회사에서 필요한 단어 : 회의편
회사, 회의를 위한, 회의에 의한, 회의의
회사원이라면 피해갈 수 없는 하나의 단어, 바로 회의다. 회의를 좋아하는 사람이 있을까? 있다면 내가 유추하건데, 정말 높은 자리에 있는 사람이라거나, 회의에서 승리가 확실한 사람일 것이다. 회의는 기본적으로 피곤하다. 막힌 일의 해결을 위해서 하는 회의는 회사가 돌아가는데 정말 필요하다. 하지만 목적도 없고 방향도 없는 회의는 종종 사막에서 길을 잃었는데 어디로 가야 할지도, 무엇을 해야 할지도 모르는 상태와 같다. 나는 기본적으로 회의를 싫어한다.
하지만 회사원이라면 피할 수 없는 회의, 어떻게 대처해야 할까?
"되도록 하지 마라"
꼭 해야 하는 회의가 아닌 경우가 많다. 우리 팀장은 기본적으로 회의를 좋아한다. 그런데 종종 아무 준비 없이 회의 하자고 하는 경우를 많이 봤다. 거의 매번 그렇다. 의제 없이 진행되는 회의는 눈을 감고 어디로 가는지 모른채 가는 것과 비슷하다. 상대방도 준비 없이 들어오게 되고, 실무자도 별 생각없이 회의에 들어간다. 회의는 길을 잃는다. 회의는 길어진다. 회의는 결론이 없다. 최악의 회의다. 이런 회의가 잦다. 회의 전에 어떤 방향성을 갖고 자신의 입장을 정리하고 들어올 수 있게 하는 건 상대방에 대한 예의다. 나는 매우 불만스럽다. 그래서 꼭 해야 하는 경우가 아니고, 필요한 게 아니라면 회의는 되도록 하지 말라고 하고 싶다. 내가 관리자급이 될 때까지 회사에 있진 않을 테지만 이건 나가서도 할 수 있으니깐 꼭 지키고 싶다.
'되도록 들어가지 마라'
우리 관리자가 하는 말이 항상 있다. '꼭 들어가야 되겠습니까?' 바쁘냐고 물어보면 이것저것 할 일이 있다고 한다. 내가 보기엔 별거 없는 것 같은데 말이다. 정말 고수다. 자신이 필요없는 존재라는 것을 증명하는 것이 아니다. 다른 일로 바쁘니까 굳이 안들어가도 된다는 것이다. 최근 실무자인 내가 회의 시간을 놓쳐서 회의에 안들어간 적이 있다. 내가 없어도 회의는 잘 진행됐고 업무도 잘 진행되고 있다. 나는 결과만 쏙 받아서 업무만 진행하면 됐다. 어차피 결론을 팀장이 내고 현황도 다른팀이 모두 알고 있었다. 내가 없어도 되면 되도록 들어가지 말라. 그리고 팀장끼리 확실하게 업무를 알고 들어가서 회의하면 좋겠다. 잘 알지도 못하면서 실무를 모르고 내리는 결정은 정말 치가 떨린다. 매번 건의하지만 어쩔 수 없다는 식이다. 그러니깐 당신의 승진도 어쩔 수 없을 거라고 말하고 싶다.
'준비할거면 확실하게'
빔 프로젝터를 활용하거나 타사업장과 화상회의를 해야 할 경우엔 세팅이 필요하다. 막내는 그런 잡무에 능해야 한다. 그러면서도 회의 전까지 꼭 시키는 게 있다. 그래서 나는 30분 전부터 사라진다. 미리 빔을 켜고 컴퓨터를 켜놓고 필요한 자료를 세팅해놓는다. 레이저 포인터도 팀장급에 맞게 구비해둔다. 그리고 물을 준비해둔다. 회의를 하다보면 속이 탄다. 갈증나는 경우가 많다. 화상회의의 경우 마이크 테스트도 타 사업장과 사전에 해놔야 한다. 미팅 전이 가장 바쁘다. 막내에겐 촌각을 다투는 업무는 회의 전에 시키지 마라. 복사도 당신이 하라. 가장 바쁜 사람이 막내다.
'결정권자가 꼭 들어가야 한다'
최종 결정권자가 있을수록 회의는 결론이 잘 난다는 말이다. 뒤집어질 수 있는 회의는 줄이는게 좋다. 과장급이 들어가서 서로 결정했는데 보고하면 팀장이 왜 그랬냐고 한다. 과장은 다시 실무자에게 오더를 내린다. 실무자는 일을 반복한다. 다시 보고하고 똑같은 회의를 팀장들끼리 한다. 이런 경우가 많다. 전결규정에 따른 회사의 고질적인 문제이긴 하다. 두세달을 고민해서 품의 올렸는데 사장님이 결재를 안한다. 골 아프다. 그래서 최종 결정권자가 들어가는 회의가 좋다. 그래서 팀장들도 임원을 넣고 회의를 하려고 한다. 그들이 받아가는 연봉만큼 결론의 무게가 달라진다.
