brunch

매거진 조직문화 일하기

라이킷 9 댓글

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

계정을 잊어버리셨나요?

by 데이나 Apr 19. 2020

코로나가 미워도 소통은 멀리하지 말자; 웨딩북 뉴노멀

비대면 토론과 소통의 방법을 찾아야 했던 조직문화팀 분투기

2월, 원격근무 강력 권고 결정

2월 23일, 정부는 코로나 19에 대한 위기경보를 심각단계로 격상시켰다. 일요일이었던 그날이 아직도 생생하다. 네이버 뉴스로 소식을 듣고선 개인과 남편의 건강, 고향에 있는 가족들의 안위에 대한 걱정이 머리를 채웠다. 한 회사의 조직문화팀 소속이라는 역할까지는 생각이 미치지도 못한 상태였다.

그때 상돈님이 #코로나_지원 채널을 만들었다는 슬랙 메세지를 보고선 대번 정신이 들었다. 이건 조직적인 대처와 정책이 필요한 일이구나. 혜운님과 나는 즉각적으로 진행되고 있는 면접과 신규 채용 건을 어떻게 진행할 것인지 논의했고 코로나 19에 맞게 추가되어야 할 채용 프로세스와 메일 양식을 업데이트했다. 경영지원팀과 함께 핫라인을 정하고 확진자 혹은 확진자 동선과 겹치는 동료에 대해서 자가격리 정책을 세웠다. 무엇보다 중요한 건 '사회적 거리두기'로 인한 원격근무 강력 권고를 시행하기로 결정된 것이다.

사실 웨딩북은 원격근무가 자유로운 조직이다. 개인의 생산성 향상을 위해서라면 어디서 일하는지가 중요하지 않다고 생각하는 것이다. 팀에게 미리 원격 근무일을 알리고 캘린더에 'OOO 원격근무'만 적는다면 준비는 끝난 셈. 비대면 업무의 생산성을 더 높이기 위해 구체적인 방법을 만든 팀들도 있다. 그만큼 우리에겐 익숙한 문화 중 하나다.

집에서 일하는게 제일 조아~~

그래서 원격근무 강력 권고를 진행하면서도 큰 걱정은 없었다. 특히 우리 팀은 원격근무를 주 1회씩 꾸준히 했었는데 그게 '5일, 10일, 한 달 정도 연속적으로 늘어나는 것뿐이겠지' 온도로 가볍게 받아들였다.

우선은 동료들의 건강과 사회적 협조가 더 중요함으로 조직문화팀이 주관하는 문화 행사 중에 급박하게 진행할 필요가 없는 것들은 미루거나 잠정 중단하기로 했다. 자연스러운 결정이었다.

하지만 문화는 계속 미룰 수가 없어서

한편, 웨딩북에게 매달 마지막 주 금요일은 아주 중요한 날이다. '스퀘어'와 '라운드'라는 두 행사 때문인데, 그중에도 스퀘어는 전사가 한 자리에 모여 문화제도와 복지에 관련된 아젠다를 토론하고 표결하는 자리다. 한 마디로 우리 문화의 한 축이라고 할 수 있으며 우리에게 맞는 문화가 무엇 일지를 직접 정의해가는 현장이기도 하다.

라운드는 스퀘어가 낳은 자식 같은 아이. 해피아워라는 이름이었던 기존 스퀘어 자리에서 진지한 이야기만 하다 보니, 구성원들과 캐주얼한 소통으로 동료애와 신뢰를 쌓는 시간을 원하는 동료들이 많았다.

기존에는 주로 배달 맛집에서 음식을 시켜 참여하고 싶은 구성원들과 함께 나눠먹으며 편하게 얘기를 나누는 시간이다. 이것도 스퀘어에서 직접 우리가 정한 제도 중 하나.

각각 스퀘어는 오전 10시 30분과 라운드는 오후 5시에 예정된다. 이 날은 두 행사가 모두 하루에 치러지기에 문화 데이라는 별칭도 있다.

