재감지기, 조도측정기 필요
기록물 활용, 서비스 공간
열람영역: 다양한 이용자 목적에 부응한 자료의 열람서비스를 이행하는 공간
전시영역: 전시에 필요한 공간으로 적정 조도와 항온, 항습을 유지하는 장비, 설비와 CCTV, 전문 보안인력 배치, 경보음센서, 장치 등 분실방지장비 등이 필요
교육영역: 그 대상과 내용에 따라 일반인 대상의 강좌, 기록물관리자 양성 교육, 학술대회 및 세미나 개최, 기록물 연구 자원 등으로 구분되며, 강의실이나 세미나실, 강당 등의 공간이 요구됨
5. 지역문화원의 아카이브 운영 전략
지역문화원은 지역민과 지역문화자원에 대한 높은 이해도와 전문성을 보유하고 있으며, 꾸준한 지역문화 발굴 및 수집 활동으로 인해 이미 발굴해 놓은 지역문화자원도 풍부한 편이다. 하지만 이 성과의 영구보존을 위해 아카이브를 구축하고, 지역문화자원에 활동하는 일에는 소홀하다. 이는 이일을 수행할 직원과 전문 인력 부족이다. 이 같은 문제점을 극복하고자 다음의 방법을 제안한다.
전자기록물 위주의 디지털 아카이브 구축
비전자기록물을 보존, 관리하기 위해서는 많은 부대시설이 필요하다. 따라서 시설이 노후화되었거나 공간이 협소한 문화원의 경우 공간의 제약이 덜한 전자기록물을 위주로 수집하는 디지털 아카이브 구축을 권장한다. 디지털로 변환된 기록물을 시간의 흐름에 따른 훼손의 우려가 적고 공간 적 제약을 극복할 수 있다.
기록학 교육을 통한 직원들의 업무역량 강화
지역문화원 기존 인력 대부분은 기존 업무에 추진 관련 전문적인 기록관리 교육을 받지 못한 상태다. 이 문제를 해결하는 방법으로 기존 인력이 기록관리학에 전문적인 교육을 받는 것이 있다. 대학과 대학원 과정뿐만 아니라 역사학, 또는 문헌정보학 등의 전공자들을 대상으로 하는 기록관리교육원을 활용하여 전문성을 강화할 수 있다. 또한 국가기록원, 교육기관, 학회의 연구성과나 개론서 등을 통해 기록학을 공부할 수 있으며, 이밖에 한국기록전문가협회나 기록학 관련 학회 등에서 주최하는 학술세미나나 교육과정에 참여하는 방법도 있다.
지역 소재 대학교의 인프라 활용
대학은 '고급지식인', '전문연구자'를 분야별로 확보한 조직이다. 이러한 지역 대학교의 인프라를 활용한 대학교 봉사활동 프로그램을 아카이브 사업에 활용하는 방법이 있다. 일부 대학에서는 학점이나 졸업 필수 요건 등 정책을 활용하여 봉사활동을 장려하고 있으며, 전문지식과 기술을 적용할 수 있는 연계 봉사프로그램을 개발하고 있다. 대학생 봉사 활동 프로그램을 활용하면 큰 비용을 들이지 않으면서도 전문인력을 제공받을 수 있다.
지방자치단체와의 협력을 통한 인적, 물적 자원의 확보
각 지역의 지방자치단체는 지역 경제활성화와 일 자리 창출을 위한 일자리 사업을 진행하고 있다. 지자체가 진행하는 일자리 사업을 통해 지자체 재정적 지원을 받는 동시에 아카이브 운영에 필요한 인력을 수급할 수 있다. 여기에서 더 나아가 자치분권, 문화분권 등이 가속화됨에 따라 지역의 정체성에 관한 관심이 점점 확대되는 사회적 흐름에 맞추어 지방바치 단체와 협약 관계를 수립하는 것도 하나의 대안이 될 수 있다.
참고문헌_ 지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼(한국문화원연합회, 2021)
