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by 책글생각 Dec 15. 2017

보고서 작성 전, 이것만은 알고 하자

보고서의 신이 되는 방법

보고서 작성을 제대로 하기 위해서는 기본적으로 알고 있어야 할 보고서 작성 요소들이 있다. 보고서라는 것이 잘만 쓰면 되지, 도대체 무엇을 알고 있어야 하는지 의아해 할 수도 있다. 하지만 모든 일에 그 일을 구성하는 기본 요소가 있듯이 보고서 작성도 마찬가지다. 특히, 회사에서 작성하는 보고서에 들어가는 시간과 노력은 그만큼의 기회비용이 들어간다. 그렇기 때문에 빠르게 작성하면서도 정확하게 필요한 내용을 작성하는 것이 중요하다.

보고서 작성의 기본 5가지 요소는 누구나 알고 있듯이, 먼저 쓰는 사람(보고서 작성자)과 읽는 사람(보고서 작성 지시자)이 있다. 그리고 보고서 작성 주제, 그 주제에 대한 대답, 읽는 사람의 기대반응이다. 이 5가지 요소는 가장 기본적인 요소이지만, 당연히 알고 있다고 간과하는 경우가 많다. 예를 들어, 상사가 시장에 대한 현황조사 보고서를 작성하라고 했을 때, 기대하는 바는 무엇일까? 말 그대로 시장에 대한 이해? 아니면 시장의 최근 트렌드 파악을 통한 우리 회사의 새로운 제품 아이디어? 아니면, 해당 시장에서의 우리 회사 제품의 문제점? 이렇듯 상사가 기대하는 바는 여러 가지 일 수 있다. 하지만 우리는 대개 단순히 시장에 대한 이해를 목적으로 보고서를 작성한다. 이처럼 쉽게 느껴질 수 있는 것이지만 그것에 대해 보고서 작성 방법에 대해 본격적으로 들어가기 전에 생각해볼 필요가 있다.

먼저, 주제와 대답에 대해 이야기해보자. 대부분의 보고서 작성자는 주제를 상사로부터 받는다. 하지만 그 주제라는 것이 웰빙 식품시장, 음원 스트리밍 서비스 시장, 아웃도어 시장, 대형유통 채널 등 구체적이지 못한 경우가 많다. 이러한 경우, 보고서 작성자는 최근의 회사 상황이나 상사의 의도를 지레짐작하여 주어진 과제에 대해 자기 나름대로 보고서를 작성한다. 하지만 이러한 경우 ‘주제’를 ‘질문’으로 바꾸어 상사에게 무엇을 해야 할지 명확하게 확인하는 것이 좋다. 예를 들어, ‘스마트폰 시장에 대하여’라는 주제가 떨어졌을 경우, “현재 스마트폰 시장 현황은 어떠한지?”, “스마트폰 시장이 최근 축소되고 있는 이유는 무엇인지?”, “스마트폰 판매를 증대시키기 위한 방안은 무엇인지?” 등으로 구체적인 질문을 만들어서 상사에게 물어보는 것이 좋다. 만약, 상사가 단순히 스마트폰 시장이 축소되고 있는 이유에 대해 궁금하다고 하면, 이에 대한 대답을 준비해 가면 된다. 즉, “축소되고 있는 이유는 ~이다”라고 말하면 되는 것이다.

‘~시장에 대하여’, ‘~문제에 대하여’, ‘~상황에 대하여’ 등에 대한 상사의 보고서 작성 지시는 보고서 작성자 스스로 구체화할 필요가 있다. 그렇지 않으면 보고서를 다시 작성할 가능성이 높다. 지금 제시한 것처럼 구체적인 질문을 통해 상사가 알고자 하는 바를 구체화시켜 어디에 관심이 있고 어떤 대답을 듣기를 원하는지 알아야 한다.

주제와 대답에 대해 이야기했으니, 이제 쓰는 사람과 읽는 사람에 대해 말해보자. 보고서를 작성하는 사람과 보고서를 보는 사람 간의 가장 큰 차이는 ‘보는 관점’이다. 보고서 작성자는 자신이 실무를 하기 때문에 실무자 관점에서 보고서를 작성하는 경우가 많다. 하지만 보고서를 보는 사람은 전사 혹은 CEO 관점에서 보고서를 검토한다. 그렇기 때문에 이런 차이를 극복하지 못하면 보고서 작성자와 지시자 모두 스트레스를 받게 된다. 보고서 작성자나 지시자나 최종적으로 말하고자 하는 바는 같을지 몰라도 관점에 따르 기대반응은 다를 수 있다.

예를 들어, 마케팅팀에 있는 김사원이 유기농 식품 상품 개발 계획에 대한 보고서를 작성했다고 생각해보자. 그런데 자신의 부서 관점에서 상품의 콘셉트나 제품개발 일정을 작성해놓았다면 어떨까? 그 보고서를 본 마케팅팀 팀장은 이 보고서의 현실성에 대해 문제를 먼저 제기할 것이다. 제품개발팀 하고 협의는 했는지부터 시작해 영업팀에서는 이 상품의 판매 가능성을 어떻게 보고 있는지 등을 물을 것이다. 김사원이 자신의 부서 관점에서만 보고서를 작성해 전사적으로 이 상품개발을 위해 어떤 것들이 이루어져야 하는지에 대한 사항은 보지 못한 것이다. 이처럼 쓰는 사람과 읽는 사람은 서로 다른 관점에서 동일한 보고서를 본다. 그렇기 때문에 항상 읽는 사람이 어떤 관점에서 생각하는지를 확인할 필요가 있다.

마지막으로 보고서의 기대반응이다. 어떻게 보면 이는 보고서의 활용방안에 대한 이야기다. 보고서를 보는 사람은 보고서를 통해 얻고자 하는 바가 분명 존재한다. 무작정 보고서를 써오라고 해놓고 어떤 보고서를 써 오는지 보자는 심보를 가진 사람은 많지 않다. 이러한 보고서의 기대반응은 크게 ‘이해’, ‘피드백’, ‘행동’ 등으로 구분된다.

예를 들어, 가구시장 현황 보고서를 가지고 말해보자. ‘이해’를 목적으로 하는 보고서는 가구시장의 현재 상황, 트렌드, 시장규모나 성장률, 그리고 주요 경쟁사 등에 대해 알고 싶어 하는 경우다. 말 그대로 가구시장이 현재 어떻게 움직이고 있는지를 파악한다. ‘피드백’은 ‘이해’에서 한 단계 더 나아간 경우다. 가구시장 현황을 바탕으로 우리 회사의 현재 문제와 이에 대한 원인 파악을 해 보고서 작성자에게 의견을 제시하기 위한 것이다. 마지막으로‘행동’은 현재 가구시장에서 우리 회사의 문제에 대한 해결방안을 찾고 이를 실행하기 위한 경우다. 단순히‘이해’나 ‘피드백’을 넘어 보고서를 통해 실제적인 행동을 취하기 위한 것이다. 그렇기 때문에 이 보고서의 경우 구체적으로 무엇을, 언제, 어떻게 해야 할지에 대한 사항이 제시된다.

이처럼 보고서 작성의 5가지 기본 요소는 단순한 것 같지만 깊게 이해할 필요가 있다. 그래야 보고서 작성을 위한 스킬을 배우더라도 이를 제대로 활용 가능하다. 특히, 주제와 대답이 항상 일치하는지 확인하는 것이 좋다. 보고서의 세부 내용은 둘째 치더라도 요구한 주제와 그에 대한 대답은 일치해야 기본은 가기 때문이다.

*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.

보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN

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