150. e메일과 문서작성법
회사에서는 가르쳐주지 않으면서 잘하라는 말을 많이 한다.
시간이 지나면 자연히 되는 게 아니고, 기본 교육을 잘 받은 사람이 잘하게 된다.
회사에서 일을 잘하게 하려면 가르쳐주는 프로세스가 있어야 하지만, 현실은 없거나 하려 하지 않는다.
좀 덜 힘들게 회사생활을 하려면, '회사가 가르쳐주지 않는 업무지식'을 지속적으로 교육받고 습득해야 한다.
다년간 업무를 해오며 도움을 받았던 내용을 적었다.
아무리 이야기해도 50%도 받아들여지지 않는다는 것을 안다.
본인이 겪어야 100% 공감하게 된다.
내 아이에게 회사생활에 대해 이야기한다고 생각하고 경험을 사실대로 작성하였다.
참! 보고받는 사람과 맞지 않으면 이 모든 게 쓸데없다.
1장. e메일 잘 쓰는 법?
1. '오타'가 있는지 다시 봐라.
꼭 2번 보고 보내라.
오타가 있으면 신뢰를 잃는다.
2. '제목' 한 줄에 내용을 요약해라
메일 제목에 승부를 걸어라
3. '본문'은 결론부터 쓴다.
먼저 핵심 요약을 작성하라
4. 메일에 '해결책'을 제시하라.
5. 메일을 보내기 전에 '수신자'와 '참조자' 입장에서 생각해 보라.
상대방도 이익이 되는 내용을 써야 한다.
그래야 좋은 결과로 이어진다.
상대는 본인 입장에서 생각한다.
상대는 당연히 내 생각과 틀리다.
'메일 내용대로 하면 당신도 이렇게 좋아진다.'라는 내용이 들어갈 수 있으면 좋다.
6. 중요한 부분은 빨간색으로 표시하라.
내용 전달을 명확히 하라.
7. 중요한 내용은 메일을 보내고, 사내 메신저/문자/전화/대면으로 따로 이야기하라.
근처에 있으면 반드시 구두로 이야기하라.
최선을 다해 커뮤니케이션하라.
회사 생활 기본이다.
2장. 문서작성법
1. 상대가 도움이 되는 내용을 작성하라.
팀장에게 보고하는 것이면, 차 상위 조직장에 보고 했을 때 성과로 이어지는지 내용인지 확인하라.
상대방은 도움이 되는 내용만 듣는다.
부가적인 내용은 표기하지 마라.
질문만 쏟아진다.
2. 문서는 상태가 보고 이해하기 쉬운 단어로 작성하라.
읽는 이의 수준에 맞춰 작성하도록 하라.
듣는 이에 따라 전문용어는 쉬운 말로 변경하라.
결론부터 써라.
진행 순서대로 작성하면 안 된다.
작성은 쉽지만, 읽는 이는 결론을 알기 어렵다.
3. 속도와 시점이 중요하다.
해당 시점에 해당 문제를 해결해야 한다.
사실(fact)만 작성되어야 한다.
장애 상황인데 다른 보고 하겠다고 이야기하지 마라~~
중간중간 진행 사항을 보고하라.
조직장은 기다리고 있다.
4. 문서에서 숫자는 반드시 맞아야 한다.
한번 더 봐라~
숫자가 맞는지. 합계가 맞는지.
5. 이야기를 푸는 방식으로 하라.
사람들은 이야기를 듣고 싶어 한다~
미리 설명해보라~
문서 논리 전개 패턴 방법.
개선해 야한 건은 다음과 같이
현황 -> 문제점 -> 개선방향으로 적어라.
문제 해결 건은
문제 -> 최선 설루션 -> 어떻게(해결책)
6. 의사결정이 필요한 문서는 결론을 짓지는 마라~
나의 의견이 문서에 들어가 확정된 것처럼 보이는 순간, 지탄의 대상이 된다.
사실(Fact)만 작성하라.
7. 문서 작성 전에 요청자에게 질문하라.
중요한 내용은 다시 물어라.
중요한 보고는 사전에 조직장에게 명확한 내용을 물어라.
8. 문서의 목표는 구체적이어야 한다.
목표는 측정 가능해야 한다.
언제 어느 정도까지 하겠다는 부분을 생각하라.
구체적 목표의 중요성을 인식하라.
9. 실행 가능한 것을 해야 한다.
실행이 답이다.
일정은 무조건 급하게 하는 게 중요한 게 아니고, 실행 가능한 날자로 해야 한다.
검증이나 추가 업무가 생길 수 있다. 해당 부분까지 고려해 일정을 잡아야 한다.
너무 급한 일정으로 해놓으면, 일정 때문에 욕먹으며 일하게 되며 힘들어진다.
경험이다.
10. 잘 만들어진 문서를 참고해서 작성하라.
인터넷의 많은 기사도 하나의 문서이다.
그 문서로 연습하라.
문서 잘 만들고 싶은가?
잘 만들어진 문서를 활용하라~
선배들의 진솔한 경험 이야기책.
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감사합니다.
