6. 산출물을 명확히 규정하라.

프로젝트의 산출물은 프로젝트를 추진함에 있어 프로젝트 수행사에서 생산하게 되는 일련의 문서로 정의할 수 있다. 크게 과정 산출물이 있고 최종 결과 산출물이 있다. 과정 산출물이란 프로젝트를 진행하는 단계 별로 해당 단계에 해당하는 결과를 정리하는 산출물이고, 최종 산출물은 프로젝트의 목적성에 부합되는 결론을 정리한 산출물이다. 궁극적으로 최종 산출물에 대해 발주사가 승인을 해야 프로젝트는 종료가 되는 것이 일반적이다. 그런데 발주사와 수행사 간에 발생되는 문제 사안들의 상당 부분이 바로 산출물과 관련된 부분이다. 산출물과 관련된 이견은 크게 두 가지이다. 산출물 리스트와 관련된 부분과 산출물의 내용과 관련된 부분이다. 이 부분에 대해서는 엄밀하게 의견을 말하자면 발주사의 책임이 어느 정도 더 크다고 할 수 있다. 이 번 장에서는 프로젝트 진행의 가장 핵심적인 산출물과 관련된 부분을 발주사 입장에서 살펴보도록 한다.

프로젝트 산출물은 프로젝트 수행단계 별로 생산되는 과정 산출물과 프로젝트 최종단계에서 생산되는 최종 산출물로 일반적으로 구분할 수 있다. 과정 산출물은 프로젝트의 각 단계 별로 수행되는 프로젝트 수행 내용이 얼마나 충실하게 진행되고 있으며, 프로젝트 목적성에 부합되게 진행되고 있는가를 가늠할 수 있는 중요한 결과물이며, 최종 산출물은 프로젝트의 소기의 목적에 대한 답을 정리한 산출물이라고 할 수 있다. 산출물은 일반적인 컨설팅 프로젝트를 기준으로 할 때 중요한 산출물들은 다음과 같다.

1) 프로젝트 착수 계획서 : 프로젝트를 추진하기 위한 전체적인 일정계획, 전문인력 투입 계획 및 수행 조직 , 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 수행사의 전략 그리고 수행사에서 발주사에게 프로젝트 수행에 있어 필요한 요청사항 등의 내용이 포함되어 있음. 그리고 착수 계획서의 가장 중요한 부분은 본 프로젝트에 대한 수행사의 이해도가 명확하게 제시되어야 함.

2) 현상 분석 보고서 : 프로젝트의 목적성에 부합되는 결과를 도출하기 위해 주요 이슈와 관련된 현재의 상황을 다각적인 관점에서 분석을 하고 이에 대한 시사점을 도출함.

3) 중간보고서 : 프로젝트 추진 시 사전에 발주사와 수행사 간에 합의한 시점에 프로젝트 진행 내용을 종합적으로 정리하고 향후 진행 내용과 방향성에 대해 제시함. 일반적으로 프로젝트 현상 분석 이후 이슈에 대한 해결방안의 방향성을 도출하는 시점에 작성되며, 프로젝트 착수 후 2/3 시점에 보고서를 작성함.

4) 최종보고서 : 프로젝트의 최종 결론이 포함된 보고서로 프로젝트의 최종 결론 이외에 앞서 작성한 현상 분석 내용과 이를 기반으로 결론을 도출하기까지의 제반과정들이 포함된 산출물로 프로젝트 종료 시 작성하게 된다.

상기의 4가지 산출물들은 가장 기본적인 산출물들로 굳이 프로젝트 기획 시 산출물에 대한 사전 고민이 굳이 필요 없는 것들로 수행사들로부터 자동적으로 제공이 되는 산출물들이라고 할 수 있다. 물론 해당 산출물의 내용에 대한 이슈는 있을 수 있으나 상기 산출물들이 제공되고 되지 않고는 이슈가 되질 않는다. 그렇다면 발주사 관점에서 상기 산출물 이외에 수행사에게 요청을 고려해야 하는 산출물들에 대해 몇 가지 소개하고자 한다. 여기서 소개하는 산출물들 중 일부를 제외하고는 반드시 요구해야 하는 산출물이라고 할 수 없지만 프로젝트의 효율적인 운영과 관리를 위해서는 반드시 고려해야 할 부분이니 참조하길 바란다.