1시간의 진흙탕 회의 끝에 나온 거지같은 결론을 안고 팀장에게 보고하는 과장.
과장 : 팀장님, 이 건은 손실 청구 가능한 항목인데 단순한 프로세스 상의 이유로 폐기할 순 없습니다. 그리고 상대팀이 챙기기 어렵다는 이유로 매일 우리가 수령하기로 했습니다. 향후 업체에 클레임 처리할겁니다.
팀장 : 이걸 어떻게 매일 하냐, 주간 단위로 끊든지 월간으로 끊어
과장 : (안봐도 보이는 ㅅㅂ)
팀장 : 회의 결과가 뭐 그래?
이 광경을 보고 결정권자의 위력을 알게 됐다. 마지막에 도장 찍는 놈이 제일 센 놈이다. 나는 언제 어른이 되나요?
'할 얘기는 하라'
팀킬을 해도 좋다. 실무자로서 할 얘기는 해야 한다. 우리 팀장이 잘못 말하고 있으면 지적해줘라. 쪽팔린게 아니다. 뒤에 가서 다시 회의 결과를 번복해야 하는 경우가 더 쪽팔린 것이다. 자신의 편에게도 객관적으로 멘트할 수 있는 멘탈을 지녀야 한다. 그리고 정말 아니라면 아니라고 말하라. 하고 싶은 말을 참는 것도 인격적 성숙의 지표이지만 회사는 어필하고 자신의 업무에 미치는 영향을 최소화 하는게 허용되는 공간이다. 회사에서는 좀 이기적이라도 된다. 남들도 다 그러니깐, 왜 너만 이기적이냐고 묻는다면 왜 굳이 이타적이어야 하냐고 대답하면 된다. 할 얘기는 하자. 스트레스 받지 말고.
'회의록을 작성하라'
회의는 뭣하나? 할 일을 정하고 매듭짓기 위해서 한다. 결론이 있어야 한다. '그래서 뭘 나보고 어쩌라고'라는 이승기 노래의 가사처럼 지나가는 회의는 안된다. 회의 도중 해야 할 일이 떠오르면 빨간펜으로 적어둔다. 그리고 회의 중간중간 나의 의식의 흐름도 메모한다. 그리고 팀간의 회의는 회의록으로 마무리하라. 빼박캔트로 해야 할 일이 된다. 회의록은 회의 과정을 구구절절 적으면 안된다. 간단하게 이슈사항 정리하고, 결론(각 팀당 해야 할일)을 적으면 끝난다. 그리고 특이 사항도 참고로 넣어둔다. 회의록은 각자의 책임 소재와 해야 할 일이 갈라지기 때문에 정확한 워딩으로 작성한다. 외국 업체랑 미팅할 땐 Meeting Minutes를 바로 작성해서 사인 받아두도록 한다. 사인 안하고 도망쳐서 1주일 만에 사인 받은 적이 있다. 짱깨들은 정말 싫다.
회의의 본질은 막힌 일을 풀고, 팀간의 분쟁을 해결하기 위한 도구다. 목적을 확실하게 알고 목표를 확실하게 하고 들어가면 좋겠다. 이별에도 준비의 시간이 필요하듯 회의에도 준비의 시간이 필요하다. 요즘 회의를 즐기는 팀장에게 혼자 떠나라고 하고 싶다. 나는 할 일이 많다. 나한테 회의 결과를 보고 했으면 좋겠다. 되도록 하지말고, 들어가지 말고, 할거면 확실히 하고, 결정권자를 세팅하고, 같은 팀이라도 할 말은 하고, 결론을 확실히 하는 회의를 우리가 추구한다면 회사는 조금 더 살만한 공간이 되지 않을까 생각해본다.
정말 노답인 회의는 서로의 업무분장 싸움을 하면서 진흙탕 싸움으로 가는 것이다. 나는 자신 팀의 업무를 조금이라도 추가하지 않기 위해 격렬하게 싸우는 그들을 보면서 일제 시대에 잃어버린 나라의 국권을 위해서 싸우는 독립투사의 정신을 보았다. 노답인 그 미팅을 지켜보면서 그들이 나의 미래가 되진 않을까 두려웠다. 회의는 협의를 위한 장이다. 밥그릇 싸움을 위한 싸움장이 아니다. 당신의 미팅은 어떤지 생각해보라. 자신의 파워를 과시하기 위해 규정만을 내세우고 안된다고만 말하고 있진 않은지 말이다.
(계속)
