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Oct 05. 2023
(책) 횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법
상사와 이야기 하기전에 읽고 가면 좋은글
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당신은 설명을 잘하는 편입니까?
80%가 넘는 사람이 잘 못한다고 이야기한다.
<1> 당신이 설명을 잘 못하는 데는 사소한 이유가 있다.
<2> 사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다.
<3> 어떤 이야기든 알기 쉽게 설명하는 공식이 있다.
<4> 설명은 무조건 쉬워야 한다.
<5> 가장 짧은 시간에 최소한의 설명으로 상대방을 움직여라.
<6> 길어지면 지는 것이다.
<1> 당신이 설명을 잘 못하는 데는 사소한 이유가 있다.
1. 첫 15초가 중요하다.
짧게 전달하는 것이 다는 아니다.
알기 쉽게 전달하는 것도 중요하다.
알기 쉬워야 한다!
1) 자신과 어떻게 관계되는지 알기 쉽다.
2) 이야기가 정리되어 있어 알기 쉽다.
3) 쉬운 말로 표현되어 알기 쉽다.
2. 어쩌면 나도 길게 늘어지는 설명을 하고 있는지 몰라.
듣는 사람과 어떤 관계가 있는 내용인지 알기 어렵고, 이야기가 정리되어 있지 않으며, 사용하는 단어 또는 쉽게 풀어져 있지 않다.
3. 정리되지 않은 이야기는 혼란을 초래한다.
4. 단어를 나열하기만 해서는 아무것도 전달하지 못한다.
1) 사람은 자신이 흥미 있어하는 이야기만 듣는다.
2) 도움 되는 이야기(불리해지는 요소를 피하는 이야기)를 듣고 싶어 한다.
3) 상대의 입장에 서서 '어떤 식으로 표현하면 이해하기 쉬울까'를 생각해야 한다.
5. 유머 감각보다 중요한 것은 따로 있다.
1) 상대방에게 내 일이라 생각하게 만들기
2) 자신이 전하고자 하는 내용 정리하기
3) 상대방이 알아듣는 말로 쉽게 전달하기
<2> 사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다.
상대방에게 가장 절실한 부분을 포착하라.
경청하게 만드는 이야기의 비밀 = 상대에게 필요한 이야기와 득이 되는 이야기
나와 관계가 있다고 생각하게 하려면, 상대방이 원하는 이야기를 하는 수밖에 없다.
첫째, 상대방에게 필요한 이야기
나머지는 상대에게 득이 되는 이야기
8. 누구에게 설명할 것인지를 명확히 하라.:누구에게 전달할 것인가를 명확히 하는 일이다.
누구에게 란 상대방의 상태(듣는 자세)를 포함한다.
장애 나서 바쁜데 보고서를 전달해 봐야 소용없다.
9. 우선 결론 한 문장을 정하라.:15초 밖에 없다면 어떻게 전달할 것인가를 고민하라.
반론에 대응하기 위한 정보를 추거 하거나 오해를 방지하기 위한 보충은 이후에 해야 한다.
"50만 원 정도 예산증액을 검토해주셨으면 합니다."
10. 상대방의 문제를 해결해 주는 강력한 한마디.
"오늘 이 부분을 해결하겠습니다."
"오늘 현안인 문제 대응의 효율화에 대해 제안하겠습니다."
11. 회의실에서는 여고생의 니즈를 알 수 없다.
상대방의 세계에 뛰어들어라.
설명하는 상대방이 같은 회사의 동료나 상사라면 그들이 평소 어떻게 생각하고 행동하는지 관찰하라.
백문의 불여일견이다.
백 가지 정보가 있어도 한 번의 체험을 당해내지 못하는 경우가 많다.
<3> 횡설수설하지 않고 설명 잘하는 비법
12. 어떤 이야기든 알기 쉽게 설명하는 공식이 있다.
1단계 : 이야기 주제 전달하기
지금부터 000에 대해 이야기하겠습니다.
2단계 : 하고 싶은 이야기의 수로 이야기하기
오늘 3가지 공유드립니다.
3단계 : 결론 전달하기
결론부터 말하면 OO입니다.
4단계 : 결론이 옳다고 이야기하는 이유전달하기
이유는 xx입니다.
5단계 : 구체적 예 들기
6단계: 요즘, 결론 반복해 끝맺기
예)
지금부터 000에 대해 이야기하겠습니다.
오늘 3가지 공유드립니다.
결론부터 말하면 OO입니다.
이유는 xx입니다.
13. 반드시 이야기의 큰 틀부터 짚어주고 시작하라.
'텔레비전 뉴스는 모든 주제를 가장 먼저 전달한다.'
"오늘 oo에서 xx사건이 있었습니다."
14. 상대가 들을 준비가 안 되어 있을 때 해야 할 말: 확인을 위한 단계 체크법
지금부터 이번 문제의 배경을 말씀드릴 텐데 주제로 적합한지요?
15. 오늘은 세 가지를 말씀드리고자 합니다.
