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계정을 잊어버리셨나요?

by 언더독스 Apr 01. 2016

한 번에 끝! 비즈니스 이메일 작성법

#언더독스 창업사관학교 #업무교육

업무 커뮤니케이션을 돕는 새로운 도구들이 끊임없이 나오고 있지만, 여전히 이메일은 가장 중요한 업무 툴 중 하나입니다. 업무 파트너와 직접 만날 때 예의를 갖춰야 하는 것처럼, 이메일을 주고받을 때도 지켜야 할 여러 가지 매너들이 있습니다. 하지만 눈코 뜰 새 없이 바쁘기 마련인 스타트업에서 누군가 나를 가르쳐 주기를 기다릴 수는 없겠죠! 이 글 하나로 마스터해봅시다.

#언더독스 #창업사관학교 #수업엿보기

1. 수신인 / 참조 / 숨은 참조 제대로 지정하기

업무 메일 작성에 익숙하지 않은 우리에겐, 메일 창 가장 상단에 위치해 있는 바로 이 부분부터 어렵습니다. 수신인(to), 참조(cc), 숨은 참조(bcc) 각각의 차이가 뭔지, 어디에 누구를 넣어야 하는지 하나씩 살펴봅시다.

팁 : 어느 칸에 누구를 써야 하나 헷갈린다면, 수신인을 비워 놓고 메일 작성을 시작하세요. 메일을 다 쓰고 나면 담당자가 분명해질 테니까요.

걱정하지 마세요, 이것만 알면 앞으로는 업무 메일 쓰기는 누워서 떡 먹기일 테니까요.

수신인(to)

이 메일을 받고 반드시 어떤 행동을 취해야 하거나, 메일 내용을 반드시 알아야 하는 업무 담당자를 여기 넣습니다. 즉 ‘이 메일을 받았을 때 답장을 보내야 하는 사람’이 수신인입니다. 대개 한 명, 또는 많아야 두 명이 되곤 합니다.

참조(cc)

업무와 간접적인 관계에 있는 사람들을 여기에 넣습니다. 예를 들면 팀 단위 업무에 관한 메일이 오갈 때 팀원들을 cc에 넣어, 각각 맡은 세부 업무는 다르지만 팀 모두가 전체 논의 내용을 파악할 수 있도록 하면 편리하겠죠.

또는, 업무 내용이나 상황에 대해 코멘트를 줄 수 있거나 해당 내용에 대해 보고를 받아야 하는 사람을 cc에 넣습니다. 업무 담당자인 팀원이 파트너와 주고받는 메일의 cc에 팀장을 넣는 경우가 있겠습니다.

팁 : to와 cc를 혼동해선 안 됩니다. cc에 넣은 사람이 메일을 읽지 않아도 업무에 차질이 없어야 한다는 걸 기억하세요. 진행되는 업무 상황에 대해 팀원이 팀장에게 보고해야 한다면, 따로 간략한 메일을 작성해 to로 지정해 보내도록 합시다.

숨은 참조(bcc)

bcc에 지정한 사람은 수신인에게 보이지 않습니다. 그래서, 여러 사람에게 동시에 메일을 보낼 때 bcc를 아주 유용하게 활용할 수 있죠. 나는 알지도 못하고 알고 싶지도 않은 수많은 수신인들의 메일 주소가 가득한 단체메일을 받았던 경험, 누구나 한 번쯤 있을 겁니다. 프로처럼 보이지도 않을뿐더러 개인정보를 필요 이상으로 노출하게 되죠. 단체메일을 보낼 땐 bcc에 수신인들을 넣도록 합시다.

진짜 꿀팁! : 업무 메일을 작성할 때 수신인/참조/숨은 참조를 가장 나중에 채우는 습관을 들이세요. 실수로 ‘전송’을 클릭하는 경우에도 아예 메일이 가지 않기 때문에, 첨부 파일을 빼놓고 메일만 보내거나 실수로 작성 중인 메일을 전송해 버리는 실수를 방지할 수 있습니다.

'헉, 파일 첨부를 안 했네?'는 이제 그만.

2. 핵심이 잘 드러나는 제목 쓰기

제목만 보고 메일의 목적을 알 수 있도록 해야 합니다! 핵심 키워드를 사용하면서 ‘요청’, ‘보고’, ‘관련’ 등으로 마무리하면 분명한 제목이 됩니다. ‘4월 1일 미팅 사전 준비 관련’은 제목의 바람직한 예, ‘안녕하세요, 내일 미팅 전 확인 부탁드립니다.’는 나쁜 예입니다.

제목을 잘 정해야 하는 또 하나의 이유는, 답장(reply)에 답장이 오가며 이어지는 업무 메일의 특성상 제목이 곧 업무 토픽이 되기 때문입니다. 한 달 후, 또는 일 년 후에 해당 업무 내용을 다시 살펴봐야 할 수도 있습니다. 그런 때 키워드로 검색해 찾기 쉬운 제목이라면 좋은 제목이라고 할 수 있겠죠.

팁 : 답장을 보낼 때는 메일 클라이언트의 ‘답장’ 기능을 활용하도록 합니다. 주고받는 메일이 굴비처럼 엮여서, 진행된 업무의 흐름을 파악하기 좋습니다. 답장 보낸다고 새로 메일을 써서 보내는 경우 이 흐름이 끊겨 상당히 번거롭게 됩니다.

팁 하나 더 : 하나의 메일에는 한 가지 내용만 담도록 합니다. 업무 파트너가 동일하다 해도, 진행하는 업무가 하나 이상이라면 메일을 각각 나눠 보내세요. 물론, 해당 업무가 무엇인지 한눈에 알 수 있는 제목을 달아서요. 앞서 말한 것처럼 답장을 거듭하며 업무의 흐름이 쌓이기 때문입니다.

와, 이 메일 제목 누가 지은 거야? 끝내주는데!

3. 업무 메일 본문은 곧 비즈니스 문서!

메일 종류에 따라 약간씩 다를 수 있지만, 본문을 작성할 때 기본적으로 따라야 할 순서는 다음과 같습니다.

1) 먼저 수신인을 분명히 밝히고, 인사말과 함께 발신인을 소개합니다. 이어질 내용의 핵심을 간단히 요약해 적습니다.

2) 메일의 의도와 배경을 밝힌 뒤 핵심 목적과 요청사항을 적으면 자연스러운 흐름이 되겠죠.

3) 중요한 내용을 항목화하여 정리합니다. ‘내일 오후’, ‘다음 주’ 등의 상대적인 표현 대신 '4월 1일', '오후 3시'와 같은 객관적인 표현을 써서 내용을 분명하게 전달합니다.

4) 감사인사와 함께 향후 관계에 대한 기대의 말을 쓰며 마무리합니다.

※ 유형별 업무 메일 본문 예시를 언더독스 페이스북에 자세히 실어 두었습니다. 마음껏 참고하세요!

https://www.facebook.com/underdogsgroup/posts/1188544697856736

"그래, 바로 이거야!" 카드뉴스를 보고 나면 이런 느낌일 거예요.

4. 서명을 그냥 넘겨 버리지 마세요.

서명에는 이름(영문명), 부서/직책, 회사, 주소, 메일 주소, 모바일 연락처 등을 적습니다. 별것 아니라고 생각할 수도 있지만, 서명은 당신이 신뢰할 수 있는 사람임을 보여주는 중요한 부분입니다. 메일 클라이언트에 미리 입력해서 메일마다 자동으로 삽입되도록 하면 편리합니다.

팁 : 여러 차례 메일이 오가고 있다면, 첫 메일 이후에는 서명을 붙이지 않는 것이 좋습니다. 이미 전달한 정보가 반복되면서 메일 타래를 길게 만들 뿐이기 때문입니다. 물론, 답장(reply) 기능을 잘 쓰고 있겠죠?