급작스러운 코로나 19 발생으로 2월 말 스퀘어와 라운드는 당연히 취소할 수밖에 없었다. 워낙 급박하게 돌아가던 때라 대부분의 구성원들이 모두 동의했다. 3월 말에 다시 돌아올 그때를 기약하며, 우리의 전사 토론과 소통시간에겐 잠시 휴식을 고해야 했다.

살짝 기쁘긴 했어

이게 뉴 노멀(새로운 표준)이 된다면, 방법을 찾아야 하지 않을까?

매일같이 지속되는 원격근무가 답답해져 갈 때쯤 3월 말이 어느새 다가왔다. 우리는 또 한 번의 선택의 기로에 놓였다. 3월 말 스퀘어와 라운드를 다시 미루는 게 좋을까. 새로운 방법을 찾아야 할까.

여러 미디어와 리포트에서는 생각보다 코로나 19 팬데믹(pandemic·세계적 대유행)이 장기화될 것이라는 보도를 쏟아냈다. 언택트 사회가 새로운 표준. 즉, 뉴 노멀이 될 거라는 전망이었다.

겨우 한 달 미뤄진 것뿐인데, 구성원들이 발제한 스퀘어의 어젠다는 이미 5개가 쌓인 상태였다. 특히 팀 모두가 우리 문화의 핵심인 토론을 계속 미루는 건 좋은 대안이 아니라고 생각했다.

한편, 소통시간인 라운드는 처리해야 할 안건이 있는 건 아니었기에 상대적으로 미룰 가능성이 높아 보였다. 하지만 실제 소통이 현저히 떨어진 것은 확실한 사실이었다.

사무실에 있을 땐 오며 가며 같이 커피도 마시고, 서로 집에 안부를 묻기도 하고 함께 농담도 하며 같이 웃을 수도 있었는데 이제 한순간 옛날 일이 되어버렸기 때문이다.

그러므로 재택근무가 디폴트(default)라는 전제에서 새로운 방법이 필요한 것은 확실해 보였다.

코로나 19가 다했다

떨어져 있어도, 마음은 가까이

3월 마지막 주는 이미 한 주 앞으로 다가왔고 우리 팀은 스퀘어와 라운드의 방식을 한창 고민하던 기간이었다. 매일 코로나 19 확진자 현황 문자가 쏟아졌다. 그러다 일요일이었던 3월 22일, 구청이 아닌 중앙재난안전대책본부의 안전 안내 문자 알림이 울렸다.

한층 강화된 사회적 거리두기의 지침이 담겨있었다. 동료 간 거리, 식사 방법, 회식과 근무시간 후 모임 절제 등 직장 내 지침이 담겨있던 내용이라 꼼꼼히 살펴보았다.

그러다 아래 url로 보이는 링크가 궁금해 눌러보았는데 질병관리본부의 네이버 포스트였다. '강도 높은 사회적 거리두기, 직장인 여러분의 동참이 필요합니다!'라는 제목의 컨텐츠. 문자보다 좀 더 자세한 지침을 친절하게 설명하고 있는 내용이었다.

스크롤을 내리는데 시선을 사로잡은 포스터가 있었다.

"떨어져 있어도 마음은 가까이"

'사회적 거리두기'로 가까운 이들과 소통하지 못하는 국민들에게 대신 메신저를 통한 안부 묻기의 소통을 추천하는 메세지를 담았다.

특히 감성적인 그림을 담은 포스터가 한 몫했다. 엄마와 딸이 단순히 메신저로 안부를 묻지만 SNS를 넘어 마음만큼은 직접 만나는 것처럼 껴안고 있는 모습을 보여 준 것이다. 몸은 거리를 둬도 마음은 가까이 통할 수 있다는 점이 강력하게 와 닿았다. 열 마디 설명보다 하나의 그림이 전달하는 힘이 더 컸던 것이다.

(*여담이지만 참 정부 일 잘한다는 생각도 들었다. 실제 정부가 보낸 공문 같은 걸 보고 마음이 움직인 것은 처음이었다.)

팀 모두가 꼭 진행하기로 맘 먹은 스퀘어와 달리 라운드는 차선이라고 생각해 망설이고 있던 차였다. 하지만 이 질병관리본부의 메세지를 보고 나니 소통문화를 잘 유지하기 위해서라도 원격으로도 잘 풀어낼 수 있을 것 같다는 생각이 들었다.