1) 프로젝트 품질보증 계획서 및 품질진단 보고서 : 프로젝트 추진 시 수행 품질과 산출물에 대한 품질을 어떻게 관리할 것인지에 대한 사전 계획서와 계획서에 명기된 주기에 의해 시행된 프로젝트 품질진단 결과에 대한 보고서. 본 산출물은 필수적으로 프로젝트 수행사에게 요구해야 하며, 정기적인 품질진단 보고서는 양의 많고 적음을 떠나 반드시 정해진 일정에 제출을 요구해야 하는 것이 필요하다.

2) 인터뷰 결과 정리 보고서 : 프로젝트를 진행할 때 이해관계자들에 대한 인터뷰 진행은 필수적이다. 이때 인터뷰 계획서와 인터뷰에 대한 사전 질의 내용과 실제로 인터뷰 진행된 사항(인터뷰 대상 및 인터뷰 내용)과 인터뷰 내용들에 대해 종합적으로 분석한 보고서. 대부분 인터뷰 내용은 결과적인 관점에서 시사점 중심으로만 산출물을 현황 분석 보고서에 포함되는 경우가 대부분인데 가급적이면 인터뷰에 대한 내용은 있는 그대로의 자료를 받는 것이 좋다. 이유는 컨설턴트 관점에서 인터뷰 내용을 듣고 정리하는 것도 중요하지만 프로젝트 실무자 관점에서 인터뷰 내용을 리뷰하는 것은 숨겨진 중요한 이슈를 발견하는 데 도움을 주기 때문이다.

3) 회의록 : 회의록의 중요성에 대해서는 뒤에서 상세히 언급하겠지만 프로젝트 진행 시 진행되는 모든 회의는 반드시 회의록을 작성해야 하며(일반적으로 회의록 작성은 수행사에서 진행) 발주 사는 특정 주기 별로 해당 기간 동안 진행된 회의록은 반드시 모아서 제출해 줄 것을 수행사에게 요청해야 한다. 회의록은 향후 발주사와 수행사 간에 이슈가 발생될 경우 이를 중재할 수 있는 가장 핵심적인 자료이고, 프로젝트 진행과정을 상세히 보여주고 있으므로 차후 프로젝트 준비 또는 타 프로젝트 추진 시 참조할 수 있는 중요한 자료이다.

4) 참조자료 리스트 : 프로젝트를 수행하다 보면 많은 참조자료를 활용하게 된다. 벤치마킹 사례, 주요 논문 및 보고서, 신문기사, 서적 등 많은 자료를 활용하여 산출물 작성 시 활용되는 경우가 많은데 이때 활용된 자료 리스트는 반드시 제공받아야 한다. 과거에 모기업에서 작성된 자료에 모 교수의 논문 내용이 차용되었으나 이를 밝히지 않음으로 인해 곤란한 경우를 겪게 된 사례가 있다는 이야기를 들은 적이 있다. 따라서 산출물 작성 시 활용된 자료에 대한 리스트는 받아서 산출물의 어느 부분에 내용들이 차용되었거나 활용되었는지에 대해 파악할 수 있어야 한다.

5) 정량 데이터 분석서 : 프로젝트의 내용이 정량적 데이터를 취급하는 경우가 있다. 이때 제시되는 데이터는 경우에 따라서 발주사가 해당 데이터에 근거해서 의사결정을 할 수도 있는 매우 중요한 의미를 가지고 있는 데이터인 만큼 정량 데이터를 산출하는 데 모든 과정과 이때 활용되는 수학적 수식이나 각각의 지수들에 대한 명확한 근거가 제시되어야 한다. 따라서 중요한 정량 데이터를 산출하는 경우 반드시 이에 대한 정량 데이터 분석 또는 산출식을 정리한 자료를 요청해야 한다.

이밖에도 고려를 해야 할 여러 가지 산출물들이 있지만 그 부분들은 여러 가지 요인에 따라 고려를 해야 할 것이다. 중요한 것은 산출물 리스트는 반드시 프로젝트 착수 이전에 수행사와 충분한 협의를 통해 합의를 진행해서 산출물 리스트에 대해 계약서 또는 이행계획서에 명기해야 한다. 물론 프로젝트 진행과정에서 추가적으로 필요한 산출물들이 발생될 수 있지만 가급적이면 진행과정에 추가로 발생되는 경우는 최소화시켜야 한다. 따라서 프로젝트 착수시점에 이 부분에 대하여 최대한 신중하게 고려하여 명확화 하여야 한다. 이때 고려해야 할 중요한 사항은 프로젝트의 추진의 목적과 프로젝트에서 다루는 이슈의 성격이다. 이 부분을 충분히 감안하여 산출물 리스트를 확정해야 한다. 아울러 산출물 리스트가 확정될 때 반드시 함께 확정해야 할 부분들은 산출물 제출시점과 산출물에 대한 내용 측면 즉 산출물 품질 수준과 관련된 부분이다. 산출물의 제출시점은 크게 이슈가 나오는 경우가 많지는 않다. 산출물에 있어서 가장 크게 이슈가 되는 부분이 바로 산출물의 내용이다. 이 부분에 대해서 좀 더 깊이 생각해 보도록 하자.

