효율적인 회의를 위해 필요한 것들
일반적으로 회의는 짧은 시간 안에 다수의 팀원들의 소통을 통해
팀의 목표를 확인하고,
업무에 필요한 정보를 공유하고,
빠르게 의사결정을 진행하는,
하는 중요한 업무이고 무엇보다
회의를 참여한 모든 사람들의 소중한 시간과 리소스를 모은다.
라는 점에서 매우 중요한 업무입니다. 그러나, 잘못된 회의 때문에 목표를 명확하게 알 수 없고, 필요 없는 정보 때문에 논지가 흐려져 정확하게 의사결정을 할 수없다면, 정말 비싼 낭비가 될 수 있습니다.
동료 간의 오버 커뮤니케이션은 필요한 덕목 중 하나지만,
목표가 정해져 있는 회의에서 오버 커뮤니케이션은 시간낭비입니다.
그래서 오늘은 이 글은 목적에 맞는, 목표를 확인하고, 정보를 공유하고, 의사결정과 수렴을 명확하게 할 수 있도록 도와주는 회의 방법에 대해 원론적으로 고민해 보고 수행할 수 있도록 해 보도록 제안해 보도록 하겠습니다. (애자일 시리즈도 곧 나올 예정이니 기다려 주세요!)
너무 많은 주제와 목표, 참여자는 국물맛을 망칠 뿐이죠!효과적인 회의를 위해 필요한 요소
1. 명확한 회의 주제
회의를 만들기 전 “왜 회의를 해야 하는 건지, 목적과 얻고자 하는 것은 무엇인지”에 대해 회의 발의자는 명확하게 설정하고 진행할 수 있어야 합니다.
2. 회의에 참여하는 인원에 대한 고려
"일단 회의에 필요한 사람들이라고 생각하면 다 모은다.”는 생각으로 참여자를 모으게 되면
모두가 공유하는 배경지식이 없을 경우 명확히 의사결정을 할 수 없고,
필요한 사람들에게 필요한 정보가 가는 것이 아닌 불필요한 정보전달로 업무의 모호함을 일으킬 수 있고,
회의 참석자 역시 왜 자신이 해당 회의에 들어왔는지 의도가 파악되지 않아 혼란을 야기할 수 있어서,
회의 발의자는 회의 주제를 명확하게 하는 것만큼 어떤 인원이 참여해야 할 지에 대해 고민해야 합니다.
회의 참가가 반드시 필요한 인원을 예시를 들자면,
발의된 내용에 의사결정을 할 수 있는 자
배경지식에 대해 정확히 알고 있는 자
의사결정에 도움을 줄 수 있는 자
해당 의사결정으로 업무에 영향을 미치는 자
로, 이외에 부분도 어느 정도 고려할 수 있지만, 명료하게 커뮤니케이션을 할 수 최소한의 인원을 모으는 것이 가장 중요합니다.
3. 회의를 통해 얻을 산출물
회의를 통해 얻어갈 산출물(또는 예상하는 회의의 Outcome)이 없는 회의는
명확한 주제 없이 흘러가거나
목적에 대해 관철시키지 못하는
방향으로 흐르게 돼 회의의 논지를 흐리게 됩니다. 그리고 논지가 흐린 회의는 길고 의미 없는 회의시간으로 진행돼, 남는 게 없는 회의를 하게 됩니다.
흔히 “회의록"이라는 것이 산출물이라고 생각할 수 있지만, 회의록은 “회의의 기록”이지 회의에서 얻고자 하는 결론을 얻어낸 것이 아닙니다. 그래서 제안드리는 부분은 발의자가 회의 시작 전 회의를 통해 얻어내고자 하는 산출물에 대해 참여자와 공유하거나, 어젠다를 공유해 배경과 과정에 대해 설명하고, 회의 참여자도 산출물에 대해 같이 고민할 수 있는 방향으로 진행할 수 있게 합니다.
4. 회의의 과정, 어젠다 설정과 진행, 그리고 타임 박싱
“일단 이야기를 시작해 볼까?”나 “내가 다 준비해 왔으니, 이거 설명하고 회의 끝내면 되겠다.” 아니면, "기왕 모였으니 이야기도 해볼까?" 등으로 어젠다 설정과 타임라인 없이 회의를 진행하면,
대화를 어떻게 시작하고 어떻게 끝내야 할 것인지에 대해 명확하지 못하고
정해진 시간보다 더 많은 시간이 소요되될 수 있고
이로 인해서
명확하지 못한 산출물을 얻어가거나
회의가 아닌 설명회로 끝나거나
회의가 삼천포로 빠지게 되는
목적과 결과에 벗어난 회의로 빠질 수밖에 없습니다.
그러므로, 회의를 진행하는 발의자는 목적 달성과 명확한 산출물을 위해
회의 참여자들과 어떻게 커뮤니케이션을 진행해야 하는지,
어떤 순서와 과정으로 커뮤니케이션을 진행해야 하는지 확인하고(어젠다 설정),
회의에 맞지 않는 이야기가 나올 경우 명확하게 정리하고(목적 주지),
모든 참여자가 회의에 집중할 수 있도록 환경을 만들고(외부 요소, 잡담 차단),
회의 진행에 시간을 명확하게 잡아(타임 박싱) 회의시간을 최대한 넘어가게 하지 않도록,
회의를 진행해야 합니다.