떠오르는 생각을 팀 노션에 적었다.

그렇게 우리 팀은 전사 문화토론인 '스퀘어' & 소통시간인 '라운드' 두 문화이벤트의 뉴 노멀 버전을 제작하기 시작했다.

1. 원격 웨딩북 라운드

간식 먹으면서 대화하기 -> 랜선 안부 묻기

‘랜선 안부 묻기’ 라운드란?

코로나로 재택이 길어진 요즘, 사회적 거리두기로 인해 동료 간 대면소통이 무척 힘들어진 상황이다. 그래서 슬랙 봇이 대신 각자의 근황을 물어보고 답변을 수집해 서로가 요즘, 오늘 뭐하고 살고 있는지 소식을 모두에게 전달해주려고 하는 것. 10-15명 정도의 그룹별로 각자의 답변이 쓰레드에 뿌려지게 해 한 시간 동안 서로 몰랐던 근황도 알게 되고, 다른 동료의 답변에 대해 물어보기도 하고 농담도 하며 오랜만에 캐주얼한 소통자리를 마련하고자 했다.

Tool (도구)

Standuply (스탠드업리) for Slack (https://standuply.com/)

스탠드업리는 애자일팀에게 필요한 스탠드업 미팅을 운영하기 좋게 만든 슬랙 인앱이다. 관리자가 원하는 구성원을 대상으로 질문과 반복 일정을 등록해두면 봇이 정해진 시간에 슬랙 DM을 보내 1:1 질의응답을 진행한다. 그리고 대기시간이 지나면 원하는 채널에서 함께 볼 수 있도록 모든 참가자들의 답변을 쓰레드로 모아주는데, 이 점이 key factor다. 슬랙으로 일하고 스탠드업 미팅 용도의 툴을 찾고 있다면 간편하게 정말 유용한 슬랙 앱.

How to prepare (준비 방법)

Standuply는 항상 써보고 싶던 툴이었다. 그 시작은 세일즈 부스트의 원격근무에 필요한 스탠드업 미팅 방법 컨텐츠였다. 2018년에 이 글을 처음 보고 다음에 적용할 수 있는 기회와 권한이 있다면 꼭 써봐야지라고 마음을 먹었었다.

그리고 2년이 지난 지금 '랜선 안부 묻기' 라운드에 아주 적합한 툴이라고 생각해 팀에게 제안했고 혜운님과 지윤님 모두가 제대로만 준비하면 소통이라는 목적을 효과적으로 달성할 수 있을 것 같다며 너무 재밌을 것 같다는 의견을 주었다.

1. 질문 만들기

오늘 나의 기분 이모지와 그 이유 : "요즘 나의 기분 이모지를 알려주세요! 그 이유는 뭐예요?"

오늘 점심메뉴 : "벌써 배가 고파오네요. 오늘 먹을/먹은 점심메뉴는 뭔지 물어봐도 돼요? "

우리 집 새로운 소식 : "띨릴리 훈동 반장입니다. 우리 집에 새로운 소식이 있나요? 자랑해주세요!"

요즘 관심 있는 것 : "요즘 최대 관심사는? 저는 닌텐도 스위치가 너무 갖고 싶어요..."

하고 싶은 말 아무거나 : "마지막은 자유 타임 그냥 하고 싶은 말 있어요? 아무 말 대잔치도 괜찮아용"

2. 훈동이(훈늉한 동료 요정)

결국은 챗봇이기에 친근하게 말을 건넬 조직문화팀의 메신저가 필요했다. 훈동이는 웨딩북 헌법에 기재된 인재상 원칙 '훌륭한 동료'를 대표하는 제3의 멤버다. '훌동이'는 훌렁훌렁 이상해 보여서 '훈늉한 동료'로 바꾼 것이다.

한번 만들어두면 언젠가는 쓰이겠지라고 팀 회의 때 재미로 만들었는데, 이번이 훈동이가 데뷔할 무대처럼 보이더라. 챗봇에 훈동이라는 이름을 붙이고 정체성을 더해 동료들에게 직접 묻는 화자가 되기로 했다.

