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by 책글생각 Dec 21. 2017

보고서 작성은 자료수집만 잘하면 될까?

보고서의 신이 되는 방법

인터넷에는 수많은 정보가 있다. 하지만수 많은 정보 중에 자신에게 가장 필요한 정보가 무엇인지를 파악하는 것은 단순히 인터넷 서칭을 잘한다고 해서 되는 게 아니다. 자료 수집에도 전략이 필요하다는 뜻이다. 무작정 1~2시간 동안 자료를 찾는 것은 보고서 작성에 있어 시간 낭비일 뿐만 아니라 아무런 소득을 얻을 수 없다. 흔히 이야기하는 “Garbage In, Garbage Out”이 될 가능성이 높다.

한 조사에 따르면, 사람들은 회사 업무 시, 자료 수집과 관련된 일에 20% 이상을 투입하고 있다고 한다. 하루 업무의 2시간 이상을 꼬박 자료수집에 투입하고 있는 것이다. 한 달이면, 40시간 이상 투입이다. 하지만 정작 시간 투입 대비 성과는 그리 높지 않은 것이 현실이다. 성과 없는 자료수집이 회사 내에서 어떤 상황을 만들어낼지 한 번 보자.

박과장 : 김사원, 지난번 이야기한 영업력 향상 보고서는 잘 진행되고 있나?

김사원 : 예. 지금 자료 수집하고 있습니다.

박과장 : 아직까지 자료수집을 하고 있는 중인가? 지금 보고서 작성하라고 한지가 꽤 된 것 같은데

아직까지 자료를 수집하고 있다니… 그것도 인터넷만 보고 있고…

김사원 : 사내 자료는 봤는데, 외부자료가 필요해서…

박과장 : 자료를 얼마나 많이 수집하길래 여태... 혹시 현장에는 가본 건가?

김사원 : 아직… 지금 타사에서는 어떻게 하고 있는지 알아보고 있어서요.

박과장 : 타사 자료가 인터넷만으로 찾을 수 있나? 필요하다면 직접 인터뷰를 해야지.

인터넷에 있는 자료가 얼마나 많은 내용을 담고 있겠는가? 영업력 향상 보고서인데,

현장이나 고객 인터뷰 등은 아직 하지도 않고 있고…

김사원 : 영업 쪽 이슈가 너무 많아서 하나하나 살펴보는데 시간이 많이 걸렸습니다.

현장이나 고객 인터뷰도 가능한 한 빨리...

김사원의 문제 또한 “왜 자료를 수집해야 하는지”, “어떤 자료를 수집해야 하는지”에 대한 생각이 없는 것이다. 오직 자료를 찾겠다는 일념 하에 인터넷 서칭만 한다. 우리는 가설을 기반으로 필요한 자료를 수집한다. 하지만 정작 가설을 설정하고 나서도 자신이 찾고 싶어 하는 주제와 관련된 모든 자료를 수집하려는 경향이 있다. 왜냐하면 수많은 자료는 왠지 내가 만든 보고서가 풍성해지고 좋은 해결책을 도출해줄 것 같기 때문이다. 마치 뭔가 얻어걸릴 수 있는 것처럼.

김사원 또한 그렇다. 사내 자료는 충분히 찾아서 외부자료를 찾기 위해 많은 시간을 투입했다. 하지만 김사원이 작성하고자 하는 보고서의 주제는 영업력 향상이었다. 단순히 사내외 자료를 수집하는 것에서 벗어나 현장에 가서 영업사원을 인터뷰하거나 핵심 고객을 만나 회사의 문제점에 대한 파악이 필요했다. 벤치마킹 또한 마찬가지다. 벤치마킹이 보고서의 핵심이면 상관없지만 어떤 문제든 핵심은 해당 회사의 문제점에서 시작한다. 해당 회사의 문제점을 파악해야 어떤 사항을 벤치마킹할 것인지가 나온다.

김사원의 자료수집 방법은 총망라적 사고에 기반한다. 우치다 카즈나리는 『가설 사고, 생각을 뒤집어라』에서 모든 것을 이해하지 못하면 다음으로 넘어가지 못하는 사람들이 지닌 사고방식을 총망라적 사고라고 정의했다. 이러한 총망라적 사고를 지닌 사람들에게 우리가 흔히 들을 수 있는 이야기는 “자료가 너무 없습니다”, “도저히 관련 자료를 찾을 수가 없습니다”, “자료는 많은데, 쓸만한 자료가 보이질 않습니다” 등이다.

김사원의 목적은 영업력 향상 보고서이다. 이러한 상황에서 위와 같은 이야기가 나온다면 자신이 작성하고 있는 보고서의 목적을 정확히 모르고 있는 거다. 영업력 향상이 목적인 상황에서 ‘영업’ 관련 다양한 자료를 찾는다거나 ‘영업력 향상’을 위한 타사 자료를 찾는 것은 목적 달성을 위한 수단에 집착하는 태도이다. 이러한 집착 후, 성과가 없을 경우 “내가 이 정도로 자료를 열심히 찾았는데도 자료가 없으니 보고서 품질이 떨어져도 어쩔 수 없지”라고 스스로 합리화를 시킨다.

그럼, 어떻게 하면 전략적으로 자료를 찾을 수 있을까? 자료 수집을 위해 우리가 가장 먼저 해야 할 사항은 가설을 증명하기 위해 필요한 사항을 정리하는 것이다. 예를 들어, 영업력 하락의 한 원인이 영업사원의 기본적인 커뮤니케이션 스킬 부족이라고 생각해보자. 이를 증명하기 위해 우리는 실제 제품 판매 중에서 일어나고 있는 영업사원의 커뮤니케이션 스킬을 점검한다.

이렇게 필요한 사항이 정리가 되면, 이를 파악하기 위한 구체적인 필요 정보를 정의한다. 예를 들어, 제품 판매 상담 시, 제품 판매 시, 제품 판매 후 관리 시 영업사원의 커뮤니케이션 현황 정보가 필요하다는 식으로 말이다. 필요 정의 구체화 시, 해당 정보가 왜 필요한지 스스로 물어보면서 불필요한 자료수집을 줄여야 한다. 마지막으로 이렇게 관련 정보가 구체화되면, 이러한 정보를 어떻게 수집할 것인지를 생각한다. 자료수집 방법은 사내외 자료 검토, 사내외 고객 설문조사, 사내외 고객 인터뷰 등이 있다. 이를 활용해 영업사원 커뮤니케이션 역량에 대해 스스로 평가토록 할 것인지, 아니면 매장 방문 고객을 대상으로 설문조사 혹은 인터뷰 등을 할지를 결정한다.

우리는 전략적 자료수집을 통해 불필요한 자료수집을 방지하고 핵심자료에 집중할 수 있다. 문서화된 자료는 작성자의 목적이나 사고에 따라 1차적으로 정제된 것들이다. 해당 자료가 잘 정리되어 있다고 하더라도 그 자료의 목적이 보고서 작성 목적과 상이하다면 해당 자료를 활용할 때 주의를 기울일 필요가 있다. 즉, 해당 자료가 작성된 상황이나 맥락을 이해하는 것이 선행되어야 한다.

이러한 자료수집에 있어 우리가 머리 속으로 항상 기억하고 있어야 할 사항은 현장이나 고객 관점에서의 생각이다. 즉, 가능한 한 몸과 발을 움직여 필요한 정보를 수집하는 노력이 필요하다. 똑같은 내용을 보고 듣더라도 보고서 작성자가 어떤 생각을 갖고 있는지에 따라 다르다. 회의 시 같은 내용을 가지고도 이해한 바가 다른 것처럼. 또한 현장과 고객은 회사 내에서 일어나는 모든 문제나 이슈에 대한 가장 근본적인 원인을 파악할 수 있다. 타사를 벤치마킹하더라도 해당 회사 담당자를 직접 인터뷰하는 수고를 들일 필요가 있다.

마지막으로 전략적 자료 수집 시, 항상 자료의 출처가 어디인지를 항상 알고 있어야 한다. 자료의 출처는 해당 보고서의 신뢰성과도 밀접한 관련이 있다. 전략적 자료수집 시, 유사한 자료더라도 자료의 출처가 명확하고 신뢰할 수 있는 기관의 자료를 가능한 한 수집하는 것이 좋다. 최대한 객관성을 확보해야 하기 때문이다.

지금까지 말한 절차를 보면서 전략적 자료수집에서 가장 중요한 것은 무엇일까? 가설도 중요하지만 그 가설이 도출된 관점이다. 이를 알아야 제대로 활용할 수가 있다. 아래 그림처럼 9개의 점을 잇는 방법은 하나가 아니다. 가장 최적의 방법은 [그림 1]이다. 하지만 [그림 2]처럼 연결할 수도 있다. 어떻게 연결하든 내가 가지고 있는 관점이 무엇인지를 생각하는 것이 중요하다. 그리고 [그림 1]처럼 가능한 최적의 관점을 가지고 자료에 대한 접근과 활용을 하는 것이 필요하다.

"나는 어떤 관점에서 자료를 수집하고 정리하고 있을까? 그것이 내 보고서의 차별화 포인트다."