보고서는 어떤 절차를 거쳐 작성되어야 할까?
보고서의 신이 되는 방법
상사가 보고서 작성을 지시했을 때, 일반적으로 보고서를 어떻게 작성할 것인가 보다 관련 자료가 어디에 있는지부터 생각을 한다. 갓 입사한 신입사원은 보고서 작성 지시를 받으면, 도대체 무엇을 써야 할지 몰라 그저 인터넷 서핑만 하는 경우도 많다. 물론, 자료부터 찾아도 보고서 작성을 할 수 있다. 하지만 보고서 작성 시, 아래 질문에 대한 생각을 해보는 것이 좋지 않을까?
“이 보고서를 왜 작성하는 것일까?”
“이 보고서를 통해서 얻고자 하는 것이 무엇일까?”
“보고서의 전체적인 목차나 구성은 어떻게 해야 할까?”
“궁극적으로 어떤 결론을 이끌어내야 할까?”
위 질문에 대한 생각 없이 보고서 작성을 한다면, 그 보고서는 상사가 원하는, 상사가 만족하는 보고서가 아닐 가능성이 높다. 조금은 딱딱한 상황을 설정한 다음 대화를 한 번 보자.
박과장 : 김사원, 이번에 우리 회사에서 중국 시장 진출을 하려고 하고 있는 것은 알고 있지?
그래서 말인데, 중국 패션 시장에 대한 보고서가 필요하니 한번 중국 패션시장에 대해 조사 좀 해봐.
김사원 : 중국 시장에 대해서요. 예. 알겠습니다. 과장님
박과장 : 그런데, 어떤 식으로 보고서를 작성해야 하는지는 알고 있지?
김사원 : 일단 중국 패션 시장 관련 인터넷 서칭하고 관련 자료를 찾아보려고 하는데요.
박과장 : 그래? 그럼 그다음에는 어떻게 하려고 하나?
김사원 : 찾은 자료를 가지고 정리해서 보고서를 작성하려고 합니다.
박과장 : 김사원, 지금 회사에 입사한 지 얼마나 됐지?
김사원 : 이제 3년 차 정도 된 것 같습니다.
박과장 : 김사원, 이제 3년 차 정도 되었으면 보고서 작성 프로세스 정도는 알고 있을 것 같은데.
자료만 찾는다고 보고서 작성이 바로 되는 건 아니잖아.
김사원 : 저도 그렇게 생각하는데… 그래도 일단 자료부터 찾아봐야 보고서 작성이 되어서…
박과장 : 물론, 자료를 찾는 게 중요하지. 하지만 그전에 왜 보고서를 작성하는지 먼저 생각해보는게...
김사원처럼 중국 패션시장 관련 자료를 찾는다고 했을 때, 과연 상사가 원하는 시장 보고서를 가져올까? 아마도 중국 내 패션 트렌드, 주요 패션 브랜드 등에 대한 현황을 정리해서 가져올 가능성이 높다. 박과장은 “이런 단순한 시장 보고서를 가지고 나보고 어떻게 하라는 말인가”라고 생각할 수도 있다. 반면, 김사원은 이러한 박과장의 반응에 “시장 보고서인데 이 정도만 하면 되지”라고 속으로 생각할지도 모른다.
누군가는 보고서 작성을 할 때, 프로세스가 어디 있냐고 말하지도 모른다. 사소한 업무에도 프로세스가 있듯이, 보고서 작성에도 프로세스, 절차가 존재한다.
보고서 작성 프로세스는 크게 생각하기Thinking, 프레임 설정Framing, 보고서 작성Writing, 전달하기Delivering으로 이루어져 있다. 먼저, 생각하기를 보자. 보고서 작성 지시를 받는다면, 가장 먼저 “왜 이 보고서를 내가 작성해야 할까”라고 생각을 해야 한다. 보고서 작성은 첫 단계는 이러한 ‘왜’라는 질문으로 시작된다. 그리고 이러한 질문을 통해 “상사가 이 보고서를 통해 말하고자 하는 바가 무엇일까”라고 생각을 하는 것이 중요하다. 아무리 좋은 내용을 담고 잘 만든 보고서라도 해당 보고서를 받아보는 사람이 원하지 않는 내용은 단순한 참고자료에 불과할 뿐이다. 그렇기 때문에 생각하기 단계에서는 ‘왜’라는 것에 집중해야 한다. ‘왜’가 해결이 되면, 예상되는 답을 설정하고 자료를 수집하여 논리적 사고에 기반해 자신의 생각을 구체화하는 것이 필요하다.
두 번째, 프레임 설정 단계에서는 생각하기 단계에서 생각한 ‘왜’라는 것을 기반으로 보고서의 전체적인 스토리를 작성하는 것이다. 생각하기 단계에서 자신의 생각이 구체화되면, 보고서에 넣어야 할 내용과 넣지 말아야 할 내용이 구분이 된다. 이를 바탕으로 보고서의 전체 목차와 세부 구성 사항을 설계한다. 흔히 말하는 ‘스토리라인’의 설정이다. 스토리라인이 설정이 되면, 각 스토리별로 어떠한 내용을 어떻게 표현할 것인지를 구체적으로 제시해야 한다. 즉, ‘스토리보드’를 만든다. 이러한 프레임 설정 단계에서는 보고서의 기본적인 틀을 잡는다.
세 번째로 김사원이 바로 수행하려 했던 보고서 작성단계이다. 보고서 작성 단계는 프레임 설정 단계에서 제시한 스토리라인과 스토리보드를 가지고 보고서 한 장, 한 장을 만들어간다. 흔히 이야기하는 ‘One Slide, One Message’, 중복이나 애매모호한 표현의 금지, 수치화, 시각화 등의 작업이 진행된다.
마지막은 생각하기, 프레임 설정, 보고서 작성 단계를 통해 만들어진 보고서를 상사에게 전달하는 단계다. 상사가 원하는, 상사가 듣고 싶어 하는 것에 중점을 두어 보고서 내용을 논리적으로 전달하는 것이다. 상사에게 보고서 내용을 잘 전달하지 못해, 보고 후에 “정말 열심히 보고서를 만들었는데…”라는 아쉬움을 남기지 않기 위해서는 말이다.
그렇다면 김사원은 보고서 작성 전 다음과 같이 생각했어야 하지 않을까?
"이번 보고서의 목적은 중국 시장 진출이 목적이기 때문에, 중국시장에 대한 전체 동향과 함께 우리 회사의 상품 구성과 보유 고객군의 특성에 맞는 브랜드, 상품군, 유통채널에 대한 사항이 필요해. 시장 진출 가능성 있는 중국 주요 지역을 중심으로 관련 자료를 수집해 시장 진출 가능성 여부를 판단할 수 있게 해야 돼. 이게 어느 정도 되면, 시장 보고서의 큰 틀을 만들어 들어갈 내용에 맞는 구체적인 내용을 추가적으로 보완해야지. 결론은 우리 회사가 일차적으로 중국 내 진출이 가능한 지역 중심으로 제안하면 되겠지."
이와 같이 생각하는 것이 무작정 보고서 작성을 위한 자료를 수집하는 것과는 어떠한 차이가 있을까? 그냥 보고서를 작성했다면, ‘중국 시장 진출을 위한 중국 패션시장 보고서’가 아닌 단순한 ‘중국 패션시장 동향 보고서’ 정도가 된다. 이 둘의 차이가 크지 않다고 생각할 수 있다. 하지만 작은 생각의 차이가 전체적인 보고서에서는 큰 차이를 만들어낸다.
*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.
보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN
