자료와 스토리라인을 연계해 스토리팩을 만들어보자
보고서의 신이 되는 방법
정보는 전략적으로 수집하는 것이 필요하다. 필요정보를 정의하고 구체화하여 관련 자료를 수집해야 한다. 이런 식으로 찾았다면 분명 보고서 작성을 위한 자료는 다 찾은 것인데, 왜 보고서가 써지지 않는 것일까? 누구나 한 번쯤 필요한 정보를 다 수집했다고 생각했는데, 막상 보고서를 쓰려고 하니 어떤 자료를 가지고 써야 하는지 고민했던 적이 있지 않은가? 분명 자료는 다 찾은 것 같은데 왜 어떤 내용을 가지고 써야 하는지 고민을 했던 것일까? 다음 대화를 한 번 보자.
박과장 : 김사원, 지난번 내비 앱 경쟁력 보고서 다시 작성하라고 했었는데, 아직 끝나지 않았나?
CEO 보고가 이제 얼마 남지 않았는데…
김사원 : 그게… 내비 앱 자료를 다시 찾고 정리를 하다 보니 시간이 더 필요할 것 같습니다.
박과장 : 3주나 지났는데... 재작성하는 것이어서 보고서의 기본 틀도 완성된 것 같은데…
김사원 : 지난번 이야기한 내비 앱의 시장규모나 경쟁사들의 기본 동향 등을 더 파악하고,
경쟁사 내비 앱 벤치마킹하느라…
박과장 : 그래도 그렇지... 보고서 정리를 하는데 어려움이 있는 건 아닌가?
자료가 많으니깐 정리하는데 시간이 걸리는 줄은 알지만 찾은 자료를 바로바로 정리해야지.
계속해서 필요한 자료만 찾다 보니 정리가 안 되는 것 같은데…
김사원 : 저도 그렇게 생각은 하는데…
박과장 : 시간이 없으니 빨리 찾은 자료부터 스토리라인에 맞게 정리해서 자료를 작성해보게.
하나의 보고서 작성을 위해 우리는 최소 10여 개 이상의 관련 자료를 본다. 해당 자료의 내용 또한 최소 10페이지 이상이다. 이러한 상황에서 필요자료를 찾았다고 해서 바로 보고서 작성으로 들어갈 수는 없다. 뇌의 용량은 한계가 있기 때문이다. 이러한 상황을 극복하기 위해 필요한 것은 스토리라인과 수집된 자료를 결합시키는 작업이 필요하다. 말 그대로 필요한 내용이 있는 자료를 발췌하여 해당 스토리라인 장표에 일단 붙여 넣어 두어야 한다.
예를 들어, A라는 자료를 찾은 다음 A라는 자료의 시장규모 내용이 스토리라인의 시장 현황 파트에 필요한 것이라 생각되면, 시장규모 내용만 슬라이드에 붙여 넣어 둔다. 출처를 기입해 나중에 찾기 쉽도록 해둔다. 스토리라인 전체에 필요한 자료를 붙여두면 나중에 어떤 식으로 정리를 하는 것이 효과적인지 판단 가능하다. 특히, 유사 내용의 자료는 어떤 자료가 구체적이고 정확한지를 판단해 보고서의 신뢰성을 높일 수 있다. 이렇게 필요한 자료를 붙여 두면 스토리라인과 필요 내용만 있는 하나의 스토리 팩(Pack)이 완성된다. 스토리 팩을 가지고 표, 차트, 그림, 내용 등을 정리해 보고서를 작성하면, 김사원과 같은 상황은 일어나지 않는다. 일의 효율성 또한 높아져 내용이 많은 보고서라도 시간을 많이 단축시킬 수 있다.
김사원의 사례를 가지고 설명하면, 내비 앱 이용자 수 장표에는 내비 앱 이용자 수 추이/전망 자료를 붙여 두면 된다. 특히, 이렇게 붙일 때에는 출처나 자료명을 적어 두는 것이 필요하다. 나중에 해당 자료에 대한 구체적인 내용을 볼 수 있기 때문이다. 예를 들어, 시장규모 추정이나 전망의 경우, 시장 추정이나 전망에 대한 가정이나 근거를 볼 수도 있다. 이런 식으로 내비 앱 경쟁력 보고서에 대한 스토리라인과 수집된 자료를 결합하면 다음 그림과 같이 정리될 수 있다.
위 내용은 쉽게 알 수 있다. 정작 보고서 작성 시 위와 같은 방법을 활용하는 사람은 많지 않다. 가장 큰 이유는 자료수집에 급급하기 때문이다. 자료수집에 급급하다 보니 필요정보를 어떻게 스토리라인과 맵핑 Mapping 해야 하는지 생각하지 못한다. 두 번째는 내가 생각하고 있는 스토리라인의 구체적인 내용을 이해하지 못하기 때문이다. 즉, 자신이 쓰고자 하는 내용을 명확하게 이해하지 못해 큰 그림이 머리 속에 없어서다. 이제는 이와 같은 사항을 주의해서 효율적으로 보고서를 작성해보는 연습을 하는 것을 어떨까?
*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.
보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN
