아카이브 기록물 수집과 실행

9. 지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼

기록물 수집 실행 단계

기록물 수집 작업을 인터넷 검색, 단체 및 개인 소장기록 수집, 기획수집의 3단계로 나누어 보았다. 기록물 수집 작업 시 아래의 방법들을 꼭 순서대로 진행할 필요는 없으며 각 기관의 상황과 환경에 맞는 방법들로 작업을 진행하면 된다.

1. 인터넷 검색을 활용한 수집

기록물을 찾아보기 위한 쉽고 간편한 방법 중 하나가 바로 인터넷 검색일 것이다. 하지만 검색을 통해 원하는 자료를 찾았다고 하더라도 이를 마음대로 수집하고 사용할 수는 없다. 반드시 해당 기록물의 저작권을 확인하고, 정해진 절차에 따라 수집한 후 활용해야 한다.

1. 자유이용 라이선스가 부착된 기록물

1) 기록물 수집 초기 단계에서는 비교적 수집 및 활용이 수월한 공공누리가 부착된 자료를 수집하는 경우가 가장 많을 것이다.

2) 여러 국가 기관 및 지방자치단체, 공공기관에서는 자유이용 라이선스를 부착하여 소장 기록물을 공개하고 있다. 이러한 기관들의 소장 기록물을 조사하고 이 중 필요한 기록물을 수집한다면 저작권에 대해 염려 없이 비교적 쉽게 기록물을 수집할 수 있을 것이다.

3) 공공누리의 유형 및 이용 조건은 다음과 같다.

공공누리 유형 및 이용조건

제1 유형_ 출처표시: 출처표시, 상업적, 비상업적 이용만 가능, 변형등 2차적 저작물 작성 가능

1. 출처표시

제2 유형_ 출처표시, 상업용 이용 금지: 출처표시, 비상업적 이용만 가능, 변형 등 2차적 저작물 작성 가능

2. 출처표시, 상업적 이용금지

제3 유형_ 출처표시, 변경금지: 출처표시, 상업적, 비상업적 이용가능, 변형 등 2차적 저작물 작성 금지

제4 유형_ 출처표시, 상업적 이용금지, 변경금지: 출처표시, 비상업적 이용만 가능, 변형 등 2차적 저작물 작성 금지

4) 공공누리 외에도 CCL(Creative Commons License)이라는 자유이용 라이선스가 있다.

공공누리 기록물 공개기관: 서울역사박물관이 운영하고 있는 서울역사아카이브, 서울사진아카이브, 문화재청 국가문화유산포털, 국립공원역사아카이브, 서울연구원 서울연구데이터 서비스 등 기관이 있다.

그 외의 기록물

1) 공공누리나 CCL 등이 부착되어 있지 않은 자료를 수집하기 위해서는 먼저 소장처 혹은 소장자가 누구인지 확인해야 한다.

2) 검색을 통해 찾을 수 있는 지역 관련 기록은 대부분 특정 기관에서 소장하고 있는 경우가 많다. 이 경우에는 기록물의 원출처를 찾아 해당 기관의 기록물 담당자와 연락을 시도해야 한다.

3) 홈페이지나 검색을 통해 찾을 수 있는 연락처로 전화를 하거나 메일을 보내 기록물 수집 및 활용에 대한 문의를 한 후 정책에 따라 수집을 진행하면 된다.

4) 공문이나 기록물 활용 신청서를 작성하여 전달해야 할 수도 있고, 한국학중앙연구원과 같이 홈페이지 자체에 시스템을 가지고 있어 수집하고자 하는 기록물의 목록을 작성하여 홈페이지 시스템 내에서 신청을 하면, 담당자의 승인을 통해 허락을 받아야 하는 경우도 있다.

5) 이 외에도 여러 절차가 있으며, 이는 기관의 정책에 따라 다르기에 그에 따라 적절한 방식을 취하면 된다.