Slack Notice message (슬랙 공지 메세지)

새로운 시도인 만큼 전사적인 공지 메세지가 중요했다. 동료들의 호기심과 흥미를 끌지 못한다면 결국 좋은 목적도 소용이 없기 때문이다. 적극적인 참여를 이끌어내기 위해서는 우리가 이걸 왜 하는지, 어떻게 하면 되는지, 얼마나 쉬운지가 한눈에 들어오는 공지가 필요했다. 문화적인 액션을 취할 때 제일 어려운 일 중 하나다.

How to operate (운영방법)

전사 53명의 답변을 한 쓰레드에 모은다면 서로 답변을 기반으로 질문을 하거나 말을 걸기가 어려울 것이다. 그래서 조직도 기준으로 10-15명을 한 쓰레드에 답변이 모이도록 각각 구성했다.

그리고 당일 10시 10분, 모든 동료들에게 훈동이가 말을 걸었다. 조금 바쁜 동료들을 위해 훈동이는 라운드 시작시간인 5시까지 답변을 기다리기로 했다. 5시가 되자 그동안 모았던 동료들의 답변을 쓰레드에 모두 뿌리기 시작했다.

사실 그때 조직문화팀은 누구보다 떨려하며 키보드워리어가 될 준비를 하고 있었다.

처음에는 어떻게 해야 할지 감이 안 올 동료들을 위해 5개의 쓰레드를 오가며 민첩하고 섬세하게 먼저 말을 걸고 재밌는 분위기를 만들어야 하기 때문이다.

쭈뼛쭈뼛해하던 분들도 보고 싶었던 동료들의 몰랐던 근황을 막상 확인하니 대화거리가 술술 나왔다. 생각보다 너무 재밌는 근황들이 많았다.

따님이 선물 받은 새 자전거를 너무 좋아해 일어나자마자 안아준다는 소식을 들려준 A님
베트남에 스위치 보내주면 좋겠다는 호치민에 계신 B님
킹덤을 보고선 꿈에 자꾸 좀비가 출몰해 잠을 못자겠다는 C님
나 빼고 스위치 다 있어 병에 걸렸다는 D님
새로 서재방을 정리해 작업실을 만들려고 한다는 E님
점심 신청을 까먹을 뻔했다며 훈동이에게 감사를 표현하는 F님
내일 아빠 생신이라는 G님
베란다를 캠핑 스타일로 바꾸는 중이라는 H님
아드님이 응급실에 가서 아직 걱정이라는 I님
부부의 계속되는 원격근무로 인해 집안이 레알 개판이 되었다는 J님
코로나가 물러가면 같이 캠핑 갈 사람을 모집하는 K님

이후는 스무스했다. 서로 태그하고 농담을 하기를 한번 시작하니 다양한 대화가 쏟아졌다. 쓰레드에 모여 놀기 시작한 것이다. 함께 논다는 표현이 정말 정확했다.

그렇게 한 시간 동안 밀도 있는 근황 토크를 즐기고 결국 아래 같은 답변 수를 기록하며 막을 내렸다.

2. 원격 웨딩북 스퀘어:

오프라인 타운홀 -> 전사 줌 토론

웨딩북 스퀘어는 업무목적의 전사회의가 아니다. 서로의 생각을 나누고 문화제도 제/개정을 위해 투표를 하는 문화 토론 자리. 53명의 동료들과 함께 하는 전사화상 ‘토론'은 첫 시도였기에 철저히 준비해야겠다고 생각했다. 스퀘어 진행에 가장 중요하게 생각한 것은 구성원의 의견을 자유롭게 논의할 수 있는 편안하고 원활한 구조와 진행이었다.

Tool (도구)

줌(Zoom) https://zoom.us/

전사가 원격 미팅으로 사용하고 있는 줌(zoom)을 사용하기로 했다. 전 세계로 실시되고 있는 재택근무로 인해 줌은 너무 유명한 화상회의 툴이 되어버려 상세히 설명할 필요는 없을 것 같다.