팁 하나 더 : 서명은 상대방에게 마지막으로 나와 회사에 대한 정보를 줄 수 있는 공간이기도 합니다. 짧은 슬로건이나 문구와 함께 홈페이지 주소를 적어서, 회사의 가치를 전달하면서 클릭을 유도한다면 더할 나위 없겠죠.

'오잉?!' 호기심을 불러일으키는 서명을 만들어 보세요.

5. 뭐 잊어버린 것 없나요? 처음부터 끝까지 한번 더 확인하세요.

훌륭한 메일을 다 썼으니 일 초라도 빨리 ‘전송’ 버튼을 누르고 싶겠지만, 일단 잠깐 멈추세요. 수신인과 참조가 제대로 들어가 있는지(앞서 말했던 것처럼, 아예 비워 두었다면 메일을 검토한 뒤 채우세요.), 내용이 누락된 것은 없는지, 날짜와 시간은 정확한지, 첨부파일을 빠뜨리지 않았는지 확인하세요.

이렇게 처음부터 끝까지 메일을 다시 읽는 동안, 맞춤법과 띄어쓰기를 확인하세요. 메일 클라이언트에서 제공하는 맞춤법 확인 서비스를 사용할 수도 있습니다. 잊지 말아야 할 건, 틀린 맞춤법은 당신을 아마추어로 보이게 만든다는 사실이죠.

처음.. 부.. 터.. 끝.. 까지.. 다시.. 한 번.. 꼼꼼히..

6. 속도도 중요합니다.

받은 이메일에 대한 답장은 기본적으로 24시간 이내에 한다고 생각하세요. 빠른 답장은 당신이 이 업무에 성실히 임하고 있으며, 프로페셔널하고, 업무 파트너 역시 중요하게 여긴다는 의미입니다. 만약 24시간보다 답장이 늦어질 것 같으면, 양해를 구하는 메일을 보내세요. ‘메일 잘 받았습니다. 내용을 검토하고 빠른 시일 내에 (또는 구체적인 날짜를 제시) 답변드리겠습니다.’라고 말입니다.

팁 : 휴가 또는 출장으로 이메일 확인이 어렵게 된다면, 메일 클라이언트를 이용해 ‘부재중’ 메시지가 자동 전송되도록 하는 걸 추천합니다. 간단한 메시지를 미리 적어 두는 것만으로, 불필요한 오해를 막을 뿐만 아니라 업무 공백을 일일이 설명할 수고를 덜 수 있기 때문입니다. 복귀 날짜와 긴급할 때 연락할 수 있는 연락처를 함께 남기면 더욱 좋겠죠.

여기까지 읽느라 고생하셨습니다!

비즈니스 매너의 기본 중의 기본, 업무 이메일 작성법을 여기까지 정리해 보았습니다. 도움이 되셨나요?

이외에 이 글을 읽으신 분들이 알고 있는 팁이 있다면 댓글로 알려 주세요.

다음 브런치는, 이것만 지키면 어디서든 '일 제대로 하네!'라는 말을 듣게 만들어줄 <언더독스식 업무방법론>을 다루겠습니다. 또, 앞으로 페이스북과 브런치, 블로그를 통해 사업아이템 선정법/린스타트업 프로세스/MVP 철학/스타트업에 최적화된 마케팅 등 언더독스 창업사관학교 커리큘럼의 핵심을 여러분께 전달해 드릴 예정입니다. 많은 기대 부탁드려요!

* 위 글을 작성하기 위해, 언더독스 창업사관학교의 강의 내용을 기반으로 아래의 텍스트를 함께 참고하였습니다. 고맙습니다.

http://ppss.kr/archives/40823

https://medium.com/@olimvc/이메일로-업무-잘-하는-법-fff2915145cc#.7uxh8ix6n