5. 회의 참여자의 집중
이야기가 시작되었을 때 시작대는 타이핑 소리, 바로 옆에 있는 직원과 다른 이야기를 공유하는 소리(같은 주제더라도 모든 사람이 아닌 둘이서만 공유하는 소리) 등은 모든 회의에 참여하는 사람들의 집중을 흐릴뿐더러, 한번 공유한 내용을 두 번 세 번 다시 공지해야 하는 상황을 만들 수 있습니다. 정말 중요한 사항이 있다 라고 한다면, 회의를 참가하지 않거나 회의에서 나올 때 양해를 구하는 것이 모두에게 효과적입니다.
그렇다면, 효과적인 회의를 위해 내가 해야 할 일은 무엇일까요?
회의 발의자
회의를 발의하고, 진행하는 사람. 발의한 사람의 의견이 필요할 경우, 진행하는 사람을 따로 두는 것도 좋으나, 배경과 목적을 가장 잘 아는 사람이 발의자 이기 때문에 진행을 같이 하는 게 더 좋습니다.
회의에 대해 명확하게 준비해 주세요
회의 시작 전
회의를 진행하는 배경과 목적
회의를 통해 얻어야 할 산출물
회의에 필요한 인원
회의 어젠다
등을 준비하고 예상하는 시간 안에 회의를 잘 마칠 수 있도록 스코핑과 준비에 노력해 주세요.(나의 시간이 중요하듯 회의에 참여한 사람들의 시간도 중요하다는 것을 잊지 말아주세요).
회의 목적과 시간을 참여자에게 미리 설명해 주세요
회의시간이 시작되면(또는 시작 전), 참여자들에게 구두상으로 또는 메일로라도
회의를 통해 얻어가는 목적
회의 시간 (열리는 시간과 기간)
를 알려주세요. 회의에 대한 정보를 더 정확하게 알 수록 회의를 참여자들도 더 집중해서 회의에 참여할 수 있습니다.
회의를 진행할 사람을 반드시 어사인 해주세요
회의 진행자를 반드시 어사인해 주세요(매우 중요!). 대부분은 발의자가 진행을 하겠지만, 발의자가 의견을 내고 보다 자유로운 자리에서 회의를 보고 싶다고 한다면, 해당 회의를 드라이브할 수 있는 Facilitator를 두고 진행하는 것이 반드시 필요합니다. Facilitator는 회의 어젠다에 따라 의견 수렴 및 정리를 하고, 잘 진행될 수 있도록 의견을 내기보단 진행에 집중해야 합니다.
회의 시작 전, 어젠다에 대해 공유해 주세요
회의 시작 시 모두가 모이면, 이번 회의는 어떻게 시작할 것이고 어떻게 끝이날 것인지에 대해 간단히 공유 휴 시작하게 되면 과정과 결과에 대해 서로가 보다 쉽게 접근할 수 있습니다. 저는 개인적으로 시작하기 전 화이트보드에 어젠다와 종료 시간을 적어놓고 시작하는 습관을 들여 모든 사람들이 쉽게 회의에 참여할 수 있도록 노력하는 편입니다.
발의자 또는 Facilitor는 회의 주제를 벗어나는 이야기는 과감히 정리하고, 목표시간을 넘길 경우 과감히 대화를 중단시켜 주세요
회의가 길어지거나, 집중력이 흐트러질 경우, 주제가 벗어난 이야기들이 나오고, 목표와는 다른 이야기들이 나올 수 있습니다. 그럴 때마다 회의 진행자는 의도치 않은 부분이 나온다 라고 할 경우, 다시 목표하는 부분으로 돌아와 이야기할 수 있도록 가이드해 주세요 해당 부분에 대한 이야기를 해야 할 필요가 있다고 해도, 주제와 벗어났다면, 다른 회의시간을 잡는 게 낫습니다.
회의 참여자
회의 때 전화기와 노트북은 잠시 꺼두셔도 좋습니다.
(정말 진짜 진짜 제일 중요합니다!) 진짜 회의와 상관없이 커뮤니케이션을 위해 노트북이 필요하다면, 필요한 일을 마치고 회의에 들어와 주세요. 한 명의 정신 분산이 다른 사람들의 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
잡담은 나중에. 모든 회의 참여자와 공유할 이야기가 아니면 지양해 주세요.
다른 이야기 도중에 콘텍스트가 흐려질 수 있고, 두 그룹, 세 그룹으로 나눠 이어지는 대화는 회의에 집중을 해치고 회의시간을 낭비하게 됩니다.
무엇보다도 집중해 주세요.
회의에 집중하는 것이 무엇보다도 가장 중요하겠죠?
오늘도 정신없고 긴 글이 나와버렸네요. 최근에 업무도 많아지고 다양한 업무를 하다 보니 글을 잘 못쓰게 되었네요. (네 다 핑계고 열심히 다시 쓸 수 있도록 환경을 좀 바꿔볼까 합니다.)
다음글은 애자일 시리즈에 마지막글이 발행될 예정입니다! 마지막이라고 하기엔 앞으로도 제가 일하고 있는 업무환경과 일하고 있는 팀에 대한 글을 많이 쓸 예정이라 민망스럽긴 하지만, 그래도 서둘러 더 재밌는 글 많이 많이 올릴 수 있게 할게요 오늘도 읽어주셔서 감사합니다!
