미안한 마음 때문에 상대방에게 '다음에 할게', '내일 연락 줄게' 등 희망을 주는 말을 하기 쉽다. 하지만 이러한 말은 오히려 상대방에게 더 큰 상처를 줄 수 있다. 또 상대방은 이러한 메시지를 거절로 받아들이지 못하고 당신에게 다시 한 번 부탁을 할 수 있다.
문자메시지로 빠르게 거절할 경우 상대방에게 매몰차다는 인상을 줄 수 있다. 특히 문자메시지로는 표정이나 말투 등이 전달되지 않기 때문에 오해를 낳기 쉽다. 대신 직접 얼굴을 보고 얘기하면 상대방을 존중하고 있을 뿐만 아니라 충분히 고려했다는 느낌을 전달할 수 있다.
상대방의 기분을 생각하느라 거절을 회피하면 정작 자신의 생활을 망치게 된다. 상대방의 일이 중요한 만큼 자신의 일도 중요하다는 생각을 가져야 한다.
거절하는 것이 어려울 경우 시간을 달라고 말한 뒤 거절 방법을 생각해보는 것이 도움이 된다. 마음 속으로 거절하는 장면을 시뮬레이션하는 것도 좋다.
부탁을 거절했다면 상대방에게 이에 응답할 시간을 주는 것이 좋다. 만약 거절한 후 대답할 겨를도 없이 먼저 작별 인사를 건넨다면 상대방은 완벽히 거절당했다는 느낌을 받을 수 있다.
또 거절한 이후에는 격려와 배려의 말을 덧붙이는 것이 현명한 방법이다. 자신에 대해 좋은 이미지를 남기면서 상대방에게도 상처를 덜 줄 수 있다.
거절하기 어려울 때는 집안이나 회사 사정을 드는 것도 좋은 방법이다. 하지만 상대방의 일보다 당신의 일이 더 우월하고 중요하다는 뉘앙스를 풍겨서는 안된다.
딱 잘라서 "안돼요"라고 말하기보다는 "좋은 제안인 것 같지만 사정이 여의치 않네요", "깊이 생각해봤지만 안될 것 같아요"와 같이 부드럽고 완곡한 표현을 사용하는 것이 좋다. 먼저 상대방의 제안을 칭찬한 뒤 거절하는 메시지를 뒤에 덧붙이는 화법을 사용한다.
부탁을 들어줄 수 없는 이유를 구체적으로 설명하면 상대방도 거절을 받아들이기 쉽다. "미안 바빠서"보다는 "내일 프레젠테이션이 있어서 오늘까지 준비를 꼭 끝마쳐야 해"와 같이 상대방이 충분히 납득할 수 있는 이유를 댄다.