일 잘하는 사람들의 5가지 기술
1. 루틴을 늘리고 패턴화를 하자
기술1. 루틴을 늘리고 일을 패턴화하자
나도 예전에는 루틴화(일상화)를 하지 않고 마구잡이로 일을 했었다.
그러다 문득 비효율적이라는 생각이 들었다.
일은 가능한 한 규칙적으로 날마다 있는 일처럼 일상화하여 해 나가기를 권한다.
물론 여러 가지 상황이 있을 테니 전부 똑같이 진행하기는 어려울 수 있다.
그렇다면 다음과 같이 몇 가지 패턴을 만들어 적용해 보면 어떨까?
•같은 업종에 있는 사람들과 적은 인원으로 진행하는 프로젝트
•기업이나 자치단체 등 다른 업종의 많은 사람들과 진행하는 프로젝트
•단발성 이벤트로 스케줄이 매우 빠듯한 프로젝트
•정기적이고 장기간에 걸쳐 진행하는 프로젝트
패턴화를 해 두면 매우 편리하다.
예를 들어 다른 업종 사람들과 진행하는 프로젝트일 경우 사전에 특징을 파악해 둔다.
‘회의를 통해서 결정해야 하니 시간이 걸릴 것 같다’라든가 ‘내 마음이 곧 상대의 마음이라는 안일한 생각으로는 제대로 소통할 수 없다. 콘셉트에 대한 설명을 꼼꼼하게, 그리고 이해하기 쉽게 하지 않으면 나중에 문제가 발생하기 쉽다’ 등으로 말이다.
그러면 상대방이 지방자치단체이건 기업이건 동일한 패턴으로 진행하면 된다는 생각으로 당황스러운 일을 피할 수 있고, 돌발상황이 생기더라도 패턴에 맞춰 대응할 수 있다. 자신이 수행하는 업무의 패턴을 토대로 절차를 세우면 대체로 일이 순조롭게 풀린다.
이때 포인트는 고려해야 하는 패턴의 수를 가능한 한 줄이는 것이다. 한없이 많은 패턴 가운데 ‘오늘은 어떤 패턴을 적용해야 할까?’ 하고 일일이 적용해 보다가는 패턴화가 무의미해진다.
패턴화하지 않아도 되는 간단한 일일수록 더 패턴화를 하자.
간단하고 익숙한 일이라면 아예 처음부터 시작한들 그다지 큰 수고가 들지는 않겠지만, 티끌이 모여 태산을 이루듯 시간 손실이 커진다. 간단한 일이라고 해도 패턴화를 하지 않으면 장기적으로는 매우 번거로운 일이 될 수 있다. 반대로 패턴화를 하면 시간 낭비가 줄고 여유가 생길 것이다.
기술2. 루틴의 양을 늘리면 업무의 질이 향상된다
“우리 일은 너무 복잡해서 패턴화 따위 할 수 없다고요!”
이렇게 반발하는 사람이 있을 것이다. 하지만 나는 복잡하고 힘든 일일수록 오히려 절차가 필요하다고 생각한다.
패턴화할 수 있는 부분은 모두 패턴화하여 루틴으로써 절차를 정해 두면 일을 처리할 때마다 에너지를 많이 쏟지 않아도 돼 여유가 생긴다. 그렇게 남은 에너지를 진정 필요한 곳에 쏟는 것이야말로 업무의 질을 높이는 비결이 아닐까.
특히 경험이 부족한 신입이나 많은 업무를 동시 병행하며 진행하는 것이 서툰 사람, 마무리가 허술해서 실수가 많은 사람, 일이 바빠지면 패닉 상태에 빠지는 사람은 패턴화를 통해 절차를 세워 두면 자신만의 페이스를 파악해서 유지할 수 있게 된다. 그리고 본래 자신이 가지고 있는 힘을 100퍼센트 발휘하여 성과를 낼 수 있다.
그러므로 가능한 한 루틴의 양을 늘려 일에 드는 에너지를 줄이자. 그렇게 여유분의 에너지를 만들어 두면 그만큼 업무의 질도 향상될 것이다.
기술3. 틀을 정하면 업무의 질과 속도가 달라진다
최초의 틀에 힘을 쏟아 두면 나머지는 패턴이 되니 편리하다.
패턴화가 가능한 이유는 창의적인 일인 디자인에도 규칙이 있고 정답이 있다고 생각하기 때문이다.
예를 들어 행간은 ‘글자 급수×1.6을 기본으로 한다’라는 것이 나의 업무 루틴 중 하나다. 또한 ‘가장자리에서 몇 밀리미터를 띄울 것인가’는 8밀리미터나 12밀리미터 중에서 선택하는 경우가 많다. 이런 규칙을 찾아나가다 보면 점점 효율이 좋아진다.