16. 결론부터 이야기하는 것의 좋은 점
주제와 수를 전달하고 상대방이 이야기를 들을 준비가 되었다면 곧장 결론을 말하자.
17. 결론이 옳다는 것을 보여주는 근거가 핵심이다.
이유, 구체적 예를 전달하라.
18. 도대체 하고 싶은 말이 뭐야?라는 말은 이제 듣지 않겠어.
<4> 설명은 무조건 쉬워야 한다.
19. 이해하기 쉽도록 상대방이 아는 표현으로 바꿔서 설명하라.
표현을 쉽게 풀어주는 두 번째 단계는 치환이다.
ESTA => 비자.
20. 명사를 동사로 바꾸면 더 쉽게 전달된다.
수요 변동이 혼란을 초래한다.
=> 수요가 대폭 바뀌면서 혼란이 생겼다.
21. 영어나 외래어는 자제하라.
알아듣게 설명하는 것 같아 보이지만 실제는 그렇지 않다.
미팅 -> 회의
어젠다-> 의제
레벨업하다-> 정리하다.
초등학생이 모를만한 외국어는 쓰지 마라.
22. 약자(줄임)를 쓰는 것이 독이 되는 경우 = 나에게 익숙한 말을 상대방이 똑같이 해석한다는 보장은 없다.
23. 같은 단어는 바뀌 말하지 말고 반복하는 것이 유리하다.
같은 의미를 여러 단어로 쓰면 이해도가 떨어진다.
같은 무언가를 가리킬 때는 반드시 같은 단어를 사용하라.
24. 전문용어를 쉽게 풀어주는 간단한 기술 = 전문용어를 상대방이 알아들을 수 있게 치환하라.
25. 인간은 말을 이미지로 변환시켜 이해한다.
26. 그러니까 이것은 유산 상속 같은 것입니다. = 상대가 아는 말로 치화 하는 것이 핵심
27. 정확하게 설명했는데 이해를 못 하는 이유
정확한 단어를 쓴다고 모두 정확히 전달되지는 않는다라는 인식을 하는 것이 중요하다.
28. 상대방과 나는 어디서 어긋난 것일까? = 스키마를 일치시켜라.
머릿속에 그리는 이미지는 같아도 거기서 연상되는 주변 정보(스키마)는 다를 수 있기 때문이다.
<5> 가장 짧은 시간에 최소한의 설명으로 상대방을 움직여라.
29. 재현할 수 있어야 이해한 것이다.
내용을 파악하는 단계
납득의 단계
재현하는 단계
30. 뭐가 잘못되었는지 알아듣기 쉽게! : 목적을 알기 힘든 지적으로는 사람을 움직일 수 없다.
31. 상대가 마음을 헤아려주길 바라지 말라. : 뉘앙스가 아닌 구체적인 내용으로 전달하라.
32. 분위기로 전달하는 것은 한계가 있다. : 콘텐츠 커뮤니케이션에 주목하라.
55퍼센트가 시각정보 (외양, 얼굴표정, 몸짓)
38%가 청각정보(목소리, 톤, , 속도, 말투)
7%가 언어 정보
33. 그래서 뭐 어떻게 하라는 거야?: 전달하고 싶은 내용은 끝까지 설명하라.
전달하고 싶은 내용은 직접 말해야 한다.
마지막까지 확실히 언급해야 한다.
태풍의 영향으로 혼잡이 예상된다.
-> 30분 업무 단축됩니다.
-> 지각하지 마세요
-> 못 오시는 분 알려주세요
34. 잘 부탁드립니다. 의 맹점 : 비즈니스 메일을 쓸 때 주의점
그 금액으로는 불가능하니 금액을 재검토해주길 바란다.
35. 헷갈리는 표현이 오해를 낳는다: 해석의 차이가 생기는 이유.
애당초 말의 정의 자체가 불분명하기 때문이다.
36. 사람을 움직이려면 구체적인 동사를 써아: 제대로 해라는 말의 약점
듣는 사람에 따라 해석이 달라진다.
구체적인 행동이나 원하는 상대를 확실히 표현해야 한다.
37. 형용사나 부사는 숫자로 바꿔라: 이미지를 일치시켜야 한다.
38. 아무 말도 하지 않고도 상대방을 움직이는 법 : 자발성을 이끌어내는 고도의 기술
39. 공감하면 마음을 움직일 수 있다. : 사람마다 대화 방식은 다르다.
40. 뒤끝 없이 주의를 주는 기술 : 즉시 명확하게 말하는 것이 철칙
<6> 길어지면 지는 것이다.
41. 중요한 것은 설명의 길이가 아니다.
설명이 너무 길고 상세할수록 상대방의 머릿속에 남기 힘들다.
인식의 차이를 메우는 설명을 하느냐 못하느냐이다.
설명을 듣고 상대방이나 고객을 예상할 수 있다면, 그 사람이 오해하고 착각할 만한 점만 부정하면 된다.
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