2. 지역단체 및 개인 소장기록 수집

기록물을 수집할 때는 수집 대상 기관에 따라 다른 전략을 가지고 접근을 해야 한다. 소장처가 기관일 수도 있고 개인일 수도 있다. 이에 따라 유동적으로 수집 작업을 해야 할 것이다.

1) 지역 내 마을활동가와 단체 파악하기

지역 내, 외부의 단체 및 개인이 생산 혹은 수집하여 소장하고 있는 기록을 수집할 수 있다.

이러한 방식으로 수집되는 기록물의 유형은 대부분 포스터, 리플릿, 도서 등의 문서 기록물과 사진, 영상 등의 시청각기록물이다.

2) 주민 소장 기록물 수집

지역 내에 거주하거나 생활해 온 개인들이 가진 기록은 지역의 역사적, 문화적 가치를 충분히 가지고 있으며 지역사를 연구하는데 중요한 자료가 될 수 있다.

제보를 통해 개인 소장자와 접촉을 하거나 특정 기록물을 조사하다가 소장자를 접촉하는 방법으로 기록물을 수집할 수 있다.

개인이 소장하고 있는 기록물 경우는 누가 어떤 기록물을 가지고 있는지 파악하기가 어려운 것이 사실이다. 과거 지역 내 단체에서 일했던 경험이 있거나 동 회장, 이장 등을 맡았던 사람들은 다양한 기록물을 보관하고 있을 가능성이 존재하므로 조사를 통해 이들을 찾아 나서는 것도 하나의 수집 방법이 될 것이다.

3. 기증

숨겨진 기록을 먼저 찾아내어 수집하는 것이 어렵기에 자신이 가지고 있는 기록을 스스로 기증할 수 있는 방안을 마련해 둘 수도 있다.

1) 홈페이지 내 기증페이지 마련: 아카이브 홈페이지를 구축한다면 홈페이지 내에 이용자들이 스스로 기록물을 기증할 수 있는 페이지를 마련해 두는 방법이 있다. 직접 기록을 찾아 나서지 않아도 주민들을 포함한 이용자들이 자발적으로 기록물을 기증하도록 유도하는 것이다.

사례: 공주학 아카이브 홈페이지 내 '기증하기'메뉴 예시로 공주대학교 내 공주학연구소에서 운영하는 공주학아카이브를 들 수 있다. 공주학아카이브 홈페이지에는 공주와 관련된 사진, 문서, 음성, 동영상, 박물 등 다양한 기록을 기증할 수 있는 '기증하기' 메뉴가 있다. 제목, 내용, 기증자명, 메일 주소 등을 입력하고 파일을 첨부하면 기증에 참여할 수 있다

2) 문화원 회원 및 주민들의 소장 기록물 기증: 각 문화원에서 문화 강좌를 수강하는 회원들이나 기타 주민들을 대상으로 소장 기록물을 수집할 수 있다. 기록물 수집에 대한 홍보를 위해 기증과 관련된 포스터나 안내문을 작성하여 문화원 및 주민들이 자주 이용하는 시설 등에 부착해 두는 것이 좋다.

전자기록물: 메일이나 USB, 외장하드 등의 장치를 이용하여 기록물 입수

비전자기록물: 인화된 사진이나 기타 실물자료를 포함한 비전자기록물의 경우 방문 또는 우편으로 입수

3) 기록물 디지털 전환 사업: 현재 몇몇 문화원에서는 주민들이 소장하고 있는 지역 관련 자료들을 수집하여 사진, 필름, 문서, 비디오 등의 아날로그 자료를 디지털 자료로 변환해 주는 사업을 시행하고 있다. 이 과정에서 옛 모습이 담긴 자료 등 지역의 역사와 정체성을 보여주는 자료들을 기증할 수 있도록 하고 있다.

