[영어이메일] ①Hello로 시작해도 괜찮을까?

세상에서 가장 간단한 영문이메일 작성 가이드

Apr 3. 2019

영문 이메일 작성, 생각만 해도 스트레스 인가요?

본 가이드는 영문 이메일 작성 시 지켜야 할 에티켓과, 다양한 상황에서 여러분의 의사를 명확하게 전달하는 데 필요한 유용한 팁을 알려드릴 것입니다. 원어민이 아닌 우리가 영문 이메일을 작성하는 데 어려움을 겪는 것은 ‘영어’ 뿐만 아니라, 영문 이메일에서 지켜야 하는 수많은 에티켓 때문일 것입니다. 본 가이드가 영문 이메일에 대한 여러분의 고민을 덜어주고, 훨씬 편안한 마음으로 영문 이메일을 작성하는 데 도움이 되었으면 합니다.

1. 제목에서는 인사하지 마세요

이메일에서 제목은 얼굴과도 같습니다. 제목은 신문의 헤드라인과 같이, 간결하면서 본문의 내용을 설명하는 내용이 포함되어야 합니다. 완전한 문장으로 쓰지 말고, 관사, 형용사, 부사는 생략할 수 있습니다. 제목에 “Hi”라고 인사하지 마세요. 지나치게 일반적이거나 모호해서도 안됩니다.

• Hi, my name is Amy and I would like to ask you about tomorrow’s picnic at Seoul Forest. (X)

• Question about Seoul Forest picnic tomorrow (O)

• Meeting (X)
• Today’s meeting with Mr. Smith (O)

제목에 “Hi”라고 인사하지 마세요

2. 인사말은 공과 사를 구분합시다

이메일을 시작하면서 여러분은 다양한 인사말을 사용할 수 있습니다. 이메일은 인사말에서부터 크게 3가지 형식으로 나눌 수 있는데, 이는 정중한(formal) 표현과 일상적인(informal) 표현, 그리고 중간 단계의(semi-formal) 표현입니다.

1) 공적인 이메일 인사말

공적인 이메일을 시작하는 전형적인 방법은 “Dear”과 함께 수신인에게 알맞은 호칭(Mr. Mrs. Ms. or Dr.), 이름, 그리고 콤마(,)로 마무리하는 것입니다. 콤마 대신 콜론(:)을 사용하여 더욱 정중하게 표현할 수도 있습니다.

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Rose,
• Dear Dr. Matthews:

이메일에서 “Dear”는 절대 혼자 써서는 안됩니다. “Dear”를 혼자 쓰는 것은 “darling” 처럼 주로 남편이나 아내를 부르는 말로, 애정이 담긴 표현이 되기 때문입니다. 정중한 비즈니스 메일을 열었을 때 누군가가 “여보”라고 썼다면 매우 어색하겠죠?

만약 수신인의 이름을 모른다면? 아래와 같이 쓸 수 있습니다.

• To Whom It May Concern:
• Dear Sir or Madam,

정중한 이메일에서는 콤마 대신 콜론(:)을 사용해 호칭을 마무리 하세요

어떤 사람들은 ‘Dear’가 지나치게 정중하고 구식 표현이라고 생각하여, “Hello”로 공적인 이메일을 시작하기도 합니다. 대부분의 상황에서는 ‘Hello’를 쓰는 것도 무방합니다.

• Hello Mr. Smith,
• Hello Ms. Rose,

수신인과 공적이지만 이미 친숙한 사이라면, 아래와 같이 쓰는 것도 좋습니다.

• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,
• Greetings,

여기서 잠깐, 여성의 결혼여부를 알 수 없다면 Miss와 Mrs.중 무엇을 써야 할까?

기본적으로 수신인이 여자인 경우 위 셋 중 알맞은 호칭이 무엇인지 안다면 그것을 쓰면 되지만, 잘 모르겠다면 “Ms.”를 쓰면 됩니다. The American Heritage Book of English Usage에 따르면, “상대방에게 Miss를 써야 할지 Mrs.를 써야 할지 확신이 서지 않을 때 Ms.를 사용한다. Ms.는 결혼 유무 또는 그 사람이 성을 바꿨는지와 관계 없이 사용할 수 있다”라고 말합니다.The Guardian은 “Miss와 Mrs. 중 본인이 선호하는 호칭에 대해 언급하지 않은 이상 여자에게는 Ms.를 사용하라”라고 설명하고 있으며, The New York Times는 상대방 본인의 선호도에 따라 Miss, Mrs., Ms.를 사용하라고 말합니다.