회의하고 싶으신가요?
회의합시다
# 월요일 아침부터 또 시작이다. 분명 일정에는 없던 회의였다. 어쩔 수 없이 아침으로 먹으려고 사온 도너츠는 입 대신 가방 속으로 다시 집어넣었야만 했다. 비몽사몽 속 진행된 회의는 2시간째 이어졌지만 결론이 나지 않아 오후 2시에 다시 진행하기로 하고 끝을 맺었다. 겨우 컴퓨터를 켜고 거래처에서 메일로 보내준 사업 계획서를 절반도 채 읽지 못했는데 점심시간이 되었다. 오후 1시 30분에는 영업부서와 주간 미팅을 했다. 양해를 구하고 본래 1시간이었던 회의의 절반만 참석하고 서둘러 2시 회의에 들어갔다. 4시가 되어서야 겨우 회의실에서 빠져나왔다. 이제부터 본격적인 업무 시작! 할 일은 산더미인데 일과에 절반 이상을 회의 업무로 시간을 뺏겨 버리고 말았다.
직장인이라면 회의는 피해갈 수 없는 일과 중 하나다. 회의에서 모든 의사결정이 이루어지기 때문에 가장 중심이 되는 업무라고도 볼 수 있다. 이 외에도 팀원 각자가 경험한 것들을 공유하는 자리로서 서로의 역량을 높여주는 역할도 한다. 그렇기 때문에 회의를 잘해야 업무 성과도 생기고 회사가 올바른 길로 나아갈 수 있다.
그렇다면 여러분의 회사는 회의를 잘하고 있나요?
이 질문에 흔쾌히 고개를 끄덕이는 이는 생각보다 많지 않다. 대부분의 직장인들은 회의를 떠올리면 가장 먼저 '지겹다'는 반응을 보인다. 그만큼 회의가 잦고 지루하다는 의미다.
문제 있는 회의 유형에는 몇 가지가 있는데 첫째로 불명확한 목적의 회의에 참석한 경우다. 어떠한 회의든 간에 목적과 안건이 분명해야 한다. 그렇지 않으면 시간은 가는데 결론이 나지 않아 회의 시간이 예상보다 길어지게 마련이다. 그리고 회의 자료가 있다면 최소한 회의 시작 1시간 전에 공유하여 참석자들이 한 번씩 읽어볼 수 있도록 하는 것이 좋다. 회의 참석자들 모두가 회의 내용을 미리 숙지한다면 회의 시간을 줄일 수 있을 뿐 아니라 주관자 혼자서 일방적으로 이야기하는 것도 막을 수 있다. 원활한 회의가 되려면 모두가 한마디 이상씩 자신의 의견을 내는 것이 바람직하다. 그래야만 회의 참석이 시간 낭비로 여겨지지 않을 것이다. 이러기 위해서는 회의 참석은 꼭 필요한 인원만 하도록 하고 소규모로 이루어져야 한다.
회의의 질은 주관자의 능력에 따라 달라질 수 있다. 주관자는 단순히 최상급자로 보고 받는 입장이라 생각하지 말고 회의가 올바른 방향으로 흘러가도록 이끌어야 한다.
회의를 어떻게 할지 인지했다면 실제에 적용하는 일이 남았다. 좋은 회의 문화를 가진 기업들이 점차 늘어나기를 바라본다.