창의성이 필요한 일일수록 오히려 ‘답이 있다’는 가정하에서 진행해야 한다. 그렇지 않으면 무한한 창의성의 늪에서 영원히 그 일을 해야 하는 상황에 빠지고 만다.
자신만의 노하우나 규칙을 찾아 나가면서 일을 하지 않는다면 아무리 열심히 해 봤자 그저 헛수고로 끝나게 된다. 자기 나름의 법칙을 찾지 못한 채 계속해 본들 10년이 지나고 20년이 지나도 성장하지 못한다는 말이다.
기술4. 선택지를 줄이면 스트레스가 줄어든다
나는 매일매일 하는 일까지도 루틴화하기 위해 여러 가지 궁리를 한다.
그래서 우선 각 업무의 ‘요일’을 정해 버렸다.
요일별로 할 일을 정해서 진행 절차를 정해 두면 일상적이고 규칙적인 루틴이 되어 원활하게 일이 진행된다.
예를 들어 혼자서 하는 일이라면 '일하는 장소, 시간, 일의 내용'까지 구체적으로 정해 버리면 효과적으로 루틴을 늘릴 수 있다.
물론 매일같이 회사로 출근해 자기 책상에 앉아 일하는 사람은 일하는 장소나 시간까지 일일이 정할 필요는 없다. 그럼에도 하나씩 만들어 둔 소소한 루틴은 스트레스를 줄이는 데 큰 도움이 된다.
스티브 잡스가 같은 옷만 입었던 것도 선택지를 줄이는 행동이었다. 나도 청바지나 티셔츠는 같은 것을 여러 벌 갖춰 놓고 있는데, 그 이유는 아침마다 옷 고르는 일에 에너지를 쓰고 싶지 않아서다.
루틴화를 통해 결정하는 횟수를 줄이면 진짜 중요한 부분에 집중할 수 있다.
• 선택지를 줄인다.
• 고민하는 횟수를 줄인다.
가능한 한 선택지를 줄이는 것이 포인트다.
시간도 공간도 되도록 단순하게 구성하자.
규칙적인 루틴을 통해 선택이나 결단이 필요한 수를 가능한 한 줄여서 그만큼의 에너지를 중요한 일에 쏟는 것이다. 그러면 한층 더 나은 성과를 얻을 수 있다.
기술5. 대단한 것을 하려고 생각하지 말자
가능한 한 결단이나 선택에 에너지를 쓰지 않고 담담하게 일을 진행한다.
물론 힘을 쏟아야 할 때는 에너지를 집중시켜야겠지만 그보다 중요한 순간에 에너지를 집중시키기 위해서라도 그 밖의 일에는 가급적 힘을 쏟지 않고 해 나가야 한다. 그래서 힘을 쓰지 않아도 진행되는 구조를 만들어 두는 것이 중요하다.
루틴과 비슷한 얘기일 수 있는데, 나는 때때로 직원들에게 이 말을 한다.
“뭔가 대단한 것을 하려고 생각하지 마세요.”
대단한 것을 지향하다 보면 힘이 분산되고 만다.
‘지금 시장에 필요한 것은 아무도 본 적 없는 새로운 상품이다!’
야망으로 눈이 흐려져 이런 잘못된 목적을 갖게 되면 세부적인 요소들을 놓치게 된다. 그래서 업무가 주어진 상황을 바르게 파악할 수가 없게 된다. 또, 시작 단계에서 힘을 다 써버려서 일을 끝맺지 못할 수도 있다. 힘이 가장 필요한 순간은 일을 실행해 나가는 때다.
야망을 불태우기 전 확실하게 절차를 정해서 담담하게 진행해 나가자.
늘 같은 패턴으로 일을 하는 구조를 만드는 것이다.
하나하나 루틴을 반복하며 실행해 나가면 시간과 생각에도 여유가 생긴다.
그 여유로 일의 질을 높여 가자.
그렇게 해서 결과적으로 새로운 것, 대단한 것, 모두에게 도움이 되는 것이 완성되면 틀림없이 자연스럽게 세상이 알아줄 것이다.
남들이 하지 않은 획기적인 일, 대단한 성과는 지향하는 것이 아니라 일의 목적을 이루었을 때 따라오는 것이다. 그러기 위해서는 확실하게 목표를 달성해야 한다. 또한, 목표 달성을 위해서는 일의 진행 절차를 갖춰야 한다.
열심히 일한다고 일을 잘하는 것은 아닙니다.
일을 잘하기 위해선 일의 절차가 필요합니다.
일을 쉽고, 빠르게, 잘하고 싶다면
자신신만의 '일의 절차'를 만드는 방법을 배워보면 어떨까요?
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