How to prepare (준비 방법)

모두 개인 노트북으로 줌을 통해 참여할 것

원격근무 강력 권고 이후 원격 미팅이 많아지면서 오프라인+온라인 복합적인 참여가 공존하는 방식이 흔했다. 업무적 미팅은 큰 문제가 없었다. 정해진 아젠다가 사전에 있고 논의하기 전 채워놓은 내용을 순서대로 진행하면 되기 때문이다.

하지만 아무래도 오프라인에 모인 구성원이 다수가 되면 온라인으로 참여하는 분들이 자연스레 참관하는 듯한 분위기로 흘러갔다. 따라서 오프라인 자리와 온라인 참여가 공존하는 방식으로는 평등한 토론 자리를 만들 수가 없어보였다. 그래서 모두가 온라인으로 참여하는 것으로 정했다.

전사 줌 토론에 꼭 필요한 룰 설정

1. 기존대로 발언순서와 아젠다 진행을 진행자(타고난 MC 재현님)가 리딩 + 조직문화팀이 서포트하기

2. 모두 마이크를 끈 상태로 참여하기. 발언할 때만 마이크를 켜고 얘기하기

3. 발언하는 사람이 없는 경우 발언하고 싶은 경우 실제 손을 흔들기

4. 다른 사람이 얘기하고 있을 때는 다음 발언을 하고 싶은 사람은 줌 채팅창에 '손'이라고 말하기

(3.4 이유) os 및 버전마다 줌 자체 '손들기' '리액션' 기능이 없는 곳도 있다. 공통적이지 않기에 사용 못하는 기능이 됐다.

Slack Notice message (슬랙 공지 메시지)

라운드 공지와 마찬가지다. 두 문화제도 모두 동료들의 적극적인 참여 없이는 아무것도 아니기에 우리가 이걸 왜 하는지, 어떻게 하면 되는지, 얼마나 쉬운지가 한눈에 들어오는 공지가 필요했다.

How to operate (운영방법)

10시 30분, MC와 진행자만 줌이 설치된 회의실에 세팅을 하고 재택근무 중인 구성원들은 물론이고 사무실에 있는 분들도 본인의 PC로 접속을 했다.

처음이라 낯선 탓에 기술적인 이슈로 초반에 조금 혼선이 있었지만, 이후 무리 없이 토론을 진행해 나갔다. 생각보다 속도감 있게 진행되었고, 진행하는 팀 입장에서도 오프라인에서 참여하는 것보다 다양한 구성원들이 적극적으로 발언하는 것에 조금 놀라기도 했다. 그렇게 1시간이 넘는 시간 동안 5개의 아젠다를 논의해나갔다.

가벼운 주제만 다룬 것도 아니었다. 육아 연차 대상 확대 제안, 연차에 상관없이 @태그 자유롭게 하기(연차인 사람이 직접 do not disturb 설정하기), 특정 문화제도에 대한 정확한 이행 방법 다시 환기 등 꽤 깊은 의견을 서로 주고받았다.

웨딩북 동료들의 소감은 어땠을까

새롭게 시도한 두 행사기에 개선을 위한 구성원의 피드백이 필수적이었다. 이번에도 standuply를 통해 훈동이에게 답변할 수 있게 서베이를 진행했다.

1. 원격 웨딩북 라운드 피드백

라운드에 대한 종합적인 만족도다. 응답자의 95%가 4점 이상의 점수를 주었다. 완전히 새로운 방식이었던 '랜선 안부 묻기'를 대부분이 긍정적으로 평가하는 것으로 보였다. 개선점보다는 많은 분들이 긍정적인 부분에 더 많이 가치를 두었다.

길어진 재택근무 기간동안 동료들과 더 소통하고 싶었던 욕구가 확실히 존재했음을 확인할 수 있었다.

긍정적인 점 요약

1. 얼굴 볼 수 없던 동료들의 소식을 속속들이 알 수 있어서 마치 재밌는 게시판 읽는 것 같았다
2. 오프라인으로 대화를 나눌 때보다 더 많은 개개인의 안부를 알 수 있어서 좋다.
3. 평소에 잘 안 물어보거나 일 적으로만 알던 사람들에 대해서 조금이라도 더 알 수 있었던 것 같다.
4. 오프라인으로 진행할 때는 업무 시간을 많이 할애하기 부담스러울 때도 있는데 슬랙으로 하니 업무와 동시에 진행할 수 있어서 좋다
5. 고객과 소통하는 방식에도 적용해보면 참 좋을 것 같다.