프로젝트 산출물의 내용과 관련된 부분은 한마디로 산출물의 품질이라고 정의할 수 있다. 산출물의 내용은 발주사에서 요구하고 부분들이 모두 담겨 있는지에 대한 여부와 담긴 내용들에 대해 발주사에서 만족할 정도의 수준이 되는지에 대한 여부로 구분할 수 있다. 이 부분에 대해 발주사에서는 프로젝트 기획단계에서 어느 정도 수준의 기준을 설정해 놓을 필요가 있으며, 이 기준은 제안 요청 시에 반드시 제안 참여 기관들에게 공지를 해야 하며, 수행사가 결정된 후 진행하는 기술협상 시 이에 대해 발주 사 와 수행사는 산출물에 대한 품질 수준에 대해 합의서를 작성하는 것이 필요하다. 산출물에 대한 이슈 중 가장 많은 이슈는 당초 산출물에 담길 내용과 산출물의 내용 상의 깊이에 대해 상호 간에 확실한 기준을 마련해 놓지 않은 상태에서 산출물에 내용이 포함되어 있지 않다는 발주사의 의견과 당초에 그런 내용은 언급되지 않았다는 수행사의 의견의 대립은 프로젝트를 어렵게 끌고 가는 주요한 요인이며, 또한 내용이 부실함으로 인해 이를 보완하라고 하는 발주사와 도대체 원하는 수준을 어느 정도이며, 이에 대한 확실한 가이드를 요청하는 수행사의 갈등은 프로젝트 종료단계에서 가장 큰 프로젝트 수행 이슈로 대두되곤 한다. 아마도 컨설팅 프로젝트를 추진해 본 실무자라면 이러한 경험은 거의 모든 프로젝트에서 겪어 보았을 것으로 생각된다. 그리고 결국에서는 상호 간의 이견을 좁히지 못한 상태에서 적절한 선에서 타협을 통해 프로젝트가 종료되고 해당 산출물은 실제로 실무에 적용하는데 많은 어려움을 겪게 되는 경우가 적지 않다. 이 부분은 발주사의 프로젝트 기획역량의 부족에서 오는 것이 거의 대부분이다. 프로젝트의 목적성을 명확히 이해하고 우리에게 반드시 필요한 정보가 무엇인지, 그리고 해당 정보를 바탕으로 우리가 연구하고 고민해야 할 부분은 무엇인지, 그리고 현재의 이슈들에 대한 향후 대응전략과 이를 실행할 수 있는 방안들은 무엇인지… 등등 이에 대해 단계 별로 생산되는 산출물에 포함되어야 할 내용들에 대한 정의가 명확히 제시되어야 한다. 물론 프로젝트를 수행하다 보면 과정 속에서 추가해야 할 부분들이 나오게 마련이다. 이러한 부분들은 반드시 프로젝트 공정회의나 정기 회의체를 통해 반드시 공론화하고 이를 정식적으로 내용으로 반영할 수 있어야 한다. 이 부분은 프로젝트 산출물 리스트를 추가할 때도 마찬가지이다. 가장 중요하다고 할 수 있는 산출물의 내용 부분에 있어서는 과정 산출물의 경우 현상을 파악하거나 분석한 내용들이 발주사 입장에서 이해가 되는 정도의 수준이면 양호하다고 볼 수 있다. 과정 산출물들은 최종 산출물의 결과를 뒷받침하는 용도가 대부분이므로 최종 보고서에서 언급되는 결과를 뒷받침할 수 있는 정도의 수준이면 충분하다. 이 부분에 대해 너무 디테일한 내용을 요구하는 것은 산출물에 있어서 과잉 요구라고 할 수 있다. 실제로 제대로 보지도 않으면서 단지 페이지 수를 늘리기 위해 과다하게 요구하는 산출물은 반드시 발주사 입장에서는 지양해야 할 부분이다. 가장 중요한 최종 산출물에 대한 내용에 대해 마지막으로 살펴보도록 하자. 최종 산출물의 내용에서 가장 핵심적인 부분은 프로젝트의 목적성과 부합 여부이다. 본 프로젝트를 추진하고자 하는 목적성에 부합되게 결과물을 도출했는 지의 여부이다. 그러기 위해서는 일련의 과정들이 합리적이고 논리적으로 진행되었는가에 대한 프로젝트 진행과정에 시나리오가 납득할 수 있도록 배열되어야 한다. 또한 최종 제시된 결과가 발주사의 현실적 상황을 반영한 실효성이 확보되었는 지를 확인해야 한다. 따라서 프로젝트 최종 산출물에 대한 검수 리스트를 기술협상 단계에서 정립하고 이를 수행사와 합의를 통해 수행사는 이를 품질보증활동의 기준으로 삼고, 발주 사는 이를 기반으로 산출물의 검수를 진행해야 한다. 단, 검수 리스트에 대한 변경이 필요한 경우에는 앞서도 언급한 바와 같이 공식적인 프로젝트 회의체를 통해 상호 간의 합의를 통해 이를 결정한 후 적용하도록 한다. 최종 산출물에 대한 검수 리스트에 포함되어야 할 내용 중 중요한 사안은 다음과 같다.

