실행안이 포함된 기획서는 5W3H 체크를 해보자
회사 내 모든 문서는 작성하는 이유가 있다. 이러한 문서는 누군가에게 보고되고 보고받는 사람은 해당 문서를 바탕으로 어떤 행동을 취하고, 추후 그 행동에 대해 다시 검토를 한다. 이를 정리해 보면, 보고서에는 작성 배경과 목적, 보고대상, 구체적인 행동계획, 소요예산 및 비용 등이 있다. 이는 보통 5W3H로 정리된다. 5W3H가 어떤 상황에서 나오는지 한 번 보자.
김사원 : 과장님, 이번에 출시된 스마트폰에 대한 프로모션 기획서입니다.
박과장 : 이번 기획이 왜 중요한지는 잘 알고 있지? 이번에 전략적으로 우리가 출시하는 스마트폰이기 때문에
프로모션을 통해 인지도를 높이는 게 중요해.
김사원 : 예, 전사적으로 중요한 것이라 신경을 많이 썼습니다.
박과장 : 그런데 프로모션 목적은 알겠는데, 무엇보다 누구를 대상으로 하는지에 대한 게 없는 것 같은데.
또 이번 프로모션에 소요되는 비용은 얼마나 되고 언제부터 언제까지 할지 등에 대한 내용이...
김사원 : 강남하고 명동 지역으로 중심으로 이벤트를 실시할 예정이라. 타깃은 따로 설정하지 않았습니다.
예산은 정확히 얼마가 소요될지 판단하기 어려워서...
박과장 : 프로모션 기획이면, 해당 프로모션이 누구를 타깃으로 하고 이 프로모션을 했을 때, 예상되는 비용이
나와야 되지 않을까? 이 기획뿐만 아니라 모든 문서 작성에 있어 기본이지.
김사원은 회사에 중요한 스마트폰의 프로모션 기획서 작성을 담당했다. 하지만 강남이나 명동에서 프로모션을 하겠다고 제시했지만, 구체적으로 어떤 고객을 타깃으로 할 것인지 제시를 하지 않았다. 타깃 제시가 중요한 이유는 해당 타깃과 강남과 명동이라는 지역이 연계성을 갖고 있는지를 검토할 수 있는 근거가 되기 때문이다. 만약 10대가 타깃이라면 오히려 다른 지역에서 프로모션을 실행하는 것이 나을 수도 있기 때문이다.
또한 프로모션에 소요되는 비용과 구체적인 일정계획을 담지 않았다. 모든 문서가 실행을 담보한다고 했을 때, 비용과 일정은 상사에게 있어 가장 중요한 사항이다. 회사 내 다른 이벤트와 연계할 수도 있을 뿐만 아니라 사내에 배정된 예산을 초과한다면 프로모션 기획안은 다시 검토되어야 하기 때문이다. 회사에서 일어나는 모든 일은 한정된 자원을 가지고 이루어지기 때문에 예산과 일정에 대한 사항은 필수 검토사항이다. 인력을 투입하더라도 얼마나 투입해야 하는지 알아야 타부서와의 업무 조율을 할 수 있기 때문이다.
5W3H는 What, Why, Who, When, Where, How, How Much, How Long을 말한다. 간단히 설명해보면, What은 보고서의 주제와 해당 주제에 대한 내용이다. Why는 보고서 작성의 목적이다. 보고 내용에 대한 배경과 목적이라고 보면 된다. Who는 보고서에 기술된 내용을 누가 할 것인가를 말한다. 이런 Who에는 실행자뿐만 아니라 해당 보고서의 내용이 누구(Target)를 대상으로 하는지에 대한 사항도 포함된다. When과 where는 언제 어디서 보고서에 작성된 내용을 실행할 것인지에 대한 사항이다. How는 어떤 방법을 통해 실행할 것인가이며, How Much는 이에 소요되는 예산과 비용, How Long은 구체적인 일정을 뜻한다. 이런 5W3H는 기획안을 작성할 때, 주로 검토되지만 실행계획을 담은 보고서라면 5W3H라는 관점에서 한 번쯤은 검토해야 한다.
5W3H는 기획안에 적용할 경우, 5W3H가 해당 기획안의 스토리가 된다. 간략하게 스토리를 만들어보면 어떻게 될까?
“이번 스마트폰 프로모션 기획안은 회사의 인지도를 높이고 매출 증대를 하기 위한 것입니다. 본 프로모션은 20대~30대를 대상으로 하며, 이를 위해 강남이나 명동지역에서 실시할 예정입니다. 본 프로모션을 위해 마케팅팀과 상품기획팀의 인력이 각각 2명, 총 4명이 투입될 예정입니다. 본 프로모션을 위해 해당 지역 내 유명 카페와 연계하여 다양한 이벤트를 실시할 예정입니다. 0월 0일부터 약 2주간 실시되는 이번 프로모션 소요비용은 000만 원입니다.”
5W3H를 숙지하고 있다면, 위와 같은 스토리를 만들어 낼 수 있고, 이를 기획안이나 보고서의 목차를 구성할 수도 있다. 본격적인 보고서 작성에 들어가기 전에 현재 자신이 작성해야 할 내용이 잘 떠오르지 않는다면, 5W3H를 활용해 필요 사항을 정리해보는 것도 나쁘지 않다. 물론, 이러한 5W3H는 보고서 작성 완료 후에 상사에게 보고 시에도 전달할 내용이 다 있는지에 대한 사전 검토 방법으로 활용될 수 있다.
*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.
보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN
