서평. 일 빨리 끝내는 사람의 42가지 비법, 요시다

업무 효율성을 높이는 방법 중 이미 하고 있는 것도 있지만 바꿔야 하는 것도 있었다. 42개 조언 중 지금 바꿔야 하는 세 가지를 골랐다.

제안의 배경과 근거를 객관적으로 설명한다

핵심만 간결하게 말하는 내 업무 스타일이 업무 효율성을 높인다고 믿어왔다. 장황한 설명은 듣는 것도 말하는 것도 업무에 도움되지 않으며 내 업무 스타일도 아니다. 하지만 너무 간결해서 나를 불친절하거나 무례하다고 오해받은 적도 있었다. 그 중간의 균형을 찾아보자. 예컨대 “출력 버튼만 누르면 바로 출력이 가능하도록 문서를 준비해주세요”라고 요구하기 전에 “다수의 문서를 취합해 글자 크기, 여백, 줄바꿈 등 문서 형식을 편집하는 경우 시간이 소모되므로”라고 배경과 근거를 몇 문장 더 넣어 설명해보자. 감정을 빼고 담백하게 요구하자.

혼자 끙끙대지 않고 주변에 도움을 요청하거나 위임한다

혼자 해결할까 함께 해결할까? 혼자 하려니 너무 힘들고, 함께 하려니 내 능력이 부족하다는 것을 보이는 듯해 부탁하기 망설여진다. 하지만 자존심을 내세우며 도움이 필요하다는 사실을 인정하지 못하고 혼자 해결하려고 하면 일 처리 시간도 길어지고, 스트레스도 받고, 해결하더라도 실수했을 확률도 높다. 이 책에서는 상대방에게 도움을 부탁해 해변에서 옷을 벗듯 “해수욕형 업무 기술”로 일하라고 조언한다. 이와 반대로 온갖 짐을 넣은 배낭을 혼자 짊어지는 “등산형 업무기술”로 일하면 일은 점점 쌓인다. “일을 하나 늘렸으면 하나는 줄인다”를 명심하자.

글로 써본다

업무에서나 사생활에서나 해결할 일은 하나가 아닌 여러 개고, 한 번에 해결되지 않고 여러 단계와 시간이 필요하다. 그 중 특히 하나가 신경쓰이면 다른 여러 일에도 지장이 생긴다. 예컨대 퇴근 후 계획이 있었는데 예상치 못한 부탁으로, 내일 해도 되는 긴급하지도 중요하지도 않은 일로, 사생활에 대한 존중이 없는 야근으로 계획이 흐트러진 경우 매우 분노했다. 상대방에게 표현하지는 않았지만 야근 자체에 대한 분노, 야근 때문에 할 일을 못한 분노, 분노가 지속된 것에 대해 분노했다. 원인이 무엇일까? 해결책이 무엇일까? 글로 써보니 해결책이 보였다: 내 기준을 세우고 맞지 않으면 거절한다.

주장하기 전에 객관적인 근거를 제시하고, 혼자 애쓰지 말고 도움을 묻고, 어려움이 있을 때 글로 써보면서 해결책을 찾는 것 외에 적용할만한 조언들도 있다. 소소한 일 말고 중요한 일 먼저하기, 큰 가방 말고 작은 가방 들고다니기, 피곤해진 후 말고 피곤해지기 전에 휴식하기, 업무 창작하려고 하지 말고 상사 따라하기, 주어진 업무하기 전에 업무 전체부터 파악하기, 똑같은 것만 고수하지 말고 변화 시도하기, 한 번만 확인해 실수하지 말고 더블체크하기, 여러 개 말고 노트 한 권에만 쓰기, 행동을 미루지 말고 일단 움직이면서 계획하고 계획 수정하기, 매사 전력질주하지 말고 완급 조절하며 적당히 일하기, 빨리 보고하지 말고 정확히 보고하기, 잡담을 낭비라고 생각하지 말고 업무의 일부로 여기기, 자책하지 말고 나와 행동을 분리해 행동 개선하기, 스트레스 쌓지 말고 그 때 그 때 풀기, 정보를 무조건 모으지 말고 차단하기, 그래야 한다고 생각하지 말고 그럴 수 있다고 생각하기 등 실천하자.