1) 프로젝트 목적에 대한 이해와 프로젝트를 통해 얻고자 하는 목표 설정의 명확화 : 컨설팅 프로젝트 착수보고, 중간보고 등을 통해 확인을 했겠지만 최종 결과를 도출하는 과정에 있어 목적성을 정확히 이해하고 있는지를 확인하고 이를 통해 프로젝트를 통해서 도달하고자 하는 목표를 명확하게 정리하였는지는 재차 확인을 해야 할 필요가 있다.

2) 프로젝트 이슈에 대한 현상 분석 결과와 이를 통한 이슈 항목 명확화 : 개선을 위해서는 현상을 명확히 분석하고 이해하는 것이 필요하다. 현상의 이해를 위해서는 외부 환경관점과 내부 환경관점, 그리고 해당 이슈에 대한 직간접적인 영향도 분석 등이 객관적이고 정확하게 제시되어야 하며, 이에 대해서 발주사의 누구나 수긍이 될 수 있는 내용으로 제시되어야 한다. 그리고 이러한 분석을 통해 현재의 문제점을 현재화, 정형화하고 이에 대한 이슈 항목에 대한 당위성이 명확하게 제시되어야 한다.

3) 프로젝트 이슈 항목에 대한 실행방향 : 제시된 이슈 항목에 대해서는 전략적인 관점이건 개선의 관점이건 이에 대한 목적을 달성하기 위한 이슈 대응에 대한 실행의 방향성이 실효성 관점에서 제시되어야 하며, 프로젝트 수행범위에 따라서는 다소 내용 상의 깊이의 차이는 있겠지만 실행방향을 근간으로 하는 이행계획 방안에 대해서 제시되어야 한다. 이행계획에서는 시점, 실행계획 및 필요한 경우에는 투자비용까지 제시되는 것이 필요하다. 아울러 개선 항목이 여러 개일 경우에는 이에 대한 우선순위의 제시가 필요하며 이러한 우선순위를 구분한 기준 또한 제시되어야 한다.

4) 프로젝트 수행에 따른 기대효과 : 제시된 내용에 대한 실행 이후 기대되는 효과를 정량적인 관점과 정성적인 관점에서 제시해야 하며, 이에 대한 객관적인 근거에 대한 제시가 아울러 병행되어야 한다.

프로젝트 산출물에 대한 부분은 매우 발주사나 수행사나 매우 민감한 사안인 만큼 프로젝트 착수시점에 단계 별로 제시되어야 할 산출물의 리스트와 이에 산출물의 내용의 수준에 대해서는 기술협상 시 합의를 진행하고 이를 기반으로 산출물 점검 시트를 작성하여 이를 통해 산출물에 대한 점검을 진행하며, 앞서도 언급한 바와 같이 산출물에 대한 변동사항이 발생될 경우에는 반드시 이는 프로젝트 책임자급들이 모이는 회의체를 통해 결정을 하도록 해야 한다.