사례: 도봉문화원 '도봉 이야기창고': 도봉문화원은 2019년 7월부터 '도봉 이야기창고' 사업을 시행하고 있다. 지역 주민 및 기관과 단체에서 소장하고 있는 아날로그 자료를 디지털 자료로 변환하여 쉽게 소실될 수 있는 지역의 자료를 영구적으로 보존할 수 있도록 한다. 자료 변환을 신청하면 변환작업을 거친 후 원본과 디지털 파일을 돌려받을 수 있으며 기증을 할 수도 있다.

4) 위에 소개된 방법들 외에도 지역에 대해 관심을 가지고 자신의 기록을 기증할 수 있는 절차가 마련되어 있다면 더욱 풍성하게 기록을 수집할 수 있을 것이다.

3. 기획수집

1) 공모전

지역의 옛 모습을 확인할 수 있는 사진, 영상 등의 시청각기록물은 수집에 어려움이 있는데, 공모전을 통해 지역에서 오랜 시간 거주하고 있거나 거주한 경험이 있는 지역민들의 기록물을 수집할 수 있다.

사진, 영상 등의 시청각기록물뿐만 아니라 인쇄물, 출판물 등의 문서류의 수집도 가능하다.

코로나19 이후 급격하게 변화된 지역의 모습을 기록하기 위해 개최한 서울시의 '2020 서울 사진 공모전'과 같이 특정 주제의 공모전도 개최할 수 있으며 사진, 영상, 그림, 문서 등 특정 기록물 유형을 정하여 공모를 받을 수도 있다.

2) 주제 선정하여 수집하기

어느 정도 마을기록물이 수집된 후에는 특정한 주체를 선정하여 이에 맞는 기록물을 수집할 수 있다.

'우리 지역의 문화유산', '지역 내 오래된 가게', '골목길', '한옥' 등 지역의 정체성을 잘 보여줄 수 있는 주제를 가지고 그와 관련된 사진, 영상, 단행본, 자료집, 리플릿 등의 기록물을 수집할 수 있으며, 이는 기록물 컬렉션이 된다.

주제를 선정하여 기록물을 수집하게 되면 '아카이브 구축을 위한 사전 조사'에 소개되어 있는 방법과 앞서 소개한 수집 방법들을 활용하여 어느 정도 기록물을 수집한 후 진행되는 것이 좋다.

기획수집의 방법으로 수집한 기록물 중에는 이전에는 찾기 어려웠던 새 로운 자료가 많을 것이다. 그렇기에 이를 활용하여 지역 관련 자료집을 발간하거나 전시 개최, 영상 제작 등의 콘텐츠를 기획한다면 지역의 특성을 발 보여줄 수 있을 것이다.

4. 기타 고려사항

1) 수집 지역별 고려사항: 지역의 정체성을 보여줄 수 있는 기록물에는 여러 가지 유형이 존재한다. 이는 지역별로 약간의 차이가 있을 수 있기에 기록물 수집을 시작하기 전 지역 내에 있을 수 있는 기록물의 유형에 대해 먼저 생각해 보는 것이 좋다.

농촌 지역: 농촌지역의 경우 문중에서 보관하고 있던 족보나 유품, 고문서, 문집, 모비 등의 자료가 있을 수 있다. 이는 한 집안의 정체성뿐만 아니라 지역의 문화적, 역사적 정체성 또한 드러낼 수 있는 기록물로 볼 수 있다.

도시 지역: 농촌 지역과 비교하여 상대적으로 소규모의 가족 단위 혹은 1인 가구가 많기에 개인 소장자를 대상으로 수집 작업을 진행하는 것이 좋다.

2) 저작권 관련 유의사항

저작권 정책을 가지고 있는 기관에서 수집하는 기록물들은 해당 기관의 규정에 맞추어 기록물을 관리하면 된다.

개인이나 단체로부터 기록물을 기증받았을 경우, 저작권과 관련한 협의가 반드시 이루어져야 한다.

참고문헌_ 지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼(한국문화원연합회 2021)