아쉬웠던 점이나 개선점 요약

1. (거의 대부분의 답변이) 없다. 정말 좋았다!
2. 대부분 소속 팀과 본부 내에서만 이야기한 듯하다. 자신이 소속된 쓰레드 외에 다른 쓰레드는 놀러 가기가 쉽진 않은 듯.
3. 정보 공유 단계에서는 정해진 시간 동안 댓글을 다는 것이 너무 빠른 채팅 같아서 개인적으로는 어려운 점도 있었다. 비동기 방식으로 리플 형식이 되는 거나 동기 방식으로 줌 회식 같은 형태는 어떨까?
4. 각자 쓰레드를 다는 방식이면 더 보기 쉬울 것 같다.
5. 질문 군을 다양하게 두고 몇 가지 골라 답변하게 해도 좋을 것 같다.
6. 더 많은 사람이 더 다양한 쓰레드에서 참여하면 더 좋을 듯.

2. 원격 웨딩북 스퀘어 피드백

스퀘어에 대한 종합적인 만족도다. 80% 구성원이 4점 이상의 점수를 주었는데, 충분히 많은 인원이긴 하지만 같은 질문을 함께 물었던 라운드에 비해 상대적으로 조금 낮은 만족 수준이 보인다.

아무래도 토론은 화상회의로 진행하기 쉽지 않은 컨텐츠라 그런 것 같은데, 특히 주로 들으셨던 분들보다 발표자라고 답변을 한 분들이 개선에 대한 욕구가 높았다는 것도 특징적이었다.

긍정적인 점 요약

1. 아무래도 장소에 상관없이 많은 사람들이 참여 가능한 점이 가장 좋다.
2. 집중도가 훨씬 좋았다.
3. 동시에 발언이 어려워 한 사람씩 의견을 제시해서 그런지 전체적인 집중이 높아 실제로 컴팩트한 논의와 아젠다에 대한 문제 해결이 잘되도록 도움을 준 것 같다.
3. 참된 IT회사 같았다 (ㅋㅋㅋㅋㅋ)
4. 동료들 얼굴 보기 힘든데 이렇게 볼 수 있어서 좋았다.
5. 코로나 상황에서 안전감 독려 & 구성원 간 원격에도 불구하고 연결되려는 노력
6. 토론하는데 크게 어려움이 없어 보여 줌 미팅 방식도 그리 나쁘지 않다는 생각이 든다.
7. 현장에서 진행할 때는 본인의 생각을 바로 내는 것보다는 상황을 지켜보는 듯한 느낌이 컸는데 줌은 온라인 회의로 진행되어 이러한 상황이 덜하게 느껴지다 보니 자신의 의견을 좀 더 빨리/길게 이야기할 수 있지 않았나 생각이 든다.

아쉬웠던 점이나 개선점 요약

1. 토론은 대면과 크게 차이가 없었지만, 참여 구성원들의 의견을 빠르게 모으고 판단하는 투표 기능이 필요하다.
2. 채팅에 의견을 적는 것보다는 짧은 의견이라도 무조건 직접 얘기하는 게 더 나은 것 같다.
3. 화자로서는 불편했다. 발표자는 청자의 리액션이나 반응을 보게 마련인데, 이게 안되니 조금 답답한 느낌이 있다.
4. 마이크 음량이 모두 좀 달라서 안 들릴 때가 가끔 있었다.
5. 모두 화면을 켜고 참여하는 게 중요한 것 같다. 모두가 제대로 참여하고 있는지 확인하기가 어렵다.
6. 의견을 말하는 것은 원활히 되지만 주고받는 느낌의 토론은 원격으로 하기가 아직 익숙지 않다.

이렇게 모아진 의견을 바탕으로 4월 원격 스퀘어와 라운드는 좀 더 나은 방법을 찾을 것이다. 1차 시도는 시작에 불구한 스냅샷일 